Новая позиция в 1С: от карточки номенклатуры до остатков на складе

«Позиция» в 1С — это элемент справочника Номенклатура. Чтобы её завести, в Бухгалтерии 3.0 откройте Справочники → Товары и услуги → Номенклатура и нажмите Создать. В карточке заполните наименование, вид номенклатуры, единицу измерения и ставку НДС — этого минимума хватит, чтобы позиция встала в документы.

Главная ошибка новичка — сразу печатать название и жать «Записать». Тогда товар попадает в корень справочника без вида номенклатуры, без счетов учёта, и при первом же поступлении 1С спросит счёт вручную или встанет на проведении. Правильнее сначала решить, что это за объект (товар, материал, услуга), а уже потом открывать карточку.

Разберём заведение позиции по шагам: что настроить заранее, как заполнить карточку, где добавить характеристики и дополнительные реквизиты, как ввести остатки и как массово загрузить прайс из Excel. Пути в Бухгалтерии 3.0 и Управлении торговлей 11 различаются — для них дана отдельная таблица.

Что решить до создания карточки

Карточка заполняется за минуту, если три вещи продуманы заранее. Если нет — позиция заводится «как попало» и потом тормозит проведение документов.

• 📦 Вид номенклатуры. Это ключевой реквизит. Он определяет, товар это, материал, услуга или тара, и подставляет счета учёта. В типовой базе виды уже есть (Товары, Материалы, Услуги). Новый создавать нужно редко.
• 📏 Единица измерения. Берётся из классификатора ОКЕИ: штука, килограмм, метр, комплект. Единицу нельзя поменять задним числом, если по позиции уже есть движения, — выбирайте сразу ту, в которой реально ведёте учёт.
• 🧾 Ставка НДС. Для плательщика НДС — 20%, 10% или Без НДС. Ставка с карточки подставляется в документы реализации и поступления.
• 🗂 Папка (группа) справочника. Пятьсот позиций в одном списке — это неудобно. Заранее решите, в какую группу кладёте товар: по виду, по поставщику или по назначению.

Счета учёта: где они берутся

В Бухгалтерии 3.0 счета учёта (41 «Товары», 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция») не хранятся в самой карточке. Их задаёт регистр Счета учёта номенклатуры — по организации, виду номенклатуры и складу. Один раз настроили правило «вид = Товары → счёт 41.01» — и оно работает для всех позиций этого вида.

Поэтому не ищите в карточке поле «счёт учёта»: его там нет. Если при проведении поступления 1С не нашла счёт, проверяйте не карточку, а регистр Справочники → Товары и услуги → Счета учёта номенклатуры.

Создание карточки номенклатуры по шагам

Порядок одинаков для любого товара. Разберём на примере товара «Кабель ВВГ 3х2,5» в Бухгалтерии 3.0.

1. Откройте Справочники → Товары и услуги → Номенклатура.
2. Встаньте в нужную папку и нажмите Создать.
3. В поле Наименование введите рабочее название — по нему вы будете искать позицию в документах. Оно короткое: «Кабель ВВГ 3х2,5».
4. Поле Полное наименование — для печатных форм, накладных и счетов-фактур. Сюда можно вписать развёрнутое: «Кабель силовой ВВГнг(А)-LS 3х2,5 ГОСТ 31996-2012».
5. Выберите Вид номенклатуры — Товары. Счета учёта подтянутся автоматически.
6. Укажите Единица — шт.
7. Поставьте % НДС — 20%.
8. При необходимости заполните Артикул, Производитель, Страна происхождения — эти поля нужны для таможенных деклараций и импортных накладных.
9. Нажмите Записать и закрыть.

Позиция готова. Теперь она подставляется в поступление, реализацию, требование-накладную — везде, где выбирается номенклатура.

Отдельно о двух категориях товаров, у которых карточка заполняется подробнее:

• 🏷 Маркируемые товары (обувь, одежда, молочная продукция и другие группы «Честного знака»). Для них в карточке указывают код ТН ВЭД и, как правило, группу маркировки — иначе документы оборота кодов маркировки не сформируются. Если в базе механизм маркировки не включён, сначала активируйте его в настройках, а потом дозаполняйте карточку.
• 🧾 Прослеживаемые товары (импортные товары из перечня системы прослеживаемости). У них заполняется код ТН ВЭД, а признак прослеживаемости программа определяет по этому коду. Без кода ТН ВЭД счёт-фактура не соберёт реквизиты прослеживаемости.

Для обычного товара без маркировки и прослеживаемости эти поля не нужны — не усложняйте карточку там, где нет такого требования.

Дополнительные реквизиты, свойства и характеристики

Стандартных полей хватает не всем. Если нужно хранить цвет, размер, срок годности или любой свой признак — есть два механизма, и путать их не стоит.

Дополнительные реквизиты и сведения. Это произвольные поля, которые вы добавляете к карточке сами. Сначала включите механизм: Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения. После этого в карточке номенклатуры появляется возможность добавить своё поле — например, «Гарантийный срок» или «Поставщик по умолчанию».

Разница между ними простая:

• Дополнительный реквизит — часть карточки, виден на форме, участвует в печати. Меняется вместе с карточкой.
• Дополнительное сведение — хранится отдельно от карточки, в регистре. Удобно для служебных данных, которые не нужно показывать всем.

Характеристики. Это разные варианты одного товара: футболка красная / синяя / чёрная одного артикула. В Управлении торговлей 11 характеристики — полноценный механизм: остатки и цены ведутся в разрезе характеристик. В Бухгалтерии 3.0 возможности характеристик скромнее, и для простого складского учёта обычно заводят отдельные карточки, а не характеристики.

Остатки по новой позиции: как ввести и привязать к складу

Сама карточка остатков не содержит — она только описывает товар. Количество и сумма появляются из документов. Есть два сценария.

Товар только начинает закупаться. Ничего вводить не нужно. Остаток появится после проведения документа Поступление (акты, накладные): товар встанет на счёт 41 по складу, указанному в документе.

Товар уже был на складе до начала учёта в 1С (перенос из старой программы, начало работы с новой базой). Тогда остаток вводят документом ввода начальных остатков:

1. Откройте Главное → Начальные остатки → Помощник ввода остатков.
2. Выберите счёт 41.01 (товары на складах).
3. Нажмите Ввести остатки по счёту.
4. В табличной части добавьте строку с новой номенклатурой, укажите склад, количество и сумму.
5. Проведите документ.

После этого отчёт покажет остаток по складу. Сумму остатка вводите без НДС — на счёте 41 товар учитывается по фактической себестоимости, входной НДС на 41 счёт не попадает.

Массовое заведение: загрузка номенклатуры из Excel

Заводить прайс на триста позиций вручную не нужно. В Бухгалтерии 3.0 в список номенклатуры встроена загрузка из файла.

1. Откройте список Номенклатура.
2. Нажмите Загрузить в командной панели (если кнопки не видно — ищите команду загрузки из файла в меню Ещё).
3. Выберите файл Excel или скопируйте таблицу в открывшуюся форму.
4. Сопоставьте колонки файла с реквизитами: наименование, единица, ставка НДС, артикул.
5. Запустите загрузку.

Перед загрузкой приведите файл в порядок: одна строка — один товар, шапка с короткими заголовками в первой строке, числа без текста и пробелов-разделителей, единицы измерения теми же словами, что в базе. Обязательно добавьте колонку-ключ (артикул или код) — по ней 1С найдёт существующую позицию и не создаст дубль.

Если задача не в заведении прайса, а в переносе номенклатуры из другой базы 1С, загрузка через Excel — не лучший путь: потеряются связи с видами, единицами и счетами. Для переноса между базами используйте синхронизацию данных или универсальный обмен в формате XML — они переносят карточки целиком, вместе со служебными ссылками.

Пути в разных конфигурациях 1С

Порядок действий общий, но названия разделов меню различаются. Пути в Бухгалтерии 3.0 и Управлении торговле 11 стабильны.

В Управлении торговлей 11 вместо «счетов учёта» работает механизм групп финансового учёта номенклатуры, а остатки и цены ведутся в разрезе характеристик гораздо гибче, чем в Бухгалтерии. ERP построена на той же логике, что УТ 11, — заведение карточки идёт через раздел нормативно-справочной информации.

Как проверить, что позиция заведена правильно

Карточку видно в списке сразу, но «заведена» ещё не значит «работает в учёте». Три быстрые проверки.

• 🔍 Поиск по справочнику. Наберите часть названия и артикул. Если позиция находится в одном экземпляре — дубля нет.
• 🧾 Пробное проведение. Создайте черновик поступления с новой позицией и нажмите Провести. Если документ провёлся без запроса счёта — вид номенклатуры и счета учёта настроены верно. Черновик потом удалите, чтобы он не дал лишних движений.
• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость. После ввода остатка откройте ОСВ по счёту 41.01 с группировкой по номенклатуре и складу. Остаток по новой позиции должен совпадать с тем, что вы ввели.

В Управлении торговлей для той же проверки используют отчёты по остаткам товаров на складах — там результат виден в разрезе характеристик.

Частые ошибки при заведении номенклатуры

• ❌ Карточка без вида номенклатуры. Товар попадает в корень справочника, при проведении 1С не находит счёт учёта. Лечится проставлением вида и перепроведением документов.
• ❌ Дубли одной позиции. Разные сотрудники заводят «Кабель ВВГ 3х2,5» и «Кабель ВВГ 3*2.5». Остатки разносятся по двум карточкам. Профилактика — поиск перед созданием и обязательный артикул.
• ❌ Неверная единица измерения. Завели в «кг», а приходует и продаёт в «шт». Поменять после движений нельзя — придётся заводить новую карточку.
• ❌ Остаток введён с НДС. На счёте 41 товар учитывается по себестоимости без НДС. Сумма с НДС завысит себестоимость и исказит финансовый результат при продаже.
• ❌ Пустое полное наименование. В накладную и счёт-фактуру уходит короткое рабочее название вместо развёрнутого. Покупатель может не принять документ.