Самозанятый как контрагент в 1С:Бухгалтерии 3.0 — от проверки статуса до закрытия месяца

Самозанятого в 1С 8.3 заводят как обычного контрагента: Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты → Создать, вид — «Физическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель», обязательно ИНН из 12 цифр. Отдельного «вида контрагента для НПД» в типовой Бухгалтерии нет, поэтому весь учёт держится на трёх вещах: проверенном статусе, договоре без НДС и чеке из приложения «Мой налог».

Ниже порядок для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 в интерфейсе «Такси». Он одинаков для ОСНО и УСН: различается только то, как расход попадёт в налоговый учёт. В 1С:ЗУП самозанятых не оформляют — это не договор ГПХ с удержанием НДФЛ и начислением взносов.

1. Проверьте статус плательщика НПД до создания карточки

Статус проверяют не один раз, а дважды: перед подписанием договора и в день каждой оплаты. Человек может сняться с учёта в любой момент, и тогда выплата ему становится обычным доходом физлица — с НДФЛ и страховыми взносами за счёт организации.

Как проверить:

1. Откройте сервис ФНС «Проверить статус налогоплательщика налога на профессиональный доход» на сайте npd.nalog.ru.
2. Введите ИНН исполнителя и дату, на которую нужен статус.
3. Сохраните результат — PDF или скриншот с датой. Это ваше доказательство на случай вопросов инспекции.

Что ещё выяснить у исполнителя до работы:

• 🔍 Не был ли он вашим сотрудником последние два года. Выплаты бывшему работнику (или работодателю) в течение двух лет после увольнения не облагаются НПД. Если так — оформляйте договор ГПХ с НДФЛ и взносами.
• 📦 Что он продаёт. На НПД можно оказывать услуги, выполнять работы и продавать товары своего производства. Перепродажа чужих товаров и подакцизная продукция под режим не подпадают.
• 💳 Как он получает деньги. Нужны реквизиты счёта, на который придёт оплата. Карта третьего лица — повод остановиться.

2. Как завести самозанятого контрагента в справочнике 1С 8.3

Перед созданием карточки удобно сделать в справочнике отдельную группу «Самозанятые». Тогда список всех исполнителей на НПД открывается одним фильтром, и при закрытии месяца проще проверять чеки.

Карточка физлица без ИП

1. Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты, кнопка Создать. Если нужна группа — сначала Создать группу , затем создайте элемент внутри неё.
2. Поле «Вид контрагента» — Физическое лицо.
3. Укажите ФИО полностью, как в паспорте. Наименование программа соберёт сама; можно дописать к нему пометку «(НПД)», чтобы статус был виден в документах.
4. Поле ИНН — 12 цифр. Без ИНН чек на организацию не сформируется, а сверить статус будет нечем.
5. Страна регистрации — Россия.
6. На вкладке или по ссылке «Банковские счета» добавьте расчётный счёт или счёт карты, БИК банка.
7. Адрес и телефон — по желанию; для учёта они не обязательны.

Карточка ИП на НПД

Порядок тот же, но вид — Индивидуальный предприниматель. Дополнительно заполните ОГРНИП. ИП на НПД тоже не платит НДС и тоже выдаёт чек из «Мой налог», а не счёт-фактуру.

3. Договор с самозанятым: что указать в программе

Бумажный договор подписывают как обычный договор оказания услуг или подряда. В тексте полезно прописать три условия: исполнитель применяет НПД, сам платит налог, обязан передать чек и сообщить о потере статуса.

В 1С договор создают из карточки контрагента — по ссылке Договоры → Создать:

• Вид договора — «С поставщиком».
• Номер и дата — как в бумажном документе.
• Наименование — например, «Договор оказания услуг № 15 (НПД)».
• Срок действия — если договор срочный.
• Через скрепку («Присоединённые файлы») приложите скан договора и PDF с проверкой статуса.

Ставку НДС в договоре БП 3.0 не хранит: она подставляется в документах. Поэтому «Без НДС» придётся выбирать в поступлении — об этом ниже.

4. Поступление услуг, работ или товаров от плательщика НПД

Акт от самозанятого вносят тем же документом, что и от любой фирмы: Покупки → Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).

Услуги и работы

1. Кнопка Поступление → вид операции Услуги (акт, УПД).
2. Выберите контрагента и договор.
3. Дата и номер — из акта исполнителя. Если акт составляете вы сами, а исполнитель подписывает, ставьте дату подписания.
4. В табличной части: наименование услуги, сумма, % НДС — «Без НДС».
5. Счёт затрат — по назначению: 20.01, 26 или 44.01. Статья затрат — ваша обычная, например «Консультационные услуги».
6. Счёт расчётов — 60.01, счёт авансов — 60.02. Если в организации принято вести физлиц на 76.05 — используйте его, главное единообразно.
7. Счёт-фактуру не регистрируйте: у самозанятого его нет и быть не может.

Товары собственного производства

Вид операции — Товары (накладная, УПД). Например, мастер на НПД сделал вам мебель под заказ или напечатал партию сувениров. Склад, номенклатура и счёт 10 или 41 — как обычно, НДС — «Без НДС».

Что сформируется

Проводок по 19 и 68.02 здесь нет. Если они появились — в документе осталась ставка НДС.

5. Оплата исполнителю и контроль чеков «Мой налог»

Как провести оплату

1. Банк и касса → Банк → Банковские выписки → Списание.
2. Вид операции — Оплата поставщику.
3. Контрагент, договор, сумма; ставка НДС — «Без НДС».
4. В назначении платежа укажите номер и дату договора или акта и «НДС не облагается».

Если работаете через «Клиент-банк», платёжное поручение создаётся тем же способом, а выписка загружается обычной обработкой обмена с банком.

Когда должен прийти чек

Исполнитель формирует чек в «Мой налог» при получении денег. При безналичной оплате закон разрешает передать чек позже — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты. В чеке должны быть ИНН и наименование вашей организации: если там написано «Физическое лицо» — чек оформлен неправильно.

Как хранить чек в 1С:

• Откройте документ списания или поступления, нажмите скрепку и приложите PDF или скриншот чека.
• В комментарий документа впишите номер чека. Тогда список документов фильтруется по слову «чек», а пустые комментарии сразу видны.
• Подлинность проверяется по QR-коду: он ведёт на страницу чека в сервисе ФНС.

Аванс до подписания акта

Если платите вперёд, чек исполнитель формирует на сумму аванса в момент получения денег, а не при сдаче работы. В 1С аванс ляжет на 60.02, а после проведения поступления зачтётся автоматически. Если работа так и не выполнена и деньги вернулись, исполнитель аннулирует чек — проверьте это по QR-коду.

Чек может быть аннулирован самим исполнителем — например, по ошибке или при возврате денег. Поэтому раз в квартал стоит пройтись по QR-кодам чеков крупных выплат.

6. Закрытие периода и отчётность по выплатам самозанятым

Сверка перед закрытием месяца

1. Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по 60 (или 76.05), отбор по группе «Самозанятые».
2. Дебетовое сальдо — аванс без акта. Кредитовое — акт есть, оплаты нет.
3. По каждому обороту с дебета 60 проверьте, приложен ли чек. Удобно открыть список «Списания с расчётного счёта», отобрать по группе контрагентов и посмотреть колонку комментариев.

Если чека нет: как исключить расход из налогового учёта

Для бухгалтерского учёта акт достаточен. Для налога на прибыль подтверждением расхода по закону № 422-ФЗ служит именно чек. Если чека так и нет, расход нужно вывести из налогового учёта.

Практичный способ — отдельная статья затрат, например «Услуги НПД без чека», со снятым флажком принятия к налоговому учёту. Документ поступления перепроводите с этой статьёй. Когда чек придёт, верните обычную статью и перепроведите документ в том же периоде.

Какие отчёты затрагивает

• 6-НДФЛ и расчёт по страховым взносам — выплаты самозанятым с действующим статусом и чеком туда не попадают.
• Персонифицированные сведения в СФР (бывший ФСС и ПФР) — тоже не включаются: это не договор ГПХ.
• Декларация по налогу на прибыль или УСН — расход входит в неё, если подтверждён чеком.
• Книга покупок — записи не формируются, раз нет НДС.

Частые ошибки при учёте самозанятых в 1С

• ❌ В поступлении осталась ставка 20%. Программа подставляет её по умолчанию из номенклатуры или настроек. Итог — НДС к вычету, которого нет. Проверяйте колонку «% НДС» и проводки по 19.
• ❌ Зарегистрирован счёт-фактура. У плательщика НПД его нет. Удалите запись, иначе она попадёт в книгу покупок.
• ❌ Самозанятого заводят как сотрудника и платят через ведомость на зарплату. Это смешивает трудовые выплаты с оплатой услуг и выглядит как подмена трудовых отношений.
• ❌ Один контрагент на двоих. Бывает, что сначала человека завели как физлицо, а потом он оформил ИП. Это две разные карточки: у ИП появляются ОГРНИП и, возможно, другой счёт. Старую карточку не переделывайте, если по ней уже есть документы.
• ❌ Регулярная оплата «постоянного» исполнителя с фиксированной суммой каждый месяц, по одной функции и графику. Для инспекции это признак трудовых отношений, и 1С тут не поможет — смотрите условия договора.

Частые вопросы