Нотариус в справочнике контрагентов 1С: карточка, договор и учёт оплат

Нотариуса, который ведёт частную практику, в 1С заводят в справочнике Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты с видом «Физическое лицо»: ИНН из 12 цифр, без КПП и без ОГРН. Договор с ним — вид «С поставщиком» или «Прочее», услугу оформляют номенклатурой «Нотариальные услуги» со ставкой «Без НДС».

Дальше всё зависит от того, за что платите. Тариф за удостоверение — расход на счетах 26, 44 или 08. Госпошлина государственной конторе — расчёты с бюджетом на 68.10. Деньги, внесённые в депозит нотариуса, — вообще не расход, а погашение долга перед третьим лицом. Описание ниже — для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 с интерфейсом «Такси».

Какой вид контрагента выбрать для нотариуса

Главный вопрос возникает уже в первом поле карточки. Нотариус с частной практикой — не индивидуальный предприниматель и не организация. Налоговый кодекс относит его к «лицам, занимающимся частной практикой», наравне с адвокатами, учредившими кабинет.

Отсюда правило выбора:

🔹 Почему не «Юридическое лицо». У этого вида программа ждёт КПП и проверяет ИНН из 10 цифр. 12-значный ИНН нотариуса не пройдёт проверку, а поле КПП останется пустым — карточка будет «красной» в отчётах по контрагентам.

🔹 Почему не ИП. Сведений о нотариусе нет в ЕГРИП. Если в вашем релизе есть отдельный вид для предпринимателей, автозаполнение по ИНН всё равно ничего не найдёт, а в печатных формах появится «ИП», что неверно.

Пошагово: как завести нотариуса как контрагента в 1С

Порядок действий одинаков для 1С:Бухгалтерии 3.0 базовой, ПРОФ и КОРП.

1. Откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты.
2. При необходимости выделите группу «Нотариусы» и нажмите Создать.
3. В поле «Вид контрагента» выберите Физическое лицо.
4. Поле «ИНН» заполните вручную. Кнопку заполнения по ИНН можно не нажимать: сервис ищет по ЕГРЮЛ и ЕГРИП, нотариуса там нет.
5. «Наименование» — так, чтобы человек узнал запись в списке: Нотариус Петрова А.С. (Самара).
6. «Полное наименование» — фамилия, имя и отчество полностью. Это значение уходит в печатные формы и платёжки.
7. Укажите страну регистрации — Россия.
8. Перейдите к разделу контактной информации и внесите адрес нотариальной конторы и телефон.
9. Нажмите Записать. После записи станут доступны ссылки «Банковские счета» и «Договоры».

Как назвать контрагента, чтобы не путаться

Нотариусы часто передают дела, уходят в отпуск, вместо них работают временно исполняющие обязанности. Держите в наименовании фамилию самого нотариуса и город, а не название конторы. Если платили ВРИО, заведите его отдельной карточкой со своим ИНН: деньги и тариф получает именно он.

Реквизиты нотариуса: что обязательно, а что по желанию

Обязательный минимум для учёта и отчётности небольшой. Остальное нужно, если вы платите безналично или храните историю сделок.

✅ Обязательно:

• вид контрагента — «Физическое лицо»;
• полное ФИО;
• ИНН (12 цифр) — без него банк может вернуть платёж, а сверять оплату будет нечем;
• хотя бы один договор.

📎 Желательно:

• банковский счёт нотариуса — если платите с расчётного счёта организации;
• адрес нотариальной конторы — для справок и запросов;
• в комментарии к карточке — регистрационный номер нотариуса в реестре нотариусов и нотариальный округ. Их видно на любой удостоверительной надписи.

Банковский счёт

По ссылке «Банковские счета» нажмите Создать, введите БИК — программа подставит банк и корреспондентский счёт. Далее номер расчётного счёта.

Не путайте обычный счёт нотариуса с его публичным депозитным счётом. На обычный вы платите тариф. На депозитный — деньги, которые нотариус передаст третьему лицу. Если нужны оба, заведите два банковских счёта с понятными названиями: «Тариф» и «Депозит».

Какие документы хранить в основании записей

Нотариус не выставляет счёт-фактуру и обычно не подписывает акт. Основание для проводки — сам нотариальный документ (в удостоверительной надписи указана сумма тарифа) и чек или квитанция об оплате. Скан приложите к документу поступления через кнопку прикреплённых файлов, чтобы при проверке не искать бумагу.

Договор, номенклатура и статьи затрат для нотариальных услуг

Без договора программа не даст провести ни поступление, ни списание с расчётного счёта.

Договор

Откройте в карточке ссылку «Договоры» → Создать:

• Вид договора — «С поставщиком», если вы оформляете поступление услуг. «Прочее» — если с нотариусом идут только расчёты через депозит без оказания вам услуг.
• Наименование — например, Нотариальное удостоверение сделок или Без договора.
• Счёт расчётов — 60.01 или 76.05 «Расчёты с прочими поставщиками и подрядчиками». Выберите один вариант и держите его во всей базе.

Номенклатура

Создайте позицию в Справочники → Товары и услуги → Номенклатура:

• вид номенклатуры — «Услуги»;
• наименование — Нотариальные услуги;
• ставка НДС — Без НДС.

⚠️ По умолчанию в новой позиции часто стоит основная ставка НДС. Если её не поменять, программа выделит НДС из суммы тарифа и отправит его на счёт 19 — потом налог «повиснет» без счёта-фактуры.

Куда относить расходы

Для счёта 26 или 44 выберите или создайте статью в справочнике «Статьи затрат» (Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат), например «Нотариальные услуги». В карточке статьи укажите вид расхода для налогового учёта — тот, что относится к прочим расходам. Для 91.02 аналитика задаётся статьёй справочника «Прочие доходы и расходы».

💡 Сверх тарифа нотариус берёт плату за услуги правового и технического характера. В налоговом учёте норма «в пределах тарифов» касается нотариального оформления. Если сумм две, отразите их двумя строками поступления — так при проверке видно, из чего сложилась оплата.

Как отразить оплату нотариусу: три типовых сценария

Сценарий зависит от того, кто и как платил. Выберите свой.

Почему не удерживают НДФЛ

Нотариус с частной практикой сам платит налог с доходов и сам сдаёт декларацию — это прямо прописано в ст. 227 НК РФ. Организация при оплате тарифа не становится налоговым агентом. Не удерживайте НДФЛ, не начисляйте взносы и не включайте эти суммы в 6-НДФЛ.

Вид «Физическое лицо» в карточке контрагента этого и не требует: программа не связывает его со справочником «Физические лица» для зарплаты и ничего не удерживает автоматически.

Расчёты через депозит нотариуса

Депозит нужен, когда деньги передаются не нотариусу, а через него: оплата доли в ООО, погашение долга кредитору, которого нельзя найти или который уклоняется от приёма денег. По ст. 327 ГК РФ внесение денег в депозит нотариуса считается исполнением обязательства перед кредитором.

Для учёта важно одно: деньги на депозите — не расход и не долг перед нотариусом. Это погашение вашего долга перед третьим лицом.

Вы — должник

1. Списание с расчётного счёта на депозитный счёт нотариуса. Вид операции — «Прочие расчёты с контрагентами», счёт расчётов 76.09, контрагент — нотариус: Дт 76.09 Кт 51.
2. Документ «Корректировка долга » или «Операция (бухгалтерский учёт)»: переносите сумму на настоящего кредитора — Дт 60.01 (кредитор) Кт 76.09 (нотариус).
3. Основание для второй записи — справка или извещение нотариуса о принятии денег в депозит.

После этого по 76.09 у нотариуса сальдо нулевое, долг перед кредитором закрыт.

Вы — получатель

Нотариус перечисляет вам деньги должника. Поступление на расчётный счёт: плательщик — нотариус, вид операции «Прочее поступление» или «Прочие расчёты с контрагентами», счёт 76.09. Затем корректировкой закройте долг покупателя или заёмщика на 62.01 (58.03) против 76.09 нотариуса.

Покупка доли в ООО

Сделка удостоверяется нотариально, оплата часто идёт через депозит. Тариф за удостоверение — отдельная строка поступления от нотариуса на счёт 08 или 58.01, в зависимости от того, как вы учитываете долю. Сама цена доли — расчёты с продавцом через 76.09 нотариуса, как описано выше.

Как проверить учёт по нотариусу

Через месяц-другой работы полезно убедиться, что по нотариусам нет хвостов. Хватит двух отчётов.

📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту (Отчёты → Стандартные отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). Сформируйте по 60.01 или 76.05 — тому, что указан в договоре, — и отдельно по 76.09. В настройках включите детализацию по контрагентам.

Как читать результат:

• по 60.01 (76.05) у нотариуса сальдо на конец периода нулевое — услуга принята, оплата прошла;
• дебетовое сальдо — оплатили, но не отразили поступление услуги;
• по 76.09 ненулевой остаток — деньги внесли в депозит, но не перенесли долг на кредитора.

📊 Карточка счёта по 76.09 с отбором по нотариусу. Покажет, какое именно списание не закрыто корректировкой.

Типичные ошибки при заведении нотариуса

Частые вопросы