Новый склад в 1С:Бухгалтерии 3.0 — от включения функции до первого документа

Новый склад в 1С:Бухгалтерии 8.3 создают в списке Справочники → Товары и услуги → Склады кнопкой «Создать». Но если в документах поле «Склад» не видно, сначала включите флажок «Несколько складов» в Главное → Функциональность на вкладке «Запасы». Без него программа ведёт весь складской учёт на одном «Основном складе» и прячет выбор склада из форм.

Дальше всё сводится к трём решениям: какого типа склад, ведётся ли по нему учёт в разрезе мест хранения на счетах, и кто за него отвечает. Порядок описан на примере 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0, отличия для 1С:Управления торговлей 11 и КА/ERP вынесены в раздел про ячейки.

Что проверить до создания нового склада

Склад — это не только строка в справочнике. От настроек программы зависит, увидите ли вы его в документах и в отчётах. Проверьте два места.

Функциональность: несколько складов

1. Откройте Главное → Функциональность.
2. Перейдите на вкладку «Запасы».
3. Установите флажок «Несколько складов».

После этого в шапке приходных, расходных и складских документов появится поле «Склад». Если вы торгуете в розницу, на вкладке «Торговля» включите ещё «Розничная торговля» — без неё в карточке склада не будет выбора розничных типов.

Аналитика по складам на счетах учёта

Флажок в функциональности отвечает за интерфейс. А вот будут ли остатки на счетах 10, 41, 43 разложены по складам, решает настройка плана счетов.

Откройте Главное → Учетная политика и перейдите по ссылке «Настройка плана счетов». В блоке учёта запасов есть два режима:

Пример. У фирмы склад в Москве (МОЛ Иванов) и склад в Туле (МОЛ Петров). Бухгалтеру нужно знать, на какую сумму товара числится за каждым, — значит, режим «по количеству и сумме». Если же это две комнаты в одном здании под одним кладовщиком, хватит количественного учёта.

Менять режим посреди года можно, но аналитика за прошлые периоды не пересчитается сама. Лучше определиться до первых документов на новом складе.

Когда новый склад заводить не нужно

• 🚚 Товар в пути — это не склад. Его отражают датой поступления, а не отдельным «Складом в пути».
• 👤 Подотчётные ТМЦ у сотрудника (инструмент, спецодежда в эксплуатации) — учитываются по сотрудникам, а не по складам.
• 🏷 Разные организации в одном помещении — один физический склад можно использовать в документах обеих фирм. Остатки всё равно разделятся по организациям.

Как завести склад в справочнике пошагово

Открываем список складов

Перейдите в Справочники → Товары и услуги → Склады. В новой базе там уже есть «Основной склад» — его создаёт программа при начальном заполнении. Переименовать его можно, удалять не нужно.

Заполняем карточку

1. Нажмите «Создать».
2. В поле «Наименование» укажите понятное название: «Склад Подольск», «Магазин на Ленина», «Склад брака». Это имя увидят все пользователи в документах и отчётах.
3. Если складов много, выберите группу. Группы создают кнопкой «Создать группу » в списке — например, «Оптовые», «Магазины», «Закрытые».
4. Выберите тип склада (см. следующий раздел). Поле появляется, только если включена розничная торговля.
5. Для розничного типа укажите тип цен — по нему программа будет подставлять продажные цены.
6. Заполните ответственное лицо.
7. Нажмите «Записать и закрыть».

Основной склад для подстановки

В списке складов основной выделен жирным шрифтом. Именно его 1С подставляет в новые документы. Если новый склад станет главным, выделите его в списке и выберите команду установки основного склада в меню «Ещё». Удобно, когда кладовщик работает только со своим складом: меньше ошибок при вводе документов.

Тип склада и параметры учёта

Тип склада определяет, по каким ценам и на каких субсчетах будет числиться товар. Это главное поле карточки, и ошибка в нём заметна сразу после первого перемещения.

Для НТТ продажная цена фиксируется в момент передачи товара в точку. Поэтому смена цен там требует отдельной переоценки, а не просто нового прайса. Если не уверены, что вам нужна НТТ, начните с «Розничного магазина»: он проще в сопровождении.

Пример с НТТ. В киоск передали 50 пачек чая, покупная цена 80 ₽, продажная 120 ₽. Товар встанет на учёт по 120 ₽ за пачку, а разница 40 ₽ × 50 = 2 000 ₽ уйдёт в торговую наценку. В конце смены продавец сообщает выручку, и бухгалтер отражает её отчётом о розничных продажах.

Тип склада меняйте только до появления документов по нему. Иначе старые движения останутся в одних субсчетах, новые пойдут в другие, и остатки «разъедутся».

Места хранения и ячейки: как организовать

Читатели часто ищут в 1С:Бухгалтерии ячейки, стеллажи и зоны хранения. Их там нет: место хранения в БП — это и есть склад. Поэтому на практике делают так.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

• 🏬 Отдельное здание или адрес — отдельный склад в справочнике.
• 📦 Зона внутри склада, где лежит особый товар (брак, ответственное хранение , давальческое сырьё) — тоже отдельный склад: «Склад брака», «Ответхранение». Так остатки не смешиваются с основными.
• 🗂 Множество мелких мест (полки, стеллажи) — группа складов с общим родителем. Например, группа «Склад Подольск» и внутри неё «Подольск — холодная зона», «Подольск — сухая зона».

Не плодите склады под каждую полку. Каждое перемещение между ними — отдельный документ, и при 30 складах кладовщик утонет в бумагах.

В Управлении торговлей 11, КА и ERP

Здесь есть настоящая иерархия: склад → складские помещения → ячейки адресного хранения. Включается она в разделе настроек склада в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов, а затем точечно в карточке каждого склада.

• 🔸 Складские помещения — деление склада на зоны с отдельным учётом остатков.
• 🔸 Адресное хранение — учёт до конкретной ячейки, задания на отбор и размещение.
• 🔸 Ордерная схема — разделение «бухгалтерского» прихода и фактической приёмки товара кладовщиком приходными и расходными ордерами.

Порядок такой: сначала включите нужные возможности в настройках раздела, затем откройте карточку склада и отметьте, какие из них применять именно на нём. Один склад может работать с ордерами и ячейками, соседний — по простой схеме.

Адресное хранение имеет смысл, когда ячеек сотни и товар ищут по адресу. Для склада из трёх стеллажей это лишняя работа: каждое движение придётся подтверждать заданием.

Ответственное лицо склада

Материально ответственное лицо (МОЛ) указывают в карточке склада. Оно попадает в печатные формы, где нужна подпись кладовщика, и помогает быстро понять, к кому идти с вопросом по остаткам.

Сама запись в 1С ответственности не создаёт. Чтобы работник отвечал за недостачу в полном размере, с ним заключают письменный договор о полной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ). Если на складе работает бригада, оформляют договор о коллективной ответственности.

Один человек может отвечать за несколько складов, и это нормально для небольшой фирмы. Обратная ситуация — два кладовщика на одном складе посменно — решается договором о коллективной ответственности, а в карточке указывают старшего.

Что сделать при назначении или смене МОЛ:

1. Подписать договор о материальной ответственности .
2. Провести инвентаризацию на дату передачи склада — приём и сдача дел по методическим указаниям Минфина обязательны при смене материально ответственных лиц.
3. Сменить ответственного в карточке склада.
4. Проверить печатную форму любого документа по этому складу: в подписи должна стоять новая фамилия.

Складской учёт в 1С:Бухгалтерии 8.3 для чайников

Склад заведён — дальше остатки на нём меняются только документами. Вот минимальный набор, которым закрывается почти вся складская работа в БП 3.0.

Первые остатки нового склада вводят не «поступлением из ниоткуда», а одним из двух способов:

• если товар уже был в учёте на другом складе — документом «Перемещение товаров»;
• если это старт учёта в базе — помощником ввода начальных остатков в Главное → Начальные остатки.

Мини-пример: путь товара через два склада

1. Поступление 100 коробок на «Основной склад».
2. Перемещение 40 коробок на «Магазин на Ленина».
3. Реализация 30 коробок с «Основного склада».
4. Итог: на «Основном складе» 30 коробок, в магазине 40. Ведомость по товарам на складах должна показать ровно эти числа.

Если цифры не сходятся, почти всегда виноват склад, выбранный в шапке одного из документов. Откройте документы за период с отбором по товару и посмотрите колонку склада.

Как проверить остатки по складу

Откройте Склад и найдите в группе отчётов «Ведомость по товарам на складах». Отбор по складу покажет приход, расход и остаток за любой период. Для сверки со стоимостью сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 или 10 с детализацией по складам — она заработает, только если в настройке плана счетов включён учёт по складам.

Когда склад «не работает»: ошибки и их причины

Почти все проблемы с новым складом укладываются в несколько симптомов. Выберите свой.

Частые вопросы