Товарная накладная в 1С:Бухгалтерии 8.3 — от пустого документа до ТОРГ-12 с подписями

Накладную на отгрузку покупателю в 1С:Бухгалтерии 8.3 заводят документом Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД): кнопка Создать, вид операции «Товары (накладная, УПД)». Входящую накладную от поставщика вводят через Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с тем же видом операции. Отдельного справочника «Накладные» в программе нет: ТОРГ-12 и УПД — это печатные формы этих документов.

Типичная ситуация: менеджер звонит из склада, машина уже стоит, а накладной нет. Чтобы завести её за пару минут и не переделывать потом, нужно один раз подготовить справочники и знать, в каком порядке заполнять поля. Ниже порядок для Бухгалтерии предприятия 3.0 в интерфейсе «Такси».

Что проверить в 1С до того, как заводить первую накладную

Документ заполняется быстро, если справочники готовы заранее. Пустая карточка организации или номенклатура без ставки НДС дают кривую печатную форму, которую потом приходится перепечатывать.

Настройки программы

• 🏢 Карточка организации (Главное → Организации): ИНН, КПП, юридический адрес, банковский счёт. Из неё берутся реквизиты поставщика в ТОРГ-12.
• ✍️ Подписи: в карточке организации есть раздел с ответственными лицами — руководитель, главный бухгалтер. Если их не заполнить, строки подписей в накладной останутся пустыми.
• 📦 Функциональность (Главное → Функциональность, вкладка Запасы): включите «Несколько складов», если склад не один. Без этой галки поле склада в документах не появится.
• 💰 Учётная политика (Главное → Учетная политика): способ оценки запасов — ФИФО или по средней. От него зависит себестоимость в проводках.
• 🧾 Ставки НДС: если организация на ОСН, у каждой позиции номенклатуры должна стоять своя ставка. На УСН без НДС в накладной будет «Без НДС».

Справочники

1. Контрагенты — покупатель или поставщик с ИНН и КПП. Проще всего ввести ИНН и нажать «Заполнить»: реквизиты подтянутся из сервиса, если подключена интернет-поддержка.
2. Договоры — у контрагента должен быть договор нужного вида: «С покупателем» для продажи, «С поставщиком» для покупки.
3. Номенклатура — карточка товара с видом номенклатуры «Товары», единицей измерения и ставкой НДС.
4. Цены — если продаёте по прайсу, заведите тип цен и установите цены документом «Установка цен номенклатуры» в разделе Склад. Тогда цена в накладной подставится сама.

Какую накладную выбрать и как создать документ

Слово «накладная» в учёте означает разные бумаги. Сначала определитесь, какая нужна, — от этого зависит документ в 1С.

Дальше разберём главный случай — исходящую товарную накладную покупателю. Логика поступления зеркальная, отличия опишу отдельно.

Создание документа

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Создать и выберите вид операции «Товары (накладная, УПД)».
3. Если в отгрузке есть и товары, и услуги (например, доставка), выберите «Товары, услуги, комиссия» — тогда в документе будут обе табличные части.

Второй путь — ввод на основании. Если покупателю уже выставлен счёт на оплату, откройте его и выберите в меню Создать на основании реализацию. Контрагент, договор, товары и цены перенесутся из счёта, останется проверить количество.

Шапка накладной: дата, организация, покупатель и договор

Шапку заполняйте сверху вниз. Часть полей подставится сама, но проверять их нужно все.

• 📅 Дата. По умолчанию — текущая. Ставьте дату фактической отгрузки, а не дату ввода. Накладная «задним числом» раньше даты поступления товара даст ошибку списания.
• 🔢 Номер. Присваивается автоматически при записи. Править его вручную стоит только при переносе старых документов.
• 🏢 Организация. Если в базе несколько юрлиц, проверьте, от чьего имени отгрузка.
• 🏬 Склад. Склад, с которого уходит товар. Остатки проверяются именно по нему.
• 👤 Контрагент. Выбирается из справочника. Можно начать вводить ИНН или название — список отфильтруется.
• 📄 Договор. Подставляется основной договор с покупателем. Если договоров несколько, выберите тот, по которому идёт поставка.

Расчёты и аванс

Под договором есть ссылка с настройками расчётов. По ней видно счета учёта (обычно 62.01 и 62.02) и способ зачёта аванса. По умолчанию аванс зачитывается автоматически. Если покупатель платил заранее, при проведении программа сама закроет предоплату.

Цены и НДС

В шапке есть ссылка с настройками цен. Там выбирают:

• тип цен, по которому подставятся суммы;
• как считать НДС — «в сумме» (цена уже с налогом) или «сверху» (налог прибавится к цене).

Перепутанный режим НДС — частая причина расхождения с договором: при «сверху» сумма к оплате вырастет на 20% или 10%, и покупатель не примет документ.

Грузоотправитель и грузополучатель

В нижней части документа есть ссылка на грузоотправителя и грузополучателя. Если товар везут на склад покупателя по другому адресу или отгружает другой склад, заполните их. Иначе в ТОРГ-12 подставятся реквизиты сторон по умолчанию.

Товары в накладной: подбор, количество и цены

Табличная часть «Товары» — главное в накладной. Заполнять её построчно долго, поэтому есть два удобных способа.

Кнопка «Подбор»

1. Нажмите Подбор над табличной частью.
2. В открывшейся форме видны номенклатура и остатки на выбранном складе.
3. Дважды щёлкните по товару, укажите количество.
4. Когда список готов, нажмите Перенести в документ.

Подбор удобен тем, что сразу показывает остаток. Если на складе 40 штук, а вы отгружаете 50, это видно до проведения.

Ручное добавление и загрузка

• Добавить — новая строка, товар выбирается из справочника.
• Если покупатель прислал заказ в Excel, используйте загрузку из файла: в командной панели табличной части есть команда загрузки. Колонки сопоставляются с полями «Номенклатура», «Количество», «Цена».

Проверка строки

Пример строки: товар «Бумага А4», 20 пачек по 350 руб. с НДС 20% «в сумме».

Проверка: 7 000 × 20 / 120 = 1 166,67 руб. Если НДС посчитался как 1 400 руб., значит, в документе стоит режим «сверху», а сумма к оплате станет 8 400 руб.

Печать ТОРГ-12 или УПД и подписи в накладной

Печатную форму формируйте после записи документа. Кнопка Печать в командной панели реализации открывает список форм:

• Товарная накладная (ТОРГ-12) — классическая форма;
• Универсальный передаточный документ (УПД) — заменяет накладную и счёт-фактуру одной бумагой;
• Счет-фактура — если работаете с НДС и печатаете ТОРГ-12 отдельно.

ТОРГ-12 или УПД

С 2013 года унифицированные формы первичных документов не обязательны: по закону № 402-ФЗ организация может использовать свою форму с обязательными реквизитами. На практике покупатели чаще всего ждут ТОРГ-12 или УПД.

Для счёта-фактуры в подвале реализации есть кнопка «Выписать счет-фактуру». Её нажимают после проведения. При печати УПД со статусом 1 счёт-фактура тоже должен быть зарегистрирован.

Подписи и доверенность

В накладной заполняют подписи отпустившей и принявшей стороны. Со стороны поставщика 1С подставит руководителя и главного бухгалтера из карточки организации. Если отгрузку разрешает другой сотрудник по доверенности, укажите его в документе — в блоке подписей можно выбрать другое ответственное лицо.

Со стороны покупателя в ТОРГ-12 есть строка про доверенность на получение груза. Номер и дату доверенности водитель или представитель покупателя предъявляет при приёмке, их вписывают от руки или заносят в документ до печати.

Проведение накладной и контроль остатков на складе

Кнопка Провести и закрыть проводит документ. После этого товар списывается со склада и формируются проводки. Посмотреть их можно кнопкой с иконкой ДтКт в форме документа.

Какие проводки сформирует реализация

Для входящей накладной (поступления) проводки обратные: Дт 41.01 Кт 60.01 на стоимость товара и Дт 19.03 Кт 60.01 на НДС поставщика. Вычет НДС появится после регистрации счёта-фактуры поставщика.

Если товара на складе не хватает

По умолчанию Бухгалтерия разрешает провести реализацию даже без остатка, и на счёте 41.01 появится отрицательное сальдо. Чтобы программа запрещала это, откройте Администрирование → Проведение документов и снимите флажок «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета».

После этого документ без остатка не проведётся, а 1С сообщит, какого товара и сколько не хватает.

Как проверить остатки после отгрузки

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41.01 (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету) с разбивкой по номенклатуре и складам. Отрицательное сальдо — признак отгрузки раньше поступления.
• 🔍 Анализ счёта 62 по покупателю — видно, закрылся ли аванс и сколько осталось к оплате.

Ошибки при оформлении накладной и как их исправить

Эти ошибки не видны в момент ввода, а всплывают позже — при сверке с покупателем или закрытии месяца.

Частые вопросы про накладные в 1С