Новый сотрудник в 1С:Документообороте: учётная запись, подразделение и доступ к документам

Добавить пользователя в 1С:Документооборот можно только из самой программы: раздел администрирования (в ДО 3.x он называется Настройка, в ДО 2.1 — Настройка и администрирование) → Пользователи и права → Пользователи → кнопка «Создать». В карточке заполняют ФИО, подразделение, логин и способ входа, затем включают пользователя в группы доступа. Без последнего шага сотрудник войдёт в программу, но увидит пустые списки.

Частая ошибка — заводить сотрудника в Конфигураторе через Администрирование → Пользователи. В «1С Доки» так делать не нужно: программа построена на Библиотеке стандартных подсистем, и пользователь информационной базы, созданный в обход справочника «Пользователи», не получает ни подразделения, ни прав на документы. Ниже порядок, который работает и в ДО КОРП, и в ДО ПРОФ, и в версии для госорганов.

Что подготовить до того, как добавлять пользователя

Создавать учётные записи может пользователь с профилем «Администратор» (полные права). Обычный руководитель подразделения карточку не заведёт, даже если у него есть право согласовывать документы.

Перед началом соберите данные о сотруднике:

• 👤 ФИО полностью — оно попадёт в листы согласования, резолюции и печатные формы;
• 🏢 подразделение и должность — от них зависят маршруты процессов и видимость документов;
• 🔑 логин для входа или доменная учётная запись вида COMPANY\ivanov;
• 📧 рабочий адрес почты — для уведомлений о задачах и встроенной почты;
• 👥 чьи права копировать: «как у Петровой из бухгалтерии» — самый быстрый ориентир.

Проверьте и структуру организации. Подразделение должно уже существовать в справочнике структуры предприятия, иначе карточку придётся сохранять без него, а потом возвращаться.

Как добавить пользователя в 1С Документооборот: пошаговый порядок

Шаг 1. Создайте карточку

1. Откройте Пользователи и права → Пользователи.
2. Нажмите «Создать». Если похожий сотрудник уже есть, выделите его и нажмите «Скопировать» (F9) — об этом ниже.
3. Заполните полное имя в формате «Фамилия Имя Отчество». Краткое представление программа сформирует сама.
4. Укажите подразделение. Если сотрудник руководит подразделением, это отмечается в карточке самого подразделения, а не пользователя.

В ДО 3.x пользователь связан с карточкой сотрудника: один человек может занимать несколько должностей в разных подразделениях. Если в вашей версии рядом с пользователем есть список должностей или сотрудников, заполните его — от этого зависят адресация задач «по должности» и замещения.

Шаг 2. Настройте вход в программу

На вкладке или в группе полей о входе отметьте флажок «Вход в программу разрешён» и выберите способ аутентификации.

Для входа по паролю включите «Потребовать установку пароля при входе». Сотрудник сам задаст пароль при первом запуске, а администратор его не узнает.

Флажок «Показывать в списке выбора» лучше снять. Тогда в окне входа не будет выпадающего списка всех фамилий организации, и логин придётся вводить вручную.

Шаг 3. Запишите карточку

Нажмите «Записать». Только после этого откроются ссылки на группы доступа и права. Если программа ругается на имя для входа, значит, такой логин уже занят — часто им владеет уволенный однофамилец.

Шаг 4. Включите в группы доступа

Переходите к следующему разделу: без групп доступа учётная запись бесполезна.

Копирование вместо создания с нуля

Копирование быстрее создания с нуля: вместе с карточкой переносится членство в группах доступа. Подразделение, логин и почту при этом обязательно поменяйте. После копирования сразу проверьте список групп: новый сотрудник не должен унаследовать, например, доступ к личным делам, который выдали копируемому коллеге временно.

Роли и права доступа нового пользователя

В Документообороте права складываются из трёх слоёв. Путаница между ними — главная причина обращений «я не вижу документ».

Слой 1. Профили и группы доступа

Профиль — набор ролей: что пользователь вообще может делать. Группа доступа — профиль плюс конкретные участники. Типовые профили в ДО покрывают основные роли: делопроизводитель, обычный сотрудник, руководитель, администратор.

Чтобы выдать права:

1. В карточке пользователя откройте ссылку «Группы доступа» (или «Права доступа »).
2. Нажмите «Включить в группу» и выберите группы по должности сотрудника.
3. Запишите.

Не включайте новичка в группу «Администраторы» «чтобы точно всё работало». Полные права обходят ограничения на уровне записей, и человек увидит все документы, включая кадровые и договоры с грифом.

Слой 2. Доступ к конкретным документам

Даже с правом «читать внутренние документы» сотрудник видит не все документы, а только те, к которым имеет отношение. В ДО доступ к объекту получают:

• 📝 автор и ответственный за документ;
• ✅ участники процессов по нему: согласующие, исполнители, контролёры;
• 👥 участники рабочей группы документа;
• 🏢 сотрудники подразделения — если так настроены политики доступа;
• 🔄 руководители перечисленных лиц и их заместители.

Поэтому новый сотрудник отдела договоров не увидит архив договоров за прошлые годы, пока его не добавят в рабочие группы или не включат доступ по подразделению.

Слой 3. Грифы и делегирование

Документам с грифом доступа («Для служебного пользования», «Коммерческая тайна») нужна отдельная настройка: какие грифы видит пользователь. Временную передачу прав на период отпуска коллеги оформляют делегированием, а не копированием групп.

Личные данные и уведомления в профиле

Часть настроек делает сам сотрудник после первого входа, но администратору проще проверить их сразу.

• 📧 Почта для уведомлений. Без адреса сотрудник не получит письмо о новой задаче и будет узнавать о ней только из списка «Мои задачи».
• 🔔 Состав уведомлений. Новичку достаточно уведомлений о новых задачах и истечении сроков. Рассылка обо всех изменениях документов быстро превращается в спам.
• 📮 Встроенная почта. Если организация пользуется почтовым клиентом ДО, создайте учётную запись почты и отметьте её владельцем нового сотрудника.
• 🖋 Подпись. Для работы с электронной подписью сертификат добавляется в настройках электронной подписи и привязывается к пользователю.
• 🔁 Замещение. Если сотрудник пришёл на место ушедшего, назначьте его заместителем по задачам предшественника, чтобы незавершённые согласования не зависли.

Как проверить вход и права нового пользователя

Не отдавайте логин сотруднику, пока не проверите учётную запись. Для этого удобен отчёт о правах: в карточке пользователя есть ссылка на отчёт «Права доступа». Он показывает итоговые права по каждому типу объектов и источник права — через какую группу оно получено.

Вторая проверка — практическая. Если входите по паролю, задайте временный пароль, зайдите под новым пользователем и откройте два-три документа, которые он должен видеть. После проверки снова включите требование сменить пароль .

Если права поменяли, а сотрудник по-прежнему не видит документы, дело может быть в отложенном обновлении прав. В ДО права на объекты пересчитываются фоновым заданием. На большой базе это занимает время, поэтому после массовых изменений подождите или попросите сотрудника перезайти.

Интеграция с Active Directory и другими программами 1С

Вход через домен

Связка с Active Directory в стандартном варианте — это аутентификация операционной системы. Пользователь входит в Windows под доменной учёткой, а 1С узнаёт его по сопоставлению в карточке. Отдельно вводить пароль не нужно.

Для веб-клиента на IIS или Apache дополнительно настраивается сквозная аутентификация на веб-сервере. Без неё браузер будет запрашивать пароль 1С.

Отключение учётки в домене не блокирует вход по паролю 1С, если у пользователя включены оба способа. При увольнении это частая дыра.

Обмен с кадровыми программами

Если структура организации и сотрудники ведутся в 1С:ЗУП или ERP, их удобно загружать в ДО через типовую интеграцию, а не вводить руками. Пользователь информационной базы при этом всё равно настраивается отдельно: логин, способ входа и группы доступа приходят не из кадровой программы, а из настроек ДО.

Массовое создание пользователей скриптом

Когда нужно завести 50 сотрудников при внедрении, вручную это день работы. Задачу решает внешняя обработка, которая создаёт элемент справочника «Пользователи» вместе с пользователем информационной базы через механизм БСП. Создавать пользователей напрямую методом платформы ПользователиИнформационнойБазы.СоздатьПользователя() не стоит: появится пользователь без карточки в справочнике и без прав на документы.

Проверяйте обработку сначала на копии базы. Пример ниже рассчитан на запуск на сервере под пользователем с полными правами:

&НаСервере
Процедура СоздатьПользователей()
	
	Список = Новый Массив;
	Список.Добавить(Новый Структура("ФИО, Логин, Домен",
		"Иванов Иван Иванович", "ivanov", "\\COMPANY\ivanov"));
	Список.Добавить(Новый Структура("ФИО, Логин, Домен",
		"Петрова Анна Сергеевна", "petrova", "\\COMPANY\petrova"));
	
	Для Каждого Строка Из Список Цикл
		
		Если Справочники.Пользователи.НайтиПоНаименованию(Строка.ФИО, Истина).Пустая() = Ложь Тогда
			Сообщить("Уже есть: " + Строка.ФИО);
			Продолжить;
		КонецЕсли;
		
		Описание = Пользователи.НовоеОписаниеПользователяИБ();
		Описание.Вставить("Действие", "Записать");
		Описание.Вставить("Имя", Строка.Логин);
		Описание.Вставить("ВходВПрограммуРазрешен", Истина);
		Описание.Вставить("АутентификацияСтандартная", Ложь);
		Описание.Вставить("АутентификацияОС", Истина);
		Описание.Вставить("ПользовательОС", Строка.Домен);
		
		Объект = Справочники.Пользователи.СоздатьЭлемент();
		Объект.Наименование = Строка.ФИО;
		Объект.ДополнительныеСвойства.Вставить("ОписаниеПользователяИБ", Описание);
		Объект.Записать();
		
		Сообщить("Создан: " + Строка.ФИО);
		
	КонецЦикла;
	
КонецПроцедуры

В строке "\\COMPANY\ivanov" двойной обратный слеш в начале обязателен — так платформа хранит доменное имя. Подразделение и группы доступа после такой загрузки назначают в списке пользователей групповым изменением или в карточке группы доступа, добавляя участников списком.

Безопасность учётных записей и аудит

Учётные записи в ДО дают доступ к договорам, приказам и переписке, поэтому их жизненный цикл стоит держать под контролем.

При увольнении не удаляйте пользователя. Он автор документов и участник процессов, удаление сломает ссылки. Отметьте флажок «Недействителен»: вход блокируется, а история остаётся. Перед этим передайте его незавершённые задачи другому сотруднику.

Пароли. В настройках входа (Пользователи и права → Настройки входа) задайте минимальную длину и сложность пароля, срок его действия и запрет повторного использования. Там же включают автоматический запрет входа для тех, кто не заходил дольше заданного числа дней.

Аудит. Все изменения учётных записей пишутся в журнал регистрации. Откройте его и отберите события:

• Пользователи. Добавление — кто и когда создал учётку;
• Пользователи. Изменение — смена ролей, способа входа, пароля;
• Пользователи. Удаление — удаление пользователя ИБ;
• Сеанс. Ошибка аутентификации — попытки входа с неверным паролем.

Раз в квартал полезно выгрузить список пользователей с группами доступа и пройтись по нему с руководителями отделов. Так находятся учётки уволенных и лишние права, выданные «на неделю».

Частые вопросы о пользователях Документооборота