Новый сотрудник в 1С:Управление торговлей: учётная запись, профиль и доступ к складам

Пользователя в 1С:Управление торговлей 11 заводят в режиме «Предприятие», а не в Конфигураторе: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи → Создать. В карточке задают имя для входа и пароль, затем по ссылке «Права доступа » включают человека в нужные группы доступа. Права в УТ выдаются не галочками на конкретного сотрудника, а через профили и группы доступа.

Если завести учётную запись в Конфигураторе, она не попадёт в справочник «Пользователи», и программа будет вести себя странно: часть форм не откроется, документы не запишутся с автором. Поэтому всё делаем из интерфейса программы, под учётной записью с полными правами.

Что проверить до создания учётной записи

Пять минут подготовки избавят от переделок. До того как нажимать «Создать», выясните:

• 👤 Кто вы сами. Создавать пользователей и менять права может только участник группы доступа с профилем «Администратор». Под обычной ролью раздела Настройки пользователей и прав просто не будет.
• 🧩 Что человек будет делать. Менеджер по продажам, кладовщик, закупщик, бухгалтер по взаиморасчётам — у каждого свой набор профилей. Составьте короткий список задач: какие документы создаёт, какие отчёты смотрит, что ему видеть нельзя.
• 🏢 Какие организации и склады ему доступны. Если в базе несколько юрлиц или складов, а сотрудник работает только с частью, нужно ограничение на уровне записей. Его включают отдельно (об этом ниже).
• 🔑 Как он будет входить. Логин и пароль 1С, вход по учётной записи Windows или оба способа сразу.
• 💻 Хватит ли лицензий. Сама карточка пользователя лицензию не занимает. Лицензия расходуется на каждый одновременно открытый сеанс. Если у вас 5 клиентских лицензий и 5 человек уже работают, шестой войти не сможет, сколько бы учётных записей вы ни завели.

Создание пользователя в УТ: заполняем карточку

Порядок действий для 1С:УТ 11 с интерфейсом «Такси»:

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Перейдите по ссылке Пользователи. Откроется список всех учётных записей.
3. Нажмите Создать.
4. В поле Полное имя укажите ФИО так, как оно будет видно в документах и отчётах: «Петрова Анна Сергеевна». Это имя попадёт в поля «Менеджер» и «Ответственный».
5. Если в карточке есть поле Физическое лицо, выберите сотрудника из справочника физических лиц или создайте новый элемент. Привязка нужна, чтобы данные человека подставлялись в печатные формы.
6. Проверьте, что включён флажок Вход в программу разрешён. Без него запись создастся, но войти под ней нельзя.
7. В поле Имя (для входа) задайте логин. Программа предложит его сама по фамилии; удобнее короткий вариант латиницей или кириллицей без пробелов: PetrovaA.
8. Отметьте способ аутентификации. Для входа по паролю — Аутентификация 1С:Предприятия, затем кнопка установки пароля.
9. Нажмите Записать, а не сразу «Записать и закрыть»: права назначаются из уже записанной карточки.

Пароль и параметры входа

В блоке аутентификации есть несколько флажков, которые стоит выставить осознанно:

Точные подписи флажков зависят от версии библиотеки стандартных подсистем в вашем релизе, но смысл одинаковый.

Профили и группы доступа: как выдать права

В УТ 11 права устроены в три слоя:

• 📦 Роль — технический набор разрешений из конфигурации. Вручную роли пользователю в режиме «Предприятие» не назначают.
• 🗂 Профиль группы доступа — готовый набор ролей под участок работы. В поставке есть профили для продаж, закупок, склада, казначейства, администратора и других участков. Список смотрите в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа.
• 👥 Группа доступа — профиль плюс конкретные люди и, при необходимости, ограничения по организациям, складам и другим видам доступа.

Человек получает права через членство в группах доступа. Сумма прав по всем его группам и есть его итоговые права.

Как включить сотрудника в группу доступа

1. В записанной карточке пользователя перейдите по ссылке Права доступа в панели слева.
2. Отметьте флажками группы, в которые нужно включить сотрудника. Если подходящей группы нет, её создают в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа → Создать: задают имя, выбирают профиль и добавляют участников.
3. Запишите изменения.
4. Попросите сотрудника перезапустить программу. Новые права применяются при следующем входе, в открытом сеансе они не появятся.

Свой профиль: когда стоит делать

Поставляемые профили не редактируются, но их можно скопировать и поправить копию. Делайте так, если типовой профиль даёт лишнее, например менеджер по продажам не должен видеть закупочные цены.

Доступ только к своим организациям и складам

Типичная задача торговой компании: кладовщик склада «Север» не должен видеть остатки и документы склада «Юг», а менеджер ИП Иванова — документы ООО «Ромашка». Это ограничение на уровне записей (RLS).

Шаг 1. Включить механизм

В Администрирование → Настройки пользователей и прав установите флажок Ограничивать доступ на уровне записей. Без него поля ограничений в группах доступа не работают.

Включайте ограничение в нерабочее время. После установки флажка программа пересчитывает служебные данные доступа. На базе с десятками тысяч документов это может идти долго, а у пользователей в это время возможны замедления и сообщения о нехватке прав.

Шаг 2. Настроить группу доступа

1. Откройте нужную группу доступа.
2. Перейдите на вкладку с ограничениями доступа. В ней перечислены виды доступа, которые предусмотрены профилем: например, «Организации», «Склады», «Партнёры».
3. Для вида «Склады» выберите режим: Все запрещены, кроме перечисленных ниже, и добавьте склад «Север».
4. Для вида «Организации» сделайте то же с нужными юрлицами.
5. Запишите группу.

Состав видов доступа зависит от профиля. Если в группе нет строки «Склады», значит, профиль не поддерживает ограничение по складам: выберите другой профиль или скопируйте этот и добавьте вид доступа в копии.

Как проверить результат

Зайдите под новым пользователем (или попросите его) и откройте:

• журнал документов по складу — чужие накладные не должны отображаться;
• отчёт по остаткам — в нём только разрешённые склады;
• список организаций при создании документа — лишних юрлиц нет.

Если сотрудник состоит в двух группах, где одна ограничивает склады, а другая нет, права складываются. Итог: он увидит все склады. Это самая частая причина, по которой «ограничение не работает».

Почему пользователь не входит или не видит документы

Разберём ситуации, которые возникают уже после создания. Шаги из инструкции выше не повторяем — здесь только симптомы и их причины.

Блокировка и удаление учётной записи

Когда сотрудник уходит, учётную запись почти никогда не удаляют. На пользователя ссылаются сотни документов: он стоит в поле «Менеджер», «Ответственный», «Автор». Удалить такой элемент невозможно, пока на него есть ссылки, да и не нужно: история должна остаться.

Как правильно отключить уволенного сотрудника

1. Откройте карточку пользователя.
2. Снимите флажок Вход в программу разрешён.
3. Установите флажок Недействителен. Такой пользователь пропадёт из списков выбора, но останется в документах.
4. Исключите его из всех групп доступа.
5. Запишите карточку.

Если человек сейчас работает в программе, текущий сеанс продолжится до закрытия. Чтобы отключить его сразу, завершите сеанс через Администрирование → Обслуживание → Активные пользователи, предупредив, что несохранённые данные пропадут.

Временная блокировка

На время отпуска или декрета достаточно снять флажок «Вход в программу разрешён». Права и группы сохраняются, после возвращения флажок ставят обратно.

Когда всё-таки удалять

Удалять стоит только ошибочно созданную запись, под которой никто не работал. Пометьте её на удаление в списке пользователей, затем запустите Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Если на пользователя есть ссылки, программа покажет их и удалять не станет.

Как ускорить заведение пользователей

Если сотрудники приходят часто, пара приёмов сэкономит время.

Группы доступа по должностям. Заведите группы «Менеджеры — склад Север», «Кладовщики — склад Юг» и так далее. Новичка включают в одну-две группы, и права с ограничениями настраиваются сразу.

Копирование персональных настроек. Вид рабочего стола, настройки отчётов и списков хранятся отдельно от прав. Их можно перенести от опытного коллеги: в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав откройте настройки пользователей и выберите команду копирования настроек. Права так не копируются, только внешний вид.

Группы пользователей. В списке пользователей можно включить группировку по отделам. Это удобно, когда в базе 50+ учётных записей.

Доменный вход. Если в компании есть Active Directory, включите аутентификацию операционной системы. Сотрудник входит без отдельного пароля 1С, а при увольнении его блокируют в домене.

Частые вопросы