Новый сотрудник в базе 1С 8.3: учётная запись, пароль и права доступа
Содержание
Пользователя в типовых конфигурациях 1С 8.3 (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11) заводят в режиме «Предприятие»: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи → Создать. В карточке задают имя для входа, пароль, а затем на вкладке или по кнопке «Права доступа
» включают сотрудника в нужные группы доступа. Делать это должен пользователь с правами администратора.
Конфигуратор для этой задачи в типовых решениях почти не нужен. Он пригодится только для первой учётной записи в пустой базе или в самописной конфигурации без справочника «Пользователи». Порядок действий одинаков для файловой и серверной базы, отличаются лишь детали входа через Windows и лицензирования.
Подготовка: какая у вас база и кто в ней администратор
Перед тем как завести пользователя в 1С, проверьте три вещи. От них зависит, где вы будете работать и что увидите на экране.
1. Тип информационной базы. Выделите базу в окне запуска 1С. Внизу окна появится строка подключения:
| Строка подключения | Вариант базы |
|---|---|
File="D:\Bases\Buh" | файловая, лежит в папке на диске или в сетевой папке |
Srvr="srv1c";Ref="buh" | клиент-серверная, работает через сервер 1С и СУБД |
2. Ваши права. Пункт Администрирование → Настройки пользователей и прав виден не всем. Если раздела «Администрирование» нет или в нём нет ссылки на пользователей, у вас нет административной роли. Попросите коллегу с полными правами.
3. Есть ли в базе пользователи вообще. Если при запуске 1С не спрашивает логин и пароль, список пользователей пуст. В такой базе любой вошедший работает с полными правами. Первым делом создайте учётную запись администратора — об этом в следующем разделе.
Число пользователей в справочнике лицензии не ограничивают. Лицензия расходуется на одновременный сеанс. Можно завести 30 сотрудников при 10 лицензиях, просто одновременно войдут только десять.
Первая учётная запись и создание пользователя в файловой базе
Если список пользователей пуст
Откройте базу в режиме «Предприятие» и перейдите в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Создайте первого пользователя — например, «Администратор». Типовая конфигурация сама включит его в группу «Администраторы» с полными правами.
После этого при следующем запуске программа запросит имя и пароль. Запишите пароль администратора в надёжное место до того, как закроете программу. Восстановить его штатными средствами из режима «Предприятие» будет некому.
Карточка нового пользователя
Дальше каждого сотрудника заводят по одной схеме:
- Откройте
Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. - Нажмите «Создать».
- Заполните «Полное имя» — так человек будет отображаться в документах и отчётах, например «Иванова Мария Петровна».
- В ЗУП и Бухгалтерии свяжите пользователя с физическим лицом из справочника, если поле есть в карточке. Это нужно для подписей и кадровых данных.
- Проверьте, что включён флажок «Вход в программу разрешён». Без него запись создаётся, но войти по ней нельзя.
- Задайте «Имя для входа» — короткое, без пробелов:
IvanovaMPилиivanova. - Включите «Аутентификация 1С:Предприятия» и нажмите «Установить пароль ».
- Нажмите «Записать», затем откройте «Права доступа» и отметьте группы (подробности ниже).
- Нажмите «Записать и закрыть».
Параметры входа: что включать
- 🔑 Аутентификация 1С:Предприятия — вход по имени и паролю. Подходит всегда.
- 🪟 Аутентификация операционной системы — вход без пароля по учётной записи Windows. Пользователь ОС указывается в формате
\\ДОМЕН\ivanovaили\\ИМЯ-ПК\ivanova. - 📋 Показывать в списке выбора — имя появится в выпадающем списке при входе. Снимите флажок, если не хотите, чтобы посторонние видели список сотрудников.
- 🔁 Потребовать установку пароля при входе — сотрудник придумает пароль сам при первом запуске. Удобно, когда администратор не должен знать чужие пароли.
В файловой базе вход через Windows работает, но защищает слабо. Любой, у кого есть доступ к папке с файлом 1Cv8.1CD, может скопировать базу целиком. Права на сетевую папку настраивайте отдельно, средствами Windows.
Как добавить пользователя в серверную базу 1С (MS SQL, PostgreSQL)
В клиент-серверном варианте сотрудника заводят тем же путём, в той же карточке. Пользователи 1С хранятся внутри информационной базы, а не в СУБД.
Чего делать не нужно
Новичков часто сбивает с толку слово «сервер». Запомните три правила:
- ❌ Не создавайте отдельный логин в MS SQL или роль в PostgreSQL для каждого бухгалтера. С СУБД общается сервер 1С под одной служебной учётной записью, которую задают при создании базы.
- ❌ Не путайте администратора кластера с администратором базы. Первый управляет сервером 1С в консоли кластера. Второй — пользователь внутри конкретной базы.
- ❌ Не выдавайте сотрудникам пароль пользователя СУБД (
sa,postgres). Для работы в 1С он им не нужен.
Что отличается на практике
| Вопрос | Файловая база | Серверная база |
|---|---|---|
| Где заводят пользователя | Справочник «Пользователи» в 1С | Там же |
| Вход через Windows | Работает | Работает, служба сервера 1С должна видеть домен |
| Где проверить, кто сейчас в базе | Администрирование → Обслуживание, список активных пользователей | То же и консоль кластера |
| Где учитываются лицензии | На компьютере пользователя или в сети | Обычно на сервере 1С |
Чтобы сотрудник подключился к серверной базе, добавьте её в его окно запуска: «Добавить» → «Добавление в список существующей информационной базы» → «На сервере 1С:Предприятия». Укажите имя кластера (srv1c) и имя базы в кластере (buh). Вводить логин СУБД здесь не нужно.
Если в консоли кластера у базы задан администратор, консоль будет спрашивать его имя и пароль при открытии свойств базы. Это и есть пользователь 1С с административной ролью из этой базы. После переименования или удаления такой учётной записи доступ к свойствам базы в консоли пропадёт.
Права пользователя в 1С: группы доступа и профили
В типовых конфигурациях на базе БСП роли напрямую почти никогда не назначают. Работает связка из трёх уровней.
- 🧩 Роль — атомарное право из конфигурации: «Добавление и изменение документов продаж», «Чтение справочника Контрагенты».
- 📦 Профиль группы доступа — набор ролей под должность: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Администратор».
- 👥 Группа доступа — профиль плюс конкретные люди и, если включено, ограничения на данные: организации, склады.
Как выдать права
- Откройте карточку пользователя и нажмите «Права доступа».
- Отметьте флажками группы, в которые сотрудник должен входить.
- Запишите изменения. Права действуют со следующего входа в программу.
Если подходящей группы нет, создайте её: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа → Создать. Выберите профиль и на вкладке участников добавьте пользователей.
Свой профиль вместо правки поставляемого
Поставляемые профили менять не стоит: при обновлении конфигурации их состав может вернуться к типовому. Нужен особый набор прав — скопируйте ближайший профиль (Профили групп доступа, кнопка копирования в списке), дайте ему имя вроде «Бухгалтер по зарплате — без банка» и снимите лишние роли.
Упрощённый режим в Бухгалтерии
В небольших базах БП 3.0 может быть включена упрощённая настройка прав. Тогда в карточке пользователя вместо групп вы увидите список профилей и отметите нужные прямо там. Переключатель режима находится в Администрирование → Настройки пользователей и прав.
Ограничение по организациям
Нужно, чтобы бухгалтер видел только одно юрлицо из пяти? Включите «Ограничивать доступ на уровне записей» в Настройки пользователей и прав. После этого в группе доступа появится вкладка с видами доступа, где можно перечислить разрешённые организации.
Ограничение на уровне записей заметно нагружает базу при выборках. В файловой базе на 10+ пользователей это ощущается при открытии больших списков. Включайте его, только если разграничение по данным действительно нужно.
Когда новый пользователь не может войти или работать
Большинство проблем видно уже при первом входе. Сообщения платформы короткие, поэтому разберём их.
Ошибки, которые проявляются позже
- 🧨 Пользователь создан в Конфигураторе. В типовой базе он не связан со справочником «Пользователи» и не входит в группы доступа. Права «слетают» после обновления, а в отчётах он не виден. Заводите сотрудников только из режима «Предприятие».
- 🧨 Один логин на двоих. Удобно, пока не понадобится выяснить, кто провёл документ задним числом. В журнале регистрации будет одно имя.
- 🧨 Уволенного удалили. Удалять пользователя, который проводил документы, не нужно: пропадёт автор в истории. Снимите флажок «Вход в программу разрешён» — запись останется, а войти по ней будет нельзя.
- 🧨 Всем дали «Администратора». Так проще на старте, но любой сотрудник сможет менять права, загружать обработки и удалять объекты.
Контроль действий новых пользователей
Первые недели после подключения нового сотрудника полезно проверять, что и где он делает. В 1С для этого есть штатные средства, ничего докупать не нужно.
Журнал регистрации
Платформа сама записывает входы, выходы, запись и проведение документов, ошибки. Откройте Администрирование → Обслуживание и найдите ссылку «Журнал регистрации». В Конфигураторе тот же журнал вызывается из меню Администрирование.
Чтобы увидеть действия одного сотрудника:
- Откройте журнал и нажмите «Установить отбор».
- В поле «Пользователь» выберите нужного человека.
- Задайте период, например последние 7 дней.
- Для поиска неудачных входов отметьте событие аутентификации и уровень «Ошибка».
Журнал регистрации растёт быстро. Если в журнале нет нужных событий за прошлый месяц, проверьте уровень логирования: его могли снизить до «Только ошибки», чтобы сэкономить место.
Кто сейчас в базе
Список активных пользователей показывает текущие сеансы: кто вошёл, с какого компьютера, в каком приложении. Он находится в том же разделе Администрирование → Обслуживание. Для серверной базы те же данные видны в консоли кластера, в списке сеансов базы.
Отчёт о правах
На карточке пользователя или в списке пользователей есть отчёт «Права доступа». Он показывает, какие объекты сотрудник может читать и изменять и из какой группы пришло каждое право. Сформируйте его сразу после настройки и сравните с тем, что ожидаете. Это быстрее, чем ждать звонка «у меня не открывается касса».
Политика паролей
В разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав есть настройки входа. В актуальных релизах типовых конфигураций там задают минимальную длину и сложность пароля, срок его действия и блокировку входа после долгого бездействия. Для базы, где хранятся зарплаты, это стоит включить сразу.