Путевой лист в 1С 8.3: от справочников до списания ГСМ и оплаты водителя

Завести путевой лист в 1С 8 можно двумя способами, и выбор зависит от конфигурации. Полноценный документ «Путевой лист» с маршрутом, пробегом, заправками и расчётом топлива по норме есть в 1С:Управление автотранспортом (УАТ) и отраслевых решениях на её основе. В типовой 1С:Бухгалтерии 3.0 такого документа нет: там путевой лист оформляют отдельно, а в базу вносят его итог — списание ГСМ требованием-накладной и начисление водителю.

Если машин одна-две, хватает Бухгалтерии и аккуратно заполненного бланка. Когда парк больше пяти машин, водители работают сдельно и нужно сравнивать факт с нормой, без УАТ учёт быстро превращается в таблицы Excel рядом с базой.

1. Справочники и настройки, без которых путевой лист не заполнить

Путевой лист опирается на четыре группы данных. Если хотя бы одной нет, документ либо не проведётся, либо посчитает расход неверно.

🚗 Транспортное средство. Госномер, марка, модель, тип топлива, базовая норма расхода в литрах на 100 км. В БП 3.0 машина — это основное средство: карточка в Справочники → Основные средства, принятие к учёту отдельным документом. В УАТ у машины своя подробная карточка с нормами и надбавками.

👤 Водитель. Сотрудник с должностью «водитель», номером водительского удостоверения и категорией. В БП 3.0 — Зарплата и кадры → Сотрудники.

⛽ Топливо. Номенклатура «Бензин АИ-92», «Дизельное топливо» с единицей измерения «литр». Счёт учёта — 10.03 «Топливо». Проверьте его в Справочники → Счета учета номенклатуры: если для вида номенклатуры стоит 10.01, бензин уйдёт в сырьё, и ОСВ по топливу будет пустой.

🏭 Склад и затраты. Отдельный склад «Топливо в баках» удобен, когда остатки в машинах нужно видеть отдельно от запасов на АЗС-картах. Плюс статья затрат «ГСМ» в Справочники → Статьи затрат и подразделение, на которое списываются расходы.

2. Как создать путевой лист и заполнить шапку

В УАТ путевой лист создают в журнале путевых листов: кнопка Создать, затем выбор вида документа, если их несколько (легковой, грузовой, автобус). Удобнее копировать вчерашний лист этой же машины — переносятся водитель, маршрут и остатки.

Шапка повторяет обязательные реквизиты, которые требует закон:

1. Номер и дата. Номер присваивается автоматически. Срок действия — один день или смена; на несколько дней лист выдают, если рейс не укладывается в смену.
2. Организация — владелец или арендатор машины.
3. Транспортное средство — выбирается из справочника; после выбора подтягиваются госномер, норма и вид топлива.
4. Водитель и номер удостоверения.
5. Дата и время выезда и возвращения — плановые и фактические.
6. Показания одометра при выезде. В УАТ они подставляются из предыдущего листа по этой машине, и это первая проверка на разрывы.
7. Отметки о медосмотре и техосмотре — дата, время, ФИО медработника и контролёра.

3. Маршрут, пробег и время работы в путевом листе

Маршрут заполняют в табличной части документа. Для легковой машины достаточно пунктов назначения по порядку: «Офис — налоговая — склад поставщика — офис». Для грузовой — заданий с грузом, массой и пунктами погрузки и разгрузки.

Что указывают по каждой строке:

• 📍 пункт отправления и назначения;
• ⏰ время выезда и прибытия;
• 📏 пробег по участку, км;
• 📦 для грузовых — груз, масса, число ездок, номер товарно-транспортной накладной.

По возвращении водитель сдаёт лист, и диспетчер вносит показание одометра на возврате. Пробег за день = одометр при возвращении − одометр при выезде. Сумма пробега по строкам маршрута должна сходиться с этим числом. Расхождение 1–2 км на округлениях нормально, 20 км — нет.

Время работы на линии считается от выезда до возвращения минус обеденный перерыв. Оно нужно для повременной оплаты водителя и для норм, которые зависят от часов работы спецоборудования.

4. Топливо в путевом листе: заправки, остатки и расход по норме

Самая чувствительная часть путевого листа — топливный баланс. Он сводится одной формулой:

Фактический расход = остаток при выезде + заправки за день − остаток при возвращении.

Расход по норме считают по формуле из методических рекомендаций Минтранса для легковых машин:

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D)

Qн — нормативный расход, л
Hs — базовая норма, л/100 км
S  — пробег, км
D  — суммарная надбавка, % (зима, город, кондиционер)

Пример. Базовая норма 10 л/100 км, пробег за день 250 км, зимняя надбавка 10%.

• По норме: 0,01 × 10 × 250 × 1,1 = 27,5 л.
• Остаток при выезде 15 л, заправка 30 л, остаток при возвращении 16 л.
• Факт: 15 + 30 − 16 = 29 л.
• Перерасход: 29 − 27,5 = 1,5 л.

В УАТ норма и факт считаются в документе автоматически, перерасход виден в отдельной колонке. В БП 3.0 этот расчёт делают вне программы, а в базу идёт только итоговое количество литров на списание.

Заправки вносят по чекам АЗС или по отчёту оператора топливных карт: дата, литры, сумма. Покупка топлива в БП 3.0 оформляется поступлением от поставщика в Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), обычно одним документом за месяц по отчёту оператора карт.

5. Списание ГСМ в 1С:Бухгалтерии 3.0 по путевым листам

Когда путевые листы ведутся на бланках, в БП 3.0 переносят их итог — литры фактического расхода. Обычно это делают раз в месяц по реестру путевых листов, а не каждым листом отдельно.

Пошагово:

1. Откройте Производство → Требования-накладные и нажмите Создать.
2. Укажите склад, с которого списывается топливо, и дату — последний день месяца или дату листа.
3. На вкладке материалов добавьте номенклатуру топлива и количество литров по сумме путевых листов. Стоимость рассчитается по способу оценки МПЗ из учётной политики.
4. На вкладке счетов затрат укажите счёт: 26 для управленческих машин, 44.01 или 44.02 для торговли и доставки, 20.01 для машин основного производства. Добавьте подразделение и статью «ГСМ».
5. В комментарии перечислите номера путевых листов, по которым идёт списание. Это экономит время, когда проверяющий попросит связать проводку с первичкой.
6. Проведите документ и откройте Дт/Кт.

Проверка: Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по 10.03 с разбивкой по складам. Сальдо в литрах на конец месяца должно совпадать с суммой остатков в баках по последним путевым листам плюс остаток на складе, если топливо хранится в канистрах.

6. Оплата водителя по данным путевых листов

Путевой лист — основание не только для списания топлива, но и для зарплаты водителя, если оплата зависит от выработки: часов на линии, километров или числа рейсов.

Повременная оплата. Водитель на окладе или часовой ставке. Путевые листы подтверждают отработанные часы, а зарплата начисляется обычным порядком: в БП 3.0 — документом «Начисление зарплаты» в Зарплата и кадры → Все начисления, в ЗУП 3.1 — по табелю.

Сдельная оплата. Расценка за километр или рейс. Удобнее всего это в ЗУП 3.1:

1. В Настройка → Показатели расчета зарплаты заведите показатель, например «Пробег, км», с вводом значения за месяц.
2. В Настройка → Начисления создайте начисление с формулой Пробег × Расценка и укажите, что показатель вводится документом.
3. В Настройка → Шаблоны ввода исходных данных сделайте шаблон для этого показателя.
4. Каждый месяц вносите пробег по водителям документом «Данные для расчета зарплаты» из Зарплата → Данные для расчета зарплаты.

Пример: пробег за месяц 3 200 км, расценка 4 ₽ за км. Начисление = 3 200 × 4 = 12 800 ₽ сверх оклада.

В БП 3.0 формульных начислений нет. Сдельную часть считают по реестру путевых листов и вносят суммой отдельной строкой начисления в документе «Начисление зарплаты».

7. Проведение путевого листа, печать и хранение

В УАТ работа с путевым листом идёт в два этапа: при выдаче водителю его заполняют плановыми данными и печатают, после возвращения вносят факт и проводят. Только проведённый лист попадает в отчёты по расходу топлива и выработке.

Печатные формы, которые обычно используют:

Эти формы Госкомстата больше не обязательны: организация может утвердить свой бланк, если в нём есть все реквизиты, которые требует Минтранс. На практике бланки № 3 и № 4 до сих пор самые распространённые, и УАТ печатает их из документа.

В БП 3.0 типовой печатной формы путевого листа нет. Варианты — заполнять бланк вне базы или подключить внешнюю печатную форму через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки. Внешние формы берите только из проверенного источника: они выполняются с правами пользователя базы.

Для части перевозчиков путевой лист обязателен в электронном виде через государственную систему электронных перевозочных документов. Проверьте, касается ли это вашей деятельности: для своих служебных легковых машин и для коммерческих перевозок требования разные.

Срок хранения бумажных путевых листов для налоговых целей — не меньше пяти лет: они подтверждают расходы на ГСМ.

8. Ошибки при оформлении путевого листа и как их найти

Частые вопросы