Создание карточки нового клиента в справочнике «Контрагенты»

Новый клиент заводится в справочнике «Контрагенты»: в 1С:Бухгалтерии 3.0 это Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты, кнопка Создать. Если подключён сервис «1С:Контрагент», достаточно ввести ИНН — наименование, КПП, адрес и ОГРН подтянутся из реестра ФНС автоматически.

Главная ошибка при заведении контрагента — создать дубль того, кто уже есть в базе. Поэтому порядок такой: сначала проверяем, нет ли клиента в справочнике, и только потом создаём карточку. Ниже — весь путь от проверки до готового договора, с учётом разницы между юрлицом, ИП и физлицом.

Проверьте, нет ли контрагента в базе

Прежде чем создавать карточку, откройте справочник и найдите клиента поиском. В списке контрагентов есть строка поиска — введите в неё ИНН или фрагмент названия.

Искать лучше по ИНН: название одна и та же компания может писать по-разному («ООО Ромашка», «Ромашка ООО», «Ромашка, общество…»), а ИНН уникален. Если по ИНН ничего не нашлось — контрагента в базе нет, создаём.

Если дубль всё-таки появился, его не удаляют напрямую (на него уже есть ссылки в документах), а помечают на удаление и объединяют через обработку Администрирование → Обслуживание → Поиск и удаление дублей.

Создание карточки в справочнике «Контрагенты»

В списке контрагентов нажмите Создать. Откроется новая карточка. Первое поле — Вид контрагента:

• 🏢 Юридическое лицо — ООО, АО и прочие организации (ИНН из 10 цифр, есть КПП);
• 👤 Физическое лицо — частное лицо и индивидуальный предприниматель (ИНН из 12 цифр, КПП нет);
• 🏛 Государственный орган — бюджетные получатели, казначейство;
• 🏭 Обособленное подразделение — филиал уже заведённого юрлица.

Вид определяет набор полей карточки, поэтому выбирайте его в первую очередь. Сменить вид после сохранения и ввода документов будет сложно.

Дальше — поле ИНН. Вводите ИНН в него, а не в наименование. Если «1С:Контрагент» активен, после ввода ИНН 1С сама обратится к базе ФНС и заполнит реквизиты. Если сервиса нет — реквизиты вводятся руками.

Автозаполнение по ИНН через «1С:Контрагент»

Сервис «1С:Контрагент» тянет данные из ЕГРЮЛ и ЕГРИП: полное и краткое наименование, КПП, юридический адрес, ОГРН, код по ОКПО. Это экономит время и исключает опечатки в реквизитах.

Подключается он в разделе Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. Для работы нужны действующий договор ИТС и подключённая интернет-поддержка (логин и пароль с портала 1С). Базовый лимит проверок входит в ИТС; большой объём автозаполнений — за отдельную плату, ориентировочно от 4 900 ₽ в год (тариф уточняйте у партнёра, цифры меняются).

Если автозаполнение не сработало, разберите причину по симптому:

Какие реквизиты заполнить и что подтянется само

После автозаполнения проверьте и дополните карточку. Автоматически приходят из реестра:

• полное и сокращённое наименование;
• ИНН и КПП;
• ОГРН/ОГРНИП и дата регистрации;
• юридический адрес.

Руками обычно добавляют то, чего в реестре нет:

1. Банковский счёт — по ссылке «Банковские счета» в карточке. Введите БИК банка (наименование и корсчёт подтянутся из классификатора банков) и расчётный счёт из 20 цифр. Счёт нужен, чтобы 1С подставляла реквизиты в платёжки и счета.
2. Контактное лицо — ФИО, должность, телефон, e-mail менеджера со стороны клиента. Удобно для печати документов и отправки по ЭДО.
3. Фактический и почтовый адрес — если отличаются от юридического.
4. Основной договор — о нём ниже, это ключевой реквизит для документов.

Поле Полное наименование должно совпадать с учредительными документами — оно печатается в договорах и первичке. Сокращённое наименование 1С подставляет в списки и шапки документов.

Отдельно о банковском счёте: если у клиента несколько счетов, первый введённый 1С считает основным и подставляет по умолчанию. Остальные добавляются в тот же список и выбираются в платёжных документах вручную. Для расчётов через платёжную систему или по номеру телефона счёт не нужен — но для безналичной оплаты через банк он обязателен.

Юридический адрес из реестра и фактический адрес доставки часто различаются. Юридический печатается в договоре, фактический — в накладных и транспортных документах. Если они совпадают, второй адрес можно не заполнять.

Проверка контрагента перед первой сделкой

Заведение карточки и проверка благонадёжности — разные задачи. Налоговая по статье 54.1 НК РФ вправе снять расходы и вычеты, если контрагент окажется «технической» компанией, а вы не проявили должной осмотрительности. Поэтому нового клиента проверяют до сделки.

В карточке контрагента при подключённом «1С:Контрагенте» или сервисе «1СПАРК Риски» доступно Досье контрагента — сводка из ЕГРЮЛ: статус (действующий / в процессе ликвидации / исключён), дата регистрации, руководитель, уставный капитал, признаки риска (массовый адрес, дисквалифицированный директор).

Статус «недействующий» или «в стадии ликвидации» — повод не начинать работу или запросить объяснения. Для досье соберите минимальный пакет:

На что смотреть в первую очередь: дата регистрации (компания «моложе» нескольких месяцев с крупным контрактом — повод насторожиться), совпадение фактической деятельности с заявленными ОКВЭД, отсутствие в реестре недобросовестных поставщиков, массовость адреса и руководителя. Один тревожный признак — ещё не приговор, но их совокупность требует объяснений от клиента.

Результаты проверки стоит сохранить (скриншоты, выписка) — при вопросах от ИФНС они подтвердят осмотрительность.

Договор: как настроить условия расчётов

Без договора документы реализации и поступления не проведутся — 1С потребует указать его. Договоры заводятся по ссылке «Договоры» в карточке контрагента. Нажмите Создать и заполните:

• Вид договора — главное поле. От него зависит, в каких документах договор подставляется:
  • С поставщиком — для поступлений (вы покупаете);
  • С покупателем — для реализаций (вы продаёте);
  • С комиссионером (агентом) на закупку и С комитентом (принципалом) на продажу — для посреднических схем;
  • Прочее — для операций, не относящихся к купле-продаже.
• Номер и дата — из бумажного договора.
• Валюта расчётов — по умолчанию рубли; для валютных договоров выберите нужную.
• Вид расчётов — по договору в целом или по документам расчётов (влияет на зачёт авансов).

Поле Вид расчётов определяет, как 1С закрывает авансы. При расчётах «по договору в целом» программа автоматически зачитывает предоплату против отгрузки по всему договору. Вариант «по документам» требует явно указывать, какой аванс закрывает какую реализацию, — он нужен для детального учёта по каждой сделке.

С одним контрагентом договоров может быть несколько: например, «С покупателем» на продажу и «С поставщиком» на возвратные поставки. Это нормально и как раз причина не плодить отдельные карточки. Один из договоров можно пометить как основной — тогда 1С будет подставлять его в новые документы автоматически.

Физические лица и ИП: в чём разница

Индивидуальный предприниматель. Вид контрагента — «Физическое лицо», ИНН из 12 цифр, КПП нет. При автозаполнении данные приходят из ЕГРИП, наименование принимает вид «ИП Фамилия И. О.». Для ИП так же заводят банковский счёт и договор — расчёты с ним ведутся как с организацией.

Обычное физлицо (не предприниматель). Заводится, когда вы платите частному лицу или принимаете от него оплату: аренда у физлица, расчёты с самозанятым, розничный покупатель с оформлением на конкретного человека. Банковский счёт заполняется, если оплата безналичная.

Самозанятого (плательщика НПД) заводят как физлицо; удерживать НДФЛ и взносы с его дохода не нужно, но от него требуется чек из приложения «Мой налог».

Группы, папки и дополнительные реквизиты для аналитики

Когда контрагентов становится много, справочник упорядочивают папками-группами. В списке нажмите Создать группу и разложите клиентов, например, по признаку «Покупатели / Поставщики / Прочие» или по регионам. Контрагент перетаскивается в группу мышью или командой перемещения.

Для собственной аналитики, которой нет в типовых полях (менеджер, канал привлечения, сегмент), используйте механизм дополнительных реквизитов. Он включается в разделе Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения. Там для справочника «Контрагенты» вы добавляете своё поле — список значений или строку, — и оно появляется в каждой карточке.

Дополнительные реквизиты потом доступны как отбор и группировка в отчётах и в списке контрагентов. Это штатная замена «тегам»: в 1С:Бухгалтерии отдельного поля «теги» у контрагента нет.

В 1С:Управление торговлей структура иная: там клиент — это «Партнёр», а «Контрагент» — его юридическое лицо для документов, и роли (клиент, поставщик) задаются флажками в карточке партнёра. Если работаете в УТ, заводите сначала партнёра, затем связанного с ним контрагента.

Типичные ошибки при заведении контрагента

Эти промахи всплывают уже при проведении документов и сверках, а не в момент создания карточки:

• 📌 Разнесли один контрагент на две карточки (покупатель и поставщик отдельно). Правильно — одна карточка, два договора разных видов.
• 📌 Внесли ИНН в поле наименования. Автозаполнение не сработает, а поиск по ИНН не найдёт клиента.
• 📌 Не указали КПП у юрлица или указали КПП у ИП. У организации КПП обязателен для корректных счетов-фактур; у ИП его быть не должно.
• 📌 Создали договор с неверным видом. Договор «С поставщиком» не подставится в реализацию, и документ не выберет его.
• 📌 Оставили старое наименование после смены названия клиента. В документах печатается неверное имя — обновите данные из ЕГРЮЛ.

Частые вопросы