Новый сотрудник в базе 1С 8.3: учётная запись, права и вход

Чтобы завести пользователя в 1С 8.3, откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, нажмите «Создать», заполните имя для входа и пароль, а затем отметьте нужный профиль доступа. В 1С:Управление торговлей 11 тот же список лежит в разделе НСИ и администрирование. Всё это делается в режиме «1С:Предприятие», Конфигуратор не нужен.

Типичная ситуация: в отдел пришёл новый бухгалтер, а в базу до сих пор входят под общим логином «Бухгалтерия». Через месяц в документе меняется сумма, и непонятно, кто это сделал. Отдельная учётная запись на каждого человека решает и вопрос прав, и вопрос ответственности: в журнале регистрации видно, кто что изменил.

Что проверить до создания учётной записи

Создавать пользователя может только тот, у кого есть административные права. В типовых конфигурациях это профиль «Администратор». Если вы зашли под обычным бухгалтером, пункта «Пользователи» в разделе администрирования просто не будет или список откроется только на просмотр.

Перед началом подготовьте:

• 👤 ФИО сотрудника — пойдёт в поле «Полное имя» и в подписи документов.
• 🔑 Имя для входа — короткое, латиницей или кириллицей, без пробелов в начале и конце: ivanova, Иванова_АС.
• 🗂 Перечень задач — что человек будет делать: проводить банк, считать зарплату, только смотреть отчёты. От этого зависит профиль.
• 🏢 Организации — если в базе несколько юрлиц и сотруднику нужны не все.
• 🖥 Способ входа — по паролю 1С или автоматически под учётной записью Windows.

Первый пользователь в пустой базе

Пока список пользователей пуст, платформа пускает в базу любого без пароля и с полными правами. Как только появляется первая учётная запись, вход без неё закрывается. Поэтому первым всегда создают администратора. Платформа требует, чтобы он имел административные права, иначе не даст сохранить запись.

Запишите имя и пароль администратора и храните их отдельно. Если пароль забыт, а других администраторов нет, восстановить доступ из режима Предприятие не получится.

Два места, где регистрируют пользователей

В 1С 8.3 учётная запись существует на двух уровнях:

1. Пользователь информационной базы — объект платформы. Он хранит имя, пароль, способ входа и роли.
2. Элемент справочника «Пользователи» — объект конфигурации. К нему привязаны профили и группы доступа, настройки, ответственный в документах.

Когда вы создаёте пользователя в режиме Предприятие, программа сама заводит оба объекта и связывает их. В Конфигураторе создаётся только первый.

Если же пользователь уже создан в Конфигураторе без элемента справочника, программа при входе может сообщить, что учётная запись не найдена среди пользователей программы. Лечится просто: откройте список пользователей под администратором и создайте элемент с тем же именем для входа, либо привяжите существующую учётную запись в карточке.

Создание пользователя в режиме Предприятие по шагам

Пути к списку в типовых конфигурациях:

Шаг 1. Карточка пользователя

1. В списке нажмите «Создать».
2. Заполните «Полное имя»: Иванова Анна Сергеевна. Оно видно в списке выбора при входе и в поле «Ответственный» документов.
3. В ЗУП и Бухгалтерии можно указать физическое лицо. Это пригодится для ЭДО, доверенностей и чтобы связать пользователя с сотрудником.
4. Проверьте, что включён флажок «Вход в программу разрешён». Без него запись сохранится, но войти под ней нельзя.

Шаг 2. Имя и пароль

1. Поле «Имя (для входа)» программа подставит из фамилии. Поменяйте, если нужно короче.
2. Включите «Аутентификация 1С:Предприятия».
3. Задайте пароль и подтверждение. Удобнее выдать временный пароль и попросить сменить его при первом входе.
4. Флажок «Показывать в списке выбора» включайте, если в окне входа должен быть выпадающий список фамилий. Для базы, доступной через интернет , его лучше снять: список подсказывает логины посторонним.
5. Флажок «Пользователю запрещено изменять пароль» нужен для общих служебных записей, например для обмена с сайтом.

Шаг 3. Вход через Windows (по желанию)

Если сотрудник работает в домене, можно избавить его от второго пароля:

1. Включите «Аутентификация операционной системы».
2. В поле пользователя Windows укажите запись в формате \\ДОМЕН\логин, например \\BUH\ivanova. Можно выбрать её кнопкой выбора.

После этого 1С откроется без окна ввода пароля, если человек вошёл в Windows под этой учётной записью. Пароль 1С при этом можно оставить как запасной способ входа.

Шаг 4. Права и сохранение

1. Нажмите «Записать».
2. Перейдите по ссылке «Права доступа » в карточке.
3. Отметьте профиль или группу доступа (подробно ниже).
4. Нажмите «Записать и закрыть».

Проверка: попросите сотрудника войти и открыть свои рабочие разделы. Если чего-то не хватает, он увидит пустой раздел или сообщение о нарушении прав, а не потерянные данные.

Шаг 5. Рабочее место нового сотрудника

Новый пользователь входит в «чистую» программу: стандартная панель разделов, пустой список избранного, основные значения не заполнены. Чтобы не настраивать всё вручную, перенесите настройки от коллеги с той же должностью. В разделе Настройки пользователей и прав есть пункт «Настройки пользователей»: выберите пользователя-образец и скопируйте его настройки новому сотруднику. Права при этом не копируются, их задают только через профили и группы доступа.

Как настроить права доступа и роли для пользователя 1С

В типовых конфигурациях права выдаются не ролями, а через профили и группы доступа:

• 📦 Роль — атомарное право из метаданных: «читать документы банка», «проводить кассовые документы».
• 🧩 Профиль групп доступа — готовый набор ролей под должность: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Администратор».
• 👥 Группа доступа — профиль плюс конкретные участники и, при необходимости, ограничения по организациям.

Бухгалтерия предприятия 3.0

В карточке пользователя по ссылке «Права доступа» открывается список профилей с флажками. Отметьте подходящий:

Полный список профилей зависит от релиза, но эти три есть всегда. Профили суммируются: одному человеку можно отметить два.

ЗУП 3.1 и Управление торговлей 11

Здесь права удобнее настраивать через группы доступа: Настройки пользователей и прав → Группы доступа. Откройте нужную группу, например «Расчётчики», и добавьте нового сотрудника в участники. В карточке пользователя по ссылке «Права доступа» видно, в каких группах он состоит.

Ограничение по организациям и подразделениям

Если в базе три организации, а кладовщик должен видеть только одну:

1. В разделе Настройки пользователей и прав включите «Ограничивать доступ на уровне записей».
2. Создайте отдельную группу доступа на основе нужного профиля.
3. На вкладке ограничений укажите вид доступа «Организации» и выберите разрешённые значения.
4. Добавьте сотрудника в эту группу и уберите из общей.

Пароль, вход и защита учётной записи

Общие правила паролей для всей базы задаются на уровне платформы. В Конфигураторе: Администрирование → Параметры информационной базы. Там настраивают:

• 🔢 минимальную длину пароля;
• 🔣 проверку сложности (буквы разного регистра, цифры, спецсимволы);
• ⏳ срок действия пароля и запрет повторять старые;
• 🚫 блокировку после нескольких неудачных попыток входа (есть в актуальных версиях платформы 8.3).

В современных релизах БП, ЗУП и УТ похожие настройки доступны и из режима Предприятие в Настройки пользователей и прав, в группе, посвящённой входу в программу. Там же можно указать срок, после которого неактивная учётная запись перестаёт пускать в базу. Это закрывает старую дыру: уволенный сотрудник не войдёт через полгода по своему паролю.

Что ещё стоит сделать для безопасности:

1. Не раздавайте профиль «Администратор» главному бухгалтеру «на всякий случай». Через него можно изменить чужие права и удалить журнал регистрации .
2. Заведите двух администраторов — основного и резервного, с разными паролями.
3. Не используйте общий логин «Бухгалтерия» на троих. Журнал регистрации записывает имя учётной записи, а не человека.
4. Для веб-доступа включайте вход только с паролем и снимайте флажок «Показывать в списке выбора».

Что делать при увольнении сотрудника

Удалять пользователя не нужно и опасно: он указан ответственным в сотнях документов. Правильный порядок:

1. Откройте карточку.
2. Снимите флажок «Вход в программу разрешён».
3. Уберите пользователя из групп доступа.
4. Запишите.

В новых релизах для этого есть отдельная пометка недействительности. Запись остаётся в истории, но в списках выбора больше не мешает.

Почему пользователь не может войти или не видит данных

Большинство проблем после создания учётной записи сводится к пяти сообщениям. Ниже — что они значат и куда смотреть.

Ошибки при создании самой записи

• ❗ Программа не даёт сохранить первого пользователя. Первая учётная запись обязана быть администраторской. Отметьте профиль «Администратор».
• ❗ «Пользователь с таким именем уже существует». Имена для входа уникальны в пределах базы. Посмотрите, нет ли в списке недействительного пользователя с тем же логином, включите отображение недействительных.
• ❗ Нет кнопки «Создать». Вы работаете не под администратором. Войдите под учётной записью с профилем «Администратор».
• ❗ Вход через Windows не срабатывает. Проверьте формат \\ДОМЕН\логин и что компьютер действительно в домене. На удалённом рабочем столе учитывается учётная запись сервера терминалов.

Частые вопросы