Создание и первичная настройка организации в 1С:Бухгалтерии

Новая организация добавляется в разделе Главное → Организации кнопкой Создать. Первым делом программа спросит, кого вы заводите — юридическое лицо или индивидуального предпринимателя: от этого зависит набор полей в карточке и состав отчётности. Дальше достаточно ввести ИНН, и часть реквизитов подтянется автоматически, если подключена интернет-поддержка.

Полноценно «завести компанию» — это не только карточка с названием. Нужно задать систему налогообложения, проверить учётную политику, добавить банковский счёт, указать ответственных за подписи и — если учёт начинается не с нуля — ввести начальные остатки. Разберём каждый шаг по порядку, с точными путями в интерфейсе «Такси».

Где в программе добавить новую организацию

Если в базе ведётся учёт по одной компании, карточка организации уже создана — её данные открываются из Главное → Организации (или через ссылку на начальной странице). Когда нужно вести несколько фирм в одной базе, сначала включите такую возможность:

1. Откройте Главное → Функциональность.
2. На закладке Организации поставьте флажок Учёт по нескольким организациям.
3. Вернитесь в Главное → Организации — теперь список доступен целиком, и кнопка Создать добавит новую запись.

При нажатии Создать запускается короткий помощник. Он предлагает выбрать:

• 🏢 Юридическое лицо — ООО, АО и прочие организации;
• 👤 Индивидуальный предприниматель — ИП.

Выбор влияет на реквизиты: у юрлица есть КПП, у ИП вместо него — данные о регистрации в качестве предпринимателя. Ошиблись на этом шаге — проще создать карточку заново, чем переделывать тип.

Заполнение реквизитов по ИНН и вручную

Самый быстрый способ — автозаполнение. В карточке введите ИНН и нажмите кнопку Заполнить (значок рядом с полем). Если подключена Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы, сервис «1С:Контрагент» подтянет из реестра:

• полное и сокращённое наименование;
• КПП и ОГРН (для ИП — ОГРНИП);
• юридический адрес;
• сведения о налоговом органе.

Проверьте каждое подтянутое поле — реестр не всегда успевает за свежими изменениями в учредительных документах. Что заполнить и проверить вручную:

Поля с кодами налогового органа и регистрацией во внебюджетных фондах нужны для отчётности. Их проще заполнить сразу: позже, в разгар сдачи отчётов, искать реквизиты регистрации в СФР будет некогда. С 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России, поэтому регистрационный номер теперь один — в СФР, а не два отдельных.

Отдельный случай — обособленные подразделения. Если у компании есть подразделение с отдельным балансом или с выплатами сотрудникам, у него собственный КПП и своя регистрация в налоговой по месту нахождения. В 1С:Бухгалтерии такие подразделения заводятся отдельными карточками организации либо настраиваются через соответствующий раздел функциональности — заранее решите, нужен ли вам раздельный учёт по ним, чтобы не переделывать структуру после первых проводок.

Сверьте ИНН и КПП с данными, которые указаны в вашей последней сданной декларации или в выписке из ЕГРЮЛ — опечатка в этих полях приводит к отказу в приёме отчётности.

Система налогообложения и учётная политика

Налоговый режим задаётся в карточке организации по гиперссылке Система налогообложения (или в разделе Главное → Налоги и отчёты). Выбор определяет, какие счета, документы и отчёты станут доступны.

Коротко о режимах:

ИП дополнительно может применять патент — тогда в настройках появится раздел для учёта по ПСН.

Для ОСН отдельно проверьте настройки НДС: ставку по умолчанию, порядок регистрации счетов-фактур на аванс, ведение раздельного учёта, если у вас есть необлагаемые операции. Эти параметры влияют на автоматическое заполнение книги продаж и книги покупок, поэтому задать их нужно до ввода первых документов реализации.

После выбора режима зайдите в Главное → Учётная политика. Здесь задаются параметры бухучёта, которые должны соответствовать вашему приказу об учётной политике:

• способ оценки материально-производственных запасов (по средней или ФИФО);
• способ учёта общехозяйственных расходов (списание на себестоимость продаж «директ-костинг» или распределение);
• применение ПБУ 18/02 по налогу на прибыль (для ОСН) и метод его учёта;
• порядок признания расходов (для УСН «Доходы минус расходы»).

Учётную политику нельзя задавать «на глаз»: её параметры должны слово в слово повторять приказ по организации. Если бухучёт в компании ещё не формализован, сначала утвердите приказ, а затем перенесите его положения в программу — иначе расхождение всплывёт при первой же проверке.

Банковские счета и настройки кассы

Расчётный счёт добавляется прямо из карточки организации — по гиперссылке Банковские счета. Нажмите Создать и заполните:

1. Номер счёта — 20 знаков.
2. Банк — выберите по БИК; наименование и корреспондентский счёт подставятся из классификатора банков.
3. Валюта — для рублёвого счёта оставьте RUB.

Один счёт удобно отметить основным — он будет подставляться в документы по умолчанию. Если счетов несколько, остальные останутся в списке и выбираются вручную.

Для наличных расчётов отдельную карточку создавать не нужно: касса в 1С:Бухгалтерии ведётся на счёте 50 и работает сразу. Понадобится только задать лимит остатка кассы, если он у вас установлен приказом, и выбрать кассу в приходных и расходных ордерах. Кассовая книга при этом формируется автоматически по введённым ордерам — отдельно её настраивать не нужно. Онлайн-касса (ККТ) подключается отдельно, через Администрирование → Подключаемое оборудование, — но это уже за рамками первичной настройки организации.

Малые предприятия вправе не устанавливать лимит остатка кассы. Если ваша компания относится к субъектам малого предпринимательства и лимит приказом не утверждён, поле остаётся пустым — программа не будет требовать сдачи сверхлимитной наличности.

Ответственные лица и контактные данные

Чтобы в печатных формах подставлялись подписи, укажите ответственных. В карточке организации откройте гиперссылку Подписи (в части релизов называется «Ответственные лица организации»). Здесь заполняются:

• 🖊️ Руководитель — директор, генеральный директор;
• 🖊️ Главный бухгалтер — или отметка, что бухучёт ведёт руководитель;
• 🖊️ Кассир — для кассовых документов.

Каждая запись действует с определённой даты. При смене директора не удаляйте старую строку, а добавьте новую с датой назначения — тогда документы прошлых периодов сохранят прежнюю подпись, а новые получат актуальную.

Контактные данные — телефон, адрес электронной почты, фактический адрес — заполняются на отдельной закладке карточки. Они нужны для писем в налоговую, для товарных накладных и для автозаполнения шапок договоров. Логотип и факсимиле подписи с печатью загружаются по ссылке Логотип и печать — после этого счета и акты можно печатать сразу с подписью и штампом.

Если организация сдаёт отчётность через 1С, проверьте, что у руководителя и бухгалтера корректно указаны ФИО и должности: именно они попадают в титульные листы деклараций.

Ввод начальных остатков

Этот шаг нужен, только если компания уже работала до начала учёта в этой базе. Новая фирма с нуля остатков не имеет — пропустите раздел.

Остатки вводятся на дату, которая на один день раньше начала учёта. Пример: начинаете вести учёт с 1 января — дату ввода остатков ставьте 31 декабря предыдущего года. Так первый рабочий день открывается с уже заполненными сальдо.

Порядок работы:

1. Откройте Главное → Помощник ввода начальных остатков (при нескольких организациях сначала выберите нужную).
2. Укажите дату ввода остатков.
3. Проходите по счетам из списка — по каждому разделу (ОС, запасы, расчёты, деньги) помощник открывает свой документ Ввод остатков .
4. Заполняйте суммы и аналитику: по товарам — количество и стоимость, по контрагентам — суммы задолженности в разрезе договоров, по сотрудникам — остатки по зарплате.

Документы ввода остатков делают движения в корреспонденции со вспомогательным счётом 000. Когда все разделы заполнены верно, остаток по счёту 000 должен обнулиться.

Проверьте себя отчётом: сформируйте оборотно-сальдовую ведомость на дату ввода остатков. Если по счёту 000 есть ненулевое сальдо — где-то суммы по дебету и кредиту не сошлись.

После этого сверьте ОСВ с вашим последним бухгалтерским балансом: актив и пассив должны совпасть с отчётностью, с которой вы переходите в новую базу. Совпали — организация заведена полностью и готова к работе.

Что чаще всего настраивают неправильно

Эти ошибки не видны сразу — они всплывают через месяц-два, когда документов уже много и переделывать дорого. Проверьте себя до того, как начнёте массовый ввод:

• 🔢 Неверный тип организации. ИП завели как юрлицо (или наоборот). Тип задаётся при создании и меняется только через пересоздание карточки, поэтому ошибку легче всего поймать на первом шаге.
• 📅 Учётная политика не на тот год. Настройки привязаны к периоду. Если учёт стартует с января, а политика задана только на прошлый год, новые документы считаются по пустым или старым параметрам.
• 🏦 Счёт без отметки «основной». Когда счетов несколько и ни один не основной, программа каждый раз требует выбирать его вручную — мелочь, которая раздражает при массовом вводе платёжек.
• 🖊️ Пустые ответственные лица. Печатные формы выходят без подписей, и это замечают уже при выдаче документов контрагенту.
• ⚖️ Остаток по счёту 000. Самая частая ошибка при переносе: суммы по разделам введены, но дебет и кредит не сошлись. Контроль один — нулевое сальдо по счёту 000 в ОСВ на дату ввода остатков.

Частые вопросы