Нотариус в справочнике контрагентов: вид лица, ИНН, договор и учёт его услуг

Нотариуса в 1С заводят в справочнике Контрагенты с видом «Физическое лицо», 12-значным личным ИНН и пустым КПП. Частая ошибка — создать его как юридическое лицо по названию конторы («Нотариальная контора № 5») или как индивидуального предпринимателя. Нотариус частной практики не ИП и не организация. В ЕГРЮЛ и ЕГРИП его нет, поэтому автозаполнение по ИНН карточку не заполнит. Реквизиты придётся вносить руками.

Дальше нужны три вещи: договор с видом «С поставщиком», номенклатура-услуга без НДС и правильный счёт расчётов. Тогда оплата нотариальных действий закроется без хвостов на 60 или 76 счёте. Ниже порядок для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0, а в отдельном разделе — отличия для УТ 11 и КА 2.

Что собрать до того, как завести нотариуса

Возьмите реквизиты из квитанции, справки или счёта нотариуса. Как правило, там есть всё нужное.

• 👤 ФИО полностью, как в документах.
• 🔢 ИНН — 12 цифр. Это личный ИНН нотариуса как физического лица.
• 🏛️ Нотариальный округ — например, «нотариус нотариального округа город Казань». Пригодится для полного наименования.
• 📍 Адрес нотариальной конторы — фактическое место приёма.
• 🏦 Банковские реквизиты: БИК, корреспондентский и расчётный счёт. Если нотариус принимает деньги на депозит, нужен и реквизит депозитного счёта.
• 📞 Телефон и e-mail — для сверки и пересылки документов.

КПП у нотариуса нет. Если в его документе написан КПП, это почти наверняка КПП банка, а не самого нотариуса.

Проверьте, нет ли нотариуса в базе

Откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты и введите ИНН в строку поиска. Контрагентов-физлиц часто заводят по нескольку раз: один бухгалтер ввёл «Иванова А. П.», другой — «Нотариус Иванова». Ищите именно по ИНН, а не по фамилии.

Если найдётся запись с тем же ИНН, используйте её. Нужно поправить вид или наименование — правьте эту карточку, а не создавайте вторую.

Новый контрагент-нотариус: создаём карточку

1. В списке Контрагенты нажмите Создать. Если вы ведёте группы, сначала встаньте в нужную, например «Прочие поставщики услуг».
2. В поле Вид контрагента выберите Физическое лицо. Форма перестроится: поле КПП исчезнет, появятся поля для ФИО.
3. Заполните ФИО по частям или одной строкой — как предлагает ваш релиз.
4. Наименование (для поиска в списках) — коротко и узнаваемо: «Нотариус Иванова А. П.».
5. Полное наименование — то, что попадёт в документы: «Нотариус нотариального округа город Казань Иванова Анна Петровна».
6. Страна регистрации — Россия.
7. Запишите карточку кнопкой Записать. Банковский счёт и договор можно добавить только к записанному контрагенту.

Почему не «Индивидуальный предприниматель»

Нотариус занимается частной практикой, но предпринимателем по закону не считается. Нотариальная деятельность не предпринимательство — так прямо сказано в Основах законодательства о нотариате. Если пометить его как ИП, в печатных формах появится «ИП Иванова А. П.». Для актов сверки и писем это неверный реквизит.

Тот же подход годится для адвокатов, учредивших адвокатский кабинет. Они тоже физические лица с частной практикой, а не ИП.

ИНН, адрес и данные документа нотариуса

ИНН и проверка

Введите 12 цифр ИНН. Программа проверит контрольные цифры. Если она подсвечивает ИНН как некорректный, ищите опечатку: у физлица ИНН из 12 цифр, 10 цифр бывает только у организаций.

Кнопка заполнения по ИНН (сервис 1С:Контрагент) берёт данные из ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Нотариуса там нет, так что программа сообщит, что ничего не найдено. Это нормально — заполняйте вручную.

Встроенная проверка контрагентов по базе ФНС у нотариуса тоже может выдать тревожный статус. Для лица, которое не плательщик НДС и не ИП, такой результат не означает ошибки в реквизитах. Сверьте ИНН с документом нотариуса и на этом остановитесь.

Адрес и контакты

В блоке контактной информации укажите адрес нотариальной конторы. Его вводят через форму адреса по классификатору, чтобы адрес был структурированным. Отдельно — телефон и электронную почту.

Юридического адреса в привычном смысле у нотариуса нет. Ставьте адрес конторы, указанный в его документах.

Паспорт нужен?

Для учёта оплаты нотариальных услуг паспортные данные нотариуса не нужны. Ни в одной типовой печатной форме по расчётам с поставщиком они не участвуют.

Если в вашей организации принято хранить реквизиты лицензии или приказа о назначении на должность, запишите их в поле Комментарий карточки. Персональные данные сверх необходимого в базу лучше не вносить.

Банковские реквизиты и депозитный счёт нотариуса

Обычный расчётный счёт

1. В записанной карточке перейдите на закладку или гиперссылку Банковские счета.
2. Нажмите Создать.
3. Введите БИК — банк подтянется из классификатора. Если не подтянулся, обновите классификатор банков.
4. Введите номер счёта, 20 цифр. Программа проверит ключ по БИК.
5. Запишите и сделайте счёт основным.

На этот счёт вы платите за нотариальные действия: удостоверение доверенности, заверение копий, свидетельствование подлинности подписи.

Публичный депозитный счёт

Депозит нотариуса — отдельный счёт, на который вносят деньги не за услугу, а для передачи третьему лицу. Классический пример: оплата доли в ООО или расчёт по сделке с недвижимостью через депозит.

Заведите депозитный счёт вторым банковским счётом в той же карточке. В наименовании счёта напишите «Депозит», чтобы при оплате его не перепутали с основным.

По ст. 327 ГК РФ внесение долга в депозит нотариуса считается исполнением обязательства. Поэтому в учёте платёж на депозит обычно ведут через отдельный договор с нотариусом на счёте 76.09. Затем документом Корректировка долга с видом операции «Перенос задолженности» переносят сумму с нотариуса на продавца, перед которым вы рассчитались.

Договор с нотариусом и счёт расчётов

Какие договоры завести

Удобно держать у нотариуса два договора, если у вас бывают обе ситуации.

Договор создают на закладке или гиперссылке Договоры в карточке контрагента. Письменный договор с нотариусом обычно не подписывают: основанием служат квитанция или справка о тарифе. Номер и дату договора в 1С заполните по реквизитам квитанции или оставьте условный «б/н».

60 или 76.05

Оба варианта рабочие, важно выбрать один и держаться его.

• 60.01 / 60.02 — подставятся по умолчанию для договора с поставщиком. Нотариус окажется в одном отчёте с остальными поставщиками.
• 76.05 «Расчёты с прочими поставщиками и подрядчиками» — если вы хотите видеть нотариусов, госорганы и разовых исполнителей отдельно.

Счёт можно поменять прямо в документе поступления: в шапке есть гиперссылка Расчёты, по ней открываются счета расчётов и зачёта аванса. Чтобы не править каждый раз, настройте счета в регистре счетов учёта расчётов с контрагентами для этого контрагента или договора.

Номенклатура и НДС

Создайте услугу «Нотариальные услуги» с видом номенклатуры «Услуги» и ставкой Без НДС. Нотариальные действия частных нотариусов освобождены от НДС (пп. 15 п. 3 ст. 149 НК РФ), счёт-фактуру нотариус не выставляет.

Если по ошибке оставить ставку 20%, программа выделит НДС на 19 счёт. Принять его к вычету будет не по чему, и сумма зависнет.

Как отразить оплату и услуги нотариуса

Само поступление услуги оформляют документом Поступление (акт, накладная, УПД) с видом операции «Услуги (акт)». Счёт затрат выбирается по назначению нотариального действия.

Налоговый учёт расходов

Плата частному или государственному нотариусу за нотариальное оформление — прочий расход по пп. 16 п. 1 ст. 264 НК РФ. Ограничение одно: в пределах тарифов, утверждённых в установленном порядке.

На практике нотариус берёт две суммы: нотариальный тариф и плату за услуги правового и технического характера. В квитанции они обычно указаны отдельными строками. Заведите две позиции услуги или две строки в акте, чтобы при проверке было видно, что к расходам принят именно тариф. Как поступать с суммой сверх тарифа, решите вместе с учётной политикой: в части, превышающей тариф, налоговые органы расходы оспаривают.

В строке поступления для расходов на 91.02 выберите статью прочих доходов и расходов с признаком «Принимается к налоговому учёту». Если тариф уходит на 26 или 44, проверьте, что у статьи затрат стоит тот же признак.

НДФЛ и взносы не нужны

Нотариус частной практики сам платит НДФЛ со своего дохода (ст. 227 НК РФ). Организация, которая оплатила нотариальное действие, налоговым агентом не становится. Страховые взносы на такую оплату тоже не начисляют: это не выплата физлицу по трудовому или гражданско-правовому договору на выполнение работ.

Поэтому не проводите оплату нотариусу через документы начисления по договорам ГПХ. Иначе программа удержит НДФЛ, начислит взносы и покажет нотариуса в 6-НДФЛ — всё это придётся сторнировать.

Нотариус в УТ 11, КА 2 и ERP: что меняется

В УТ 11, Комплексной автоматизации 2 и ERP контрагент живёт в паре с партнёром. Порядок другой.

1. Сначала создают партнёра: Закупки → Поставщики → Создать. Отметьте, что партнёр — поставщик.
2. При создании партнёра программа предлагает ввести и контрагента. Для нотариуса в поле Юр./физ. лицо выберите Физическое лицо.
3. ИНН — 12 цифр, КПП пустой. Банковские счета заводят в карточке контрагента.
4. Договор создают на вкладке договоров партнёра или контрагента. Если в вашей базе работа без договоров, достаточно соглашения с поставщиком или вовсе ничего — оплату и поступление привяжут к партнёру.
5. Поступление нотариальной услуги в этих программах оформляют документом поступления услуг и прочих активов, статью расходов выбирают из справочника статей.

Если УТ 11 обменивается данными с Бухгалтерией 3.0, заводите нотариуса в одной программе — той, из которой идёт обмен. Иначе получите две карточки с одним ИНН, и правило обмена сопоставит их не так, как вы ждёте.

Ошибки при заведении нотариуса и как их исправить

Частые вопросы