Накладные в 1С:Бухгалтерии 8.3: какой документ выбрать и как его провести

В 1С 8.3 накладная — это не отдельный документ, а печатная форма. Чтобы создать накладную на приход, заводят Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), на продажу — Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Внутри выбирают вид операции «Товары (накладная, УПД)», заполняют контрагента, договор, склад и таблицу товаров, проводят — и уже из проведённого документа печатают ТОРГ-12 или УПД.

Типичная ситуация: кладовщик приносит пачку бумажных накладных от поставщика, а менеджер просит «распечатать накладную » клиенту на отгрузку. Обе задачи решаются одними и теми же документами, разница только в разделе. Порядок ниже — для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 с интерфейсом «Такси». Для 1С:Управления торговлей 11 названия документов отличаются, их дадим отдельной таблицей.

Какие накладные бывают и каким документом 1С их оформить

Сначала определите, что именно происходит с товаром. От этого зависит документ, а не наоборот.

📌 Несколько опорных фактов:

• ТОРГ-12 с 2013 года не обязательна. По закону № 402-ФЗ первичный документ можно составить по любой форме, если в нём есть обязательные реквизиты.
• УПД со статусом 1 заменяет и накладную, и счёт-фактуру. Статус 2 — только передаточный документ, без функции счёта-фактуры (так работают продавцы без НДС).
• Если в 1С выбран УПД, отдельно печатать ТОРГ-12 не нужно. Достаточно одного документа.

Для 1С:Управления торговлей 11 логика та же, но документы называются иначе:

Как оформить накладную на поступление товаров

Приходную накладную вводят строго по бумаге или файлу поставщика. Ваша задача — повторить его документ в базе, а не «пересчитать по-своему».

Шаги ввода

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите Товары (накладная, УПД).
3. В шапке заполните номер и дату входящего документа — те, что напечатаны у поставщика. Поле от рядом с номером — это дата его накладной, а не дата ввода.
4. Укажите Контрагент. Договор подставится сам, если он один. Проверьте, что у договора вид «С поставщиком».
5. Выберите Склад, на который оприходуется товар.
6. На вкладке Товары добавьте строки: номенклатура, количество, цена, ставка НДС. Сумму программа посчитает сама.
7. Сверьте итог документа с итогом бумажной накладной до копейки.
8. Внизу формы зарегистрируйте счёт-фактуру: введите его номер и дату и нажмите Зарегистрировать. Если поставщик прислал УПД со статусом 1, отметьте это в документе — счёт-фактура зарегистрируется по тем же реквизитам.
9. Нажмите Провести и закрыть.

Если в накладной есть доставка

Поставщик часто включает в одну накладную и товар, и доставку. Доставку вносите на вкладку Услуги того же документа, а не строкой товара. Если её нужно включить в стоимость товара, удобнее отдельный документ: в списке поступлений выберите вид Поступление доп. расходов. Он распределит сумму доставки по строкам товара пропорционально стоимости или количеству, и себестоимость при продаже будет полной.

Что увидите в проводках

Нажмите кнопку ДтКт в проведённом документе. Для обычного товара на складе будет так:

Если вместо 41.01 стоит 10.01, у номенклатуры вид «Материалы», а не «Товары». Счета подставляются из Справочники → Счета учета номенклатуры. Поправьте правило там, а не руками в каждой накладной.

Как выписать накладную покупателю при отгрузке

Расходная накладная создаётся там, где фиксируется продажа. Самый быстрый путь — на основании счёта на оплату: шапка и товары перенесутся автоматически.

Порядок действий

1. Откройте счёт покупателю в Продажи → Счета покупателям.
2. Нажмите Создать на основании → Реализация (акты, накладные, УПД).
3. Если счёта нет — Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) → Реализация → Товары (накладная, УПД), и заполните шапку вручную.
4. Проверьте склад отгрузки, договор (вид «С покупателем») и ставку НДС в строках.
5. Если товар везёт перевозчик или покупатель забирает его по доверенности, заполните грузополучателя и данные доверенности: эти поля находятся на вкладке с дополнительными сведениями документа.
6. Проведите документ.
7. Внизу формы нажмите Выписать счёт-фактуру, если вы печатаете ТОРГ-12 + счёт-фактуру. При УПД счёт-фактура формируется в составе этого же документа.

Проводки реализации товара в БП 3.0:

Если себестоимость в проводке Дт 90.02.1 нулевая — на складе на дату отгрузки товара нет. Чаще всего поступление введено позже реализации. Перенесите дату поступления или проверьте, тот ли склад выбран.

Внутреннее перемещение товаров между складами

Когда товар везут с центрального склада в магазин или из одного цеха в другой, оформляется не реализация, а перемещение. Права собственности не меняются, выручки нет.

1. Откройте Склад → Перемещение товаров и нажмите Создать.
2. Укажите склад-отправитель и склад-получатель.
3. Заполните товары и количество. Цены вводить не нужно — 1С возьмёт фактическую себестоимость.
4. Проведите и распечатайте накладную на внутреннее перемещение (ТОРГ-13) из меню Печать.

Проводка выглядит странно для новичков: Дт 41.01 Кт 41.01. Счёт тот же, меняется только субконто «Склад». Это нормально.

Перемещение между складами разных организаций так не оформляют. Даже если это «наша вторая фирма», юридически это продажа: реализация в одной базе и поступление в другой.

Списание товаров и инвентаризация

Накладные на списание появляются почти всегда после пересчёта. Правильная последовательность — сначала инвентаризация, потом документы на её основании.

От пересчёта до списания

1. Склад → Инвентаризация товаров → Создать.
2. Выберите склад и нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. В колонку учётного количества 1С поставит остатки по базе.
3. Внесите фактическое количество из пересчёта. Программа покажет отклонение по каждой строке.
4. Распечатайте инвентаризационную опись (ИНВ-3) для подписи комиссии и проведите документ. Инвентаризация сама проводок не делает.
5. Из инвентаризации нажмите Создать на основании → Списание товаров. В документ попадут только недостачи.
6. Для излишков тем же способом создайте Оприходование товаров.

Документ «Списание товаров» по умолчанию относит недостачу на счёт 94. Дальнейшая судьба зависит от решения руководителя:

Порча и бой без инвентаризации оформляются тем же «Списанием товаров», только вводятся вручную. Печатная форма — акт о списании товаров ТОРГ-16. В поле Счёт списания можно сразу указать нужный счёт расходов, без промежуточного 94.

Печать накладных и отправка по ЭДО

Все печатные формы открываются кнопкой Печать в проведённом документе. Состав меню зависит от вида операции: у реализации товаров это ТОРГ-12, УПД, счёт-фактура, транспортная накладная и комплект документов.

Чтобы на бланке были подписи и печать, заполните их один раз в карточке организации (Главное → Организации):

• 👤 в разделе ответственных лиц — руководитель, главный бухгалтер, кладовщик;
• 🖋 в разделе «Логотип и печать» — картинки с факсимиле подписей и печати.

После этого в форме печати появится флажок «Подпись и печать», и документ можно отправить клиенту в PDF прямо из окна печати.

Электронная отправка работает через 1С-ЭДО или другого оператора:

1. Подключите ЭДО в Администрирование → Обмен электронными документами и пригласите контрагента.
2. В проведённой реализации нажмите кнопку ЭДО → Отправить электронный документ.
3. 1С сформирует УПД в формате ФНС, вы подпишете его электронной подписью, и документ уйдёт покупателю.
4. После его подписи статус документа в 1С поменяется, и бумажный экземпляр не нужен.

Помните про подпись: для УПД со статусом 1 (то есть со счётом-фактурой) нужна квалифицированная электронная подпись. Для первички без функции счёта-фактуры стороны могут договориться и о неквалифицированной.

Частые ошибки при вводе накладных

Ниже — ошибки, на которых чаще всего ломаются отчёты и сверки.

• 📅 Дата ввода вместо даты поставщика. В поступлении в поле от стоит сегодняшняя дата. Книга покупок и акт сверки покажут не тот документ, а поставщик не найдёт его при сверке.
• 🔁 Двойной ввод. Накладную загрузили по ЭДО и ещё раз набрали руками. Товара на складе в два раза больше, кредиторка тоже. Проверяйте список по номеру входящего документа.
• 📦 Не та единица измерения. Поставщик отгрузил 10 коробок по 12 штук, а в базу внесли «10 шт». Остаток расходится на 110 единиц. В номенклатуре задайте единицу, в которой реально ведёте учёт, и пересчитывайте при вводе.
• 📑 Не тот договор. У покупателя несколько договоров, а в реализации подставился старый. Долг повиснет не на том договоре, и акт сверки в разрезе договоров не сойдётся с данными клиента.
• 🧾 Неверная ставка НДС. Товар с НДС 10% ввели по 20% или наоборот. Ставка подставляется из карточки номенклатуры — исправьте её там, чтобы ошибка не повторилась.
• 📋 Накладная не проведена. Документ записан, но не проведён: товар не встал на остаток, хотя в списке документ есть. Непроведённые документы видны без зелёной галочки в первой колонке.
• 🔒 Правка в закрытом периоде. Задним числом документ не проводится. Это работают даты запрета изменения (Администрирование → Пользователи и права). Снимать запрет стоит только по согласованию с главным бухгалтером: после правки нужно заново закрыть месяц.

Частые вопросы