Новый сотрудник в облачной 1С:Фреш: учётная запись, доступ к базе и права
Содержание
Пользователя в 1С:Фреш заводят не в самой базе, а в личном кабинете абонента — в менеджере сервиса. Владелец или администратор абонента добавляет сотрудника по электронной почте, затем открывает ему доступ к нужному приложению и уже внутри программы включает в группу доступа: «Бухгалтер», «Менеджер по продажам», «Администратор» и т. д. Без всех трёх шагов человек либо не войдёт в сервис, либо увидит пустую базу.
Отличие от коробочной 1С здесь принципиальное. В локальной базе пользователя создают в Конфигураторе или в разделе Администрирование, а во Фреше список пользователей ведёт сервис и сам синхронизирует его со всеми приложениями абонента. Попытка создать сотрудника «изнутри» базы в обход кабинета в сервисном режиме не сработает: программа отправит вас обратно в менеджер сервиса.
Что подготовить до того, как заводить пользователя во Фреше
Пять минут подготовки снимают почти все вопросы, которые потом приходят в поддержку.
📌 Кто может добавлять. Только пользователь абонента с ролью владельца или администратора. Обычный пользователь пункта управления пользователями в кабинете не увидит.
📧 Рабочая почта сотрудника. Она станет логином. Лучше личный корпоративный ящик, а не общий buh@...: на один адрес — одна учётная запись, и по ней потом видно, кто что провёл.
💳 Запас по тарифу. Тарифы Фреша ограничивают число пользователей или одновременных подключений. Посмотрите текущую подписку в разделе тарифов личного кабинета. Если лимит выбран, нового человека добавить можно, но работать одновременно со всеми он не сможет — придётся докупить расширение.
🗂 Список баз. Решите заранее, в какие приложения пускать сотрудника. Кассиру не нужен доступ к ЗУП, а аутсорс-бухгалтеру — к управленческой базе.
🔐 Набор прав внутри базы. Определите, какую группу доступа дадите: от этого зависит, увидит ли человек зарплату, банк, кадровые документы.
| Роль в кабинете абонента | Что может |
|---|---|
| Владелец | Всё: тарифы, оплата, пользователи, приложения, передача прав владельца |
| Администратор | Управлять пользователями и приложениями, без смены владельца |
| Пользователь | Работать в тех приложениях, куда открыт доступ |
Роль в кабинете и права внутри базы — разные вещи. Администратор абонента может иметь в бухгалтерии только права «Бухгалтера», и наоборот: главбух с полными правами в программе не обязан управлять подпиской.
Шаг 1. Создаём учётную запись: приглашение пользователя в 1С:Фреш
Вход во Фреш идёт через единую учётную запись сервиса 1С (1С:Логин). Если у сотрудника она уже есть — например, он работал во Фреше у другой организации или пользуется порталом поддержки, — новую регистрацию проходить не нужно. Достаточно пригласить его по тому же адресу.
Порядок действий:
- Войдите в 1cfresh.com под владельцем или администратором абонента.
- Откройте менеджер сервиса (личный кабинет абонента) и перейдите к списку пользователей абонента.
- Нажмите команду добавления нового пользователя.
- Укажите электронную почту, ФИО и роль в абоненте — как правило, «Пользователь».
- Сохраните карточку. Сервис отправит на почту приглашение.
- Сотрудник открывает письмо и переходит по ссылке. Новичок задаёт пароль и подтверждает почту, тот, у кого уже есть учётная запись, просто входит под ней и принимает приглашение.
После принятия приглашения статус пользователя в списке меняется с ожидающего на активный. Пока статус «ждёт подтверждения», давать доступ к приложениям можно, но войти человек не сможет.
Ссылка в письме-приглашении живёт ограниченное время. Если сотрудник открыл её через неделю и получил ошибку — отправьте приглашение повторно из карточки пользователя, а не создавайте второго.
Один логин — несколько абонентов
Учётная запись 1С:Логин не привязана к одной организации. Бухгалтер-фрилансер может быть пользователем у пяти клиентов. При входе сервис покажет список абонентов, и он выберет нужный. Поэтому не создавайте такому человеку отдельную почту под каждого клиента — путаница с паролями гарантирована, а преимуществ ноль.
Шаг 2. Открываем пользователю доступ к базам абонента
Сотрудник добавлен, но в списке приложений у него пусто. Доступ к каждой базе выдают отдельно. Сделать это можно с двух сторон — результат одинаковый:
| Откуда | Когда удобно |
|---|---|
| Из карточки пользователя: отметить приложения, к которым нужен доступ | Новый сотрудник, которому нужно 2–3 базы |
| Из карточки приложения: в списке его пользователей отметить новых людей | Новая база, в которую надо пустить всю команду |
При выдаче доступа сервис спрашивает уровень прав в приложении. Обычно их два:
- 👤 пользовательский — сотрудник работает в программе с теми правами, которые ему затем назначат внутри базы;
- 🛠 административный — пользователь получает в приложении полные права, включая управление пользователями и настройками.
Отметили, сохранили. Сервис сам создаст пользователя в информационной базе и свяжет его с учётной записью. Это занимает от нескольких секунд до пары минут: сервис выполняет задание в фоне. Если база в этот момент открыта у других, им ничего не мешает.
Административный доступ давайте одному-двум людям на базу. Каждый лишний администратор — это человек, который может случайно перепровести закрытый период или поменять учётную политику.
Шаг 3. Настраиваем права внутри приложения 1С
Теперь сотрудник есть и в сервисе, и в базе. Но с пользовательским уровнем он может не видеть нужных разделов — права внутри конфигурации задают группы доступа.
В типовых конфигурациях на платформе 8.3 (Бухгалтерия предприятия 3.0, ЗУП 3.1, УНФ) путь одинаковый:
- Войдите в приложение под пользователем с административными правами.
- Откройте
Администрирование → Настройки пользователей и прав. - Перейдите в
Группы доступа. - Откройте нужную группу, например «Бухгалтеры», и добавьте в состав участников нового сотрудника.
- Запишите группу.
Ориентир для Бухгалтерии предприятия:
| Кто пришёл | Какую группу дать |
|---|---|
| Главбух, отвечает за закрытие периода | группа на профиле «Главный бухгалтер» |
| Рядовой бухгалтер на первичке и банке | группа на профиле «Бухгалтер» |
| Внешний аудитор на проверку | отдельная группа с правами только на просмотр |
| ИТ-специалист, который ставит расширения | группа «Администраторы», лучше временно |
Если готовой группы нет, создайте её на основе профиля. Профиль — это набор ролей («что можно делать»), группа — это профиль плюс конкретные люди и, если включено, ограничения.
Ограничение по организациям
Если в базе ведётся учёт нескольких фирм, а сотрудник должен видеть только одну, включите ограничение доступа на уровне записей. Флажок находится там же, в Настройках пользователей и прав. После этого в группе доступа появится вкладка, где задаются разрешённые организации.
Ограничение на уровне записей заметно нагружает базу и усложняет поддержку. Включайте его, только когда разделение действительно нужно, а не «на всякий случай».
Как проверить результат
Не просите сотрудника «зайти и посмотреть». Откройте карточку пользователя в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи и посмотрите отчёт о правах доступа — он показывает, какие объекты пользователь может читать и изменять. Это быстрее, чем выяснять по телефону, почему у человека не открывается банковская выписка.
Как отключить сотрудника и убрать доступ к базам
Когда сотрудник увольняется или аутсорсер заканчивает работу, пользователя не удаляют из базы — его отключают.
Порядок:
- В менеджере сервиса снимите доступ ко всем приложениям в карточке пользователя.
- Затем исключите его из абонента.
- В самой базе пользователь останется в справочнике, но войти не сможет.
Почему не удалять «с концами»: под этим пользователем проведены документы, на нём висит авторство изменений и записи журнала регистрации. Удаление элемента справочника пользователей ломает эти ссылки и мешает разбирать, кто и что изменил.
Если у уходящего сотрудника была роль владельца абонента, сначала передайте владение другому человеку. Пока владелец один и он недоступен, сменить тариф или продлить оплату некому.
Сеансы и безопасность: кто сейчас работает в базе
Облако не отменяет базовых правил безопасности. Наоборот: войти можно с любого компьютера, так что дисциплина паролей важнее, чем в офисной сети.
Активные сеансы
Посмотреть, кто сейчас в базе, можно в самом приложении: в разделе Администрирование есть список активных пользователей. Там видно имя, компьютер и время начала сеанса.
Завершить чужой сеанс администратор абонента может через менеджер сервиса — в карточке приложения есть команда завершения сеансов. Пригодится, если сотрудник ушёл, не закрыв программу, а вам нужно, например, обновить расширение .
Завершение сеанса обрывает работу пользователя без сохранения. Документ, который он в этот момент редактировал, останется незаписанным. Предупредите людей заранее и делайте это вне рабочего пика.
Что настроить для защиты учётных записей
- 🔑 Индивидуальные логины. Одна учётная запись на одного человека. Общий логин на троих — это нарушение условий сервиса, постоянные «выбивания» друг друга из базы и невозможность понять, кто удалил документ.
- 📱 Двухфакторная аутентификация. Если в настройках учётной записи 1С:Логин доступно подтверждение входа вторым фактором, включите его хотя бы владельцу и администраторам.
- 🧾 Журнал регистрации. Внутри базы
Администрирование → Обслуживаниеведёт к журналу регистрации: по нему видно, кто и когда входил, какие документы менял. - 🚪 Отключение в день увольнения. Снимите доступ в последний рабочий день, а не «когда дойдут руки».
- 🛡 Минимум прав. Давайте ту группу доступа, которая нужна для работы, а не «полные права, чтобы не дёргал».
Типичные ошибки при добавлении пользователей в 1С Фреш
Большинство обращений «сотрудник не может работать» сводится к пропущенному шагу. Найдите свой симптом:
Ещё две ошибки, которые не дают явного сообщения, но аукаются позже:
- ❌ Все добавлены с административным доступом. Удобно в первый день, опасно через месяц. Кто-то меняет настройки учётной политики, и отчётность за квартал приходится пересобирать.
- ❌ Пользователя создали заново вместо повторного приглашения. В базе появляются два «Иванова», документы расходятся по разным элементам справочника, а отчёты по автору становятся бесполезны.