Командировка в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии — от приказа до авансового отчёта

Командировка в 1С складывается из двух контуров. Кадровый и расчётный — средний заработок за дни поездки и суточные — ведутся в 1С:ЗУП 3.1 документом Командировка. Денежный — проезд, проживание, выданный под отчёт аванс — закрывается Авансовым отчётом в 1С:Бухгалтерии 3.0. Если зарплата считается прямо в Бухгалтерии, оба документа живут в одной базе.

Разберём весь маршрут: от приказа о направлении до авансового отчёта и отметки в табеле. С числами, путями меню и точками, где чаще всего ошибаются. Главное отличие командировки от обычной явки — за рабочие дни поездки платят не оклад, а средний заработок, и этот нюанс программа учитывает автоматически, если документ заполнен верно.

Что подготовить до оформления

Перед первой командировкой проверьте три настройки — иначе документ не рассчитает выплаты или посчитает их неверно.

• 💼 Размер суточных. Он закрепляется локальным актом (положение о командировках). В НК РФ зафиксированы только необлагаемые пределы: 700 ₽ в сутки по России и 2 500 ₽ за границей. Сумму суточных организация назначает сама — хоть выше, хоть ниже этих цифр. В положении обычно задают разные суммы для поездок по стране и за рубеж, а иногда и по категориям сотрудников.
• ⚙️ Начисление «Оплата по среднему заработку». В ЗУП оно есть в типовой поставке. Проверьте, что в настройке расчёта зарплаты включён вид расчёта для командировки — тогда документ подхватит его автоматически.
• 📅 Производственный календарь . От него зависит, какие дни поездки оплачиваются по среднему, а какие — выходные в месте командировки. Календарь на текущий год обновляется автоматически при загрузке актуального релиза, но проверить его перед расчётом нелишне.

Приказ о направлении в командировку

Унифицированная форма Т-9 с 2013 года необязательна — организация вправе применять свой бланк приказа. А вот командировочное удостоверение (Т-10) и служебное задание (Т-10а) отменены с 8 января 2015 года, оформлять их не нужно. Основанием для срока поездки служат приказ и фактические проездные документы.

В 1С:ЗУП 3.1 приказ формирует сам документ командировки:

1. Откройте раздел Зарплата (или Кадры) → Командировки.
2. Создайте документ, выберите сотрудника и организацию.
3. Укажите даты начала и окончания. Программа сама определит количество дней и рабочие дни по графику.
4. По кнопке печати получите приказ по форме Т-9.

Если сотрудников несколько, удобнее документ Командировки (списком) — он оформит поездку сразу на группу.

С приказом работника нужно ознакомить под подпись до отъезда. В 1С для этого есть печать приказа; подпись ставится на бумажном экземпляре либо фиксируется в кадровом ЭДО, если он подключён.

Если сроки изменились. Поездку часто продлевают или прерывают досрочно. Не создавайте второй документ — откройте прежний и поправьте дату окончания. После перепроведения 1С пересчитает и суточные, и средний заработок, и отметки в табеле. Новый приказ (о продлении или отзыве) оформляется отдельно как кадровое основание.

Как 1С считает средний заработок и суточные

Средний заработок за командировку — это не оклад за те же дни. 1С берёт заработок за 12 календарных месяцев перед месяцем поездки, делит на отработанные дни и умножает на рабочие дни командировки.

Из расчётного периода программа исключает отпуска, больничные, прежние командировки и дни простоя — вместе с начисленными за них суммами. Премии учитываются по правилам Положения о среднем заработке: годовые — в доле, приходящейся на расчётный период. Поэтому «ручная» проверка редко сходится копейка в копейку: доверяйте расчёту документа, но сверяйте исходные данные.

Суточные программа начисляет отдельной строкой — за все календарные дни поездки, включая дни в пути и выходные. Сверхнормативную часть (выше 700 ₽ или 2 500 ₽) 1С сама облагает НДФЛ и страховыми взносами.

Пример. Поездка по России на 5 дней, суточные по положению — 1 000 ₽/день.

Со сверхнорматива 1 500 ₽ удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы по действующему тарифу. Проверьте расчёт — пределы часто забывают обновить в положении, а 1С считает ровно по тем суммам, что вы задали.

Выдача аванса на командировочные расходы

До отъезда работнику выдают аванс на проезд, проживание и суточные. Это подотчётные деньги — проходят через Авансовый отчёт, а не через зарплату.

Аванс оформляют в 1С:Бухгалтерии:

• Наличными — Банк и касса → Кассовые документы → Выдача, вид операции «Выдача подотчётному лицу».
• На карту — Банк и касса → Банковские выписки → Списание, также на подотчётное лицо.

Проводка выдачи аванса:

Дт 71.01 Кт 50.01 — выдан аванс из кассы
Дт 71.01 Кт 51    — перечислен аванс на карту

Сумму аванса считают по смете поездки: ориентировочная стоимость билетов и гостиницы плюс суточные за все дни. Выдавать аванс нужно до начала командировки — направить работника без средств нельзя.

Если организация покупает билеты и бронирует гостиницу централизованно (по безналу с расчётного счёта), на руки работнику выдают только суточные и деньги на мелкие расходы. Тогда в авансовый отчёт попадут лишь суточные, а проезд и проживание спишутся напрямую с счёта 60 или 76 по документам поставщика.

Авансовый отчёт после возвращения

В течение трёх рабочих дней после возвращения сотрудник сдаёт авансовый отчёт с документами: билеты, чеки гостиницы, посадочные талоны. Суточные подтверждать чеками не нужно — достаточно приказа и срока поездки.

Для электронного билета подтверждением служат маршрут-квитанция (или контрольный купон на поезд) и посадочный талон с отметкой о досмотре. Если посадочный талон потерян, запросите у перевозчика справку о факте перелёта. Без доказательства, что поездка состоялась, расходы на билет к учёту не принять.

В 1С:Бухгалтерии: Банк и касса → Авансовые отчёты → Создать.

1. На вкладке Авансы подберите документ выдачи аванса.
2. На вкладке Прочее внесите проезд и проживание, в графе «Назначение» — «командировочные расходы».
3. Если в билетах и счёте гостиницы выделен НДС — укажите реквизиты счёта-фактуры, программа примет налог к вычету. В электронном билете НДС, как правило, выделен отдельной строкой — его можно принять к вычету без отдельного счёта-фактуры.
4. Проведите документ. 1С рассчитает остаток или перерасход и сформирует проводки.

Типовые проводки авансового отчёта:

Руководитель утверждает авансовый отчёт своей подписью — в 1С это печатная форма АО-1. Пока отчёт не утверждён, расходы считаются незакрытым авансом, а НДФЛ со сверхнормативных суточных не удерживается. Поэтому затягивать с проверкой документов не стоит: месяц утверждения определяет период, в который попадут налог и взносы.

Командировка в табеле учёта рабочего времени

Отдельно отмечать командировку в табеле вручную не нужно — документ командировки делает это сам. В табеле (Т-13) дни поездки получают буквенный код К (цифровой 06). Это одно из удобств учёта в 1С: кадровик не дублирует данные — проведённый приказ сразу виден и в расчёте, и в табеле.

Проверить просто: откройте табель за месяц (в ЗУП — Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени). В дни командировки должен стоять К, а не Я (явка) и не В (выходной).

• Рабочие дни поездки → код К, оплата по среднему.
• Выходные в месте командировки, если сотрудник не работал → код В, средний не начисляется.
• День в пути, выпавший на выходной → по ТК он оплачивается, отметьте его как рабочий день командировки.

Если в табеле вместо К стоит явка, значит документ командировки не проведён или период в нём задан неверно — вернитесь к приказу и перепроведите.

Отчёты для проверки командировки

Перед выплатой и закрытием месяца стоит свериться по трём отчётам.

• 📊 Расчётный листок сотрудника (ЗУП, Зарплата → Отчёты по зарплате) — видно начисление по среднему и суточные отдельными строками, удержанный НДФЛ.
• 📋 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71.01 (Бухгалтерия) — покажет, не завис ли долг по подотчёту после авансового отчёта. Сальдо по закрытой командировке должно быть нулевым.
• 🧾 Анализ счёта 26 / 44 — проверка, что командировочные расходы попали в нужную статью затрат.

Эти три отчёта закрывают большинство вопросов до того, как они всплывут при сдаче отчётности.

Сверхнормативные суточные дополнительно попадут в 6-НДФЛ и в расчёт по страховым взносам. Убедитесь, что дата дохода встала на последний день месяца утверждения авансового отчёта — иначе суммы уйдут не в тот период и отчётность придётся корректировать. Проверить это удобно в регистрах учёта НДФЛ сотрудника.

Частые ошибки при оформлении

• ❌ Оплатили командировку окладом вместо среднего. За рабочие дни поездки по закону положен средний заработок. Документ Командировка считает его сам — не заменяйте его обычным начислением.
• ❌ Не обложили сверхнормативные суточные. Всё, что выше 700 ₽ (2 500 ₽ за границей), облагается НДФЛ и взносами. Если суточные в положении выше — проверьте, что 1С удержала налог.
• ❌ Оформили отменённые документы. Командировочное удостоверение и служебное задание не нужны с 2015 года. Тратить на них время не стоит.
• ❌ Забыли закрыть аванс. Авансовый отчёт без возврата остатка или доплаты оставляет долг на счёте 71 — это замечание ревизора.
• ❌ Перепутали дату приказа и период поездки. Из-за этого средний заработок встаёт не в тот месяц и расчётный листок «не бьётся».

Частые вопросы