Иностранец с видом на жительство в ЗУП 3.1: какой статус выбрать и на что он влияет

Иностранцу с видом на жительство в 1С ЗУП ставят статус застрахованного лица «Постоянно проживающий в РФ». Для взносов такой сотрудник приравнен к гражданину России: те же тарифы, тот же код категории в РСВ (НР или МС для малого бизнеса), полный набор видов страхования.

Ошибка обычно одна: статус оставили «Временно проживающий» после того, как человек сменил РВП на ВНЖ, или ввели новый статус «задним числом» без пересчёта. Обе ошибки всплывают в РСВ: у сотрудника с видом на жительство в 1С ЗУП оказывается чужой код категории.

ВНЖ, РВП, патент: чем различаются статусы иностранцев

Правовое положение иностранца определяет 115-ФЗ. Для зарплатного учёта важны три основные группы:

• 🏠 Постоянно проживающий — у человека есть вид на жительство.
• 📄 Временно проживающий — есть разрешение на временное проживание (РВП).
• 🧳 Временно пребывающий — приехал по визе или без неё, работает по патенту или разрешению на работу.

Отдельно стоят высококвалифицированные специалисты (ВКС), беженцы и граждане стран ЕАЭС. У ВКС свои правила по взносам, поэтому их статус не путают с остальными.

Вид на жительство даёт иностранцу право работать без патента и разрешения на работу. По пенсионному страхованию 167-ФЗ относит постоянно проживающих иностранцев к застрахованным лицам наравне с гражданами РФ. Для работодателя это значит: начисления такие же, как у россиянина.

Чего ВНЖ не меняет

В ЗУП это два разных реквизита: статус застрахованного лица (для взносов) и статус налогоплательщика (для НДФЛ). Их ведут независимо.

Коды из таблицы программа подставляет сама — по статусу сотрудника и тарифу организации. Вручную в РСВ их не правят.

Где указать статус застрахованного лица с видом на жительство в 1С ЗУП

Статус хранится с историей: у каждой записи есть дата, с которой она действует. Это важно, потому что взносы за месяц считаются по статусу, действующему в этом месяце.

Порядок заполнения для нового сотрудника

1. Откройте Кадры → Сотрудники и выберите сотрудника (или создайте его до приёма на работу).
2. В карточке перейдите по ссылке «Страхование». В ней задаётся статус застрахованного лица.
3. В поле статуса выберите «Постоянно проживающий в РФ».
4. В поле даты укажите, с какого дня действует статус. Для нового работника — не позднее даты приёма.
5. Запишите и закройте форму.

Если ссылку «Страхование» не видно, она могла уйти в меню «Ещё» карточки — так бывает при узком окне или пользовательской настройке формы.

Личные данные и документы

Статус застрахованного лица — не единственное, что нужно заполнить. Без корректных личных данных отчёты в СФР (до 2023 года — ПФР и ФСС) не пройдут проверку:

• 🌍 Гражданство — страна, гражданином которой является сотрудник. Именно иностранное гражданство, а не «Россия»: ВНЖ гражданства не меняет. Код страны попадёт в РСВ.
• 🪪 Документ, удостоверяющий личность — для отчётов по персучёту обычно указывают вид на жительство, а данные национального паспорта вносят отдельной записью в истории документов.
• 🔢 СНИЛС — обязателен для ЕФС-1 и персонифицированных сведений в РСВ.
• 🧾 ИНН — желателен для НДФЛ-отчётности; если его нет, программа выводит в отчёт данные документа.

💡 Если у сотрудника ещё нет СНИЛС, работодатель отправляет в СФР сведения для его регистрации в системе персонифицированного учёта. В ЗУП такие документы собраны в разделе отчётности для СФР — найдите в списке документ регистрации застрахованного лица (анкету). Сделайте это сразу после приёма, иначе ЕФС-1 о приёме подать будет не с чем.

Статус налогоплательщика

Тут же, в карточке сотрудника, есть ссылка «Налог на доходы». Там задаётся статус налогоплательщика: резидент или нерезидент. Для сотрудника с ВНЖ его выбирают по фактическому числу дней в России, а не по документу. Статус налогоплательщика тоже ведётся с датой начала действия.

Коды категорий застрахованных лиц: что уйдёт в отчётность СФР

В разделе 3 РСВ по каждому сотруднику указывается код категории застрахованного лица. Он показывает налоговой, по какому тарифу и в каком объёме начислены взносы.

Для сотрудника с видом на жительство коды такие же, как у гражданина РФ:

• НР — общий тариф, организация не на льготе;
• МС — организация из реестра МСП и применяет пониженный тариф к выплатам сверх МРОТ;
• другие льготные коды (IT, резиденты особых зон и пр.) — тоже по общим правилам, если льгота у организации есть.

Коды с префиксами ВЖ и ВП нужны только временно проживающим и временно пребывающим. Если у человека с ВНЖ в РСВ стоит ВЖНР, значит, статус в ЗУП не обновили.

Кроме кода, в разделе 3 выводится код страны гражданства. У постоянно проживающего иностранца там будет код его страны, а не 643 (Россия). Это нормально и ошибкой не считается.

Как статус постоянно проживающего влияет на расчёт страховых взносов

С 2023 года действует единый тариф страховых взносов. Для постоянно проживающих иностранцев он применяется в полном объёме, как у граждан РФ:

У субъектов МСП к выплатам сверх МРОТ за месяц применяется пониженный тариф. ЗУП делит базу автоматически, если в учётной политике организации выбран тариф для МСП.

Пример расчёта

Сотрудник с ВНЖ получает 80 000 ₽ в месяц, организация на общем тарифе, база за год не превышена, тариф на травматизм 0,2%.

• Единый тариф: 80 000 × 30% = 24 000 ₽.
• Травматизм: 80 000 × 0,2% = 160 ₽.
• Всего взносов за месяц: 24 160 ₽.

Ровно столько же начислили бы гражданину РФ с той же зарплатой. Если в базе стоит статус «Временно пребывающий», формально тариф тоже 30%, но код категории в РСВ будет другим, и персонифицированные сведения уйдут с неверным признаком.

Право на пособия

Постоянно проживающий иностранец застрахован на случай болезни и в связи с материнством, как и россиянин. Больничные и декретные считаются в ЗУП по обычным правилам, без дополнительного стажа страхования, который требуется для временно пребывающих.

ЕФС-1 вместо СЗВ-ТД: особенности сведений о трудовой деятельности

Форму СЗВ-ТД с 2023 года не подают: сведения о трудовой деятельности теперь передаются в подразделе 1.1 единой формы ЕФС-1. В ЗУП эти сведения формируются из кадровых документов: приём, перевод, увольнение.

Для иностранца с ВНЖ подраздел 1.1 заполняется так же, как для гражданина РФ:

1. Проведите кадровый документ (например, «Приём на работу»).
2. Откройте раздел отчётности для СФР и создайте ЕФС-1 со сведениями о трудовой деятельности. Программа подберёт мероприятия по проведённым документам.
3. Проверьте, что у сотрудника заполнен СНИЛС и ФИО совпадает с регистрацией в СФР. Для иностранцев частая беда — разное написание фамилии в переводе паспорта и в данных персучёта.
4. Отправьте сведения в срок: о приёме и увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.

Смена ВНЖ на гражданство или РВП на ВНЖ не является кадровым мероприятием. Отдельные сведения в подразделе 1.1 по этому поводу не подаются: в трудовой деятельности ничего не изменилось.

Если в базе остались архивные отчёты СЗВ-ТД, не правьте и не перепроводите их — для периодов до 2023 года действует то, что уже принято фондом.

Сотрудник получил ВНЖ или гражданство: как сменить статус в ЗУП

Самый частый сценарий: человек работал по РВП (или по патенту), потом получил вид на жительство. Порядок такой.

Пошагово

1. Получите от сотрудника копию ВНЖ. Дата выдачи документа — дата, с которой меняется статус.
2. В карточке сотрудника откройте «Страхование» и добавьте новую запись в историю: статус «Постоянно проживающий в РФ», дата — день выдачи ВНЖ.
3. Не исправляйте старую запись. Предыдущий статус должен остаться в истории, иначе программа пересчитает прошлые месяцы по новому статусу.
4. В личных данных добавьте вид на жительство как документ, удостоверяющий личность, с датой выдачи. Записи о РВП или патенте оставьте в истории.
5. Если ВНЖ выдан в текущем месяце, а зарплата ещё не начислена — просто начислите её. Если начислена — перепроведите начисление или пересчитайте в нём взносы.

Если ВНЖ выдан в прошлом месяце, а узнали только сейчас

Введите новый статус с правильной датой. При следующем начислении ЗУП покажет, что изменились данные за прошлый период, и предложит перерасчёт. Взносы прошлых месяцев можно доначислить или пересчитать текущим периодом, а в РСВ за закрытый квартал при необходимости сдать уточнённый расчёт по разделу 3 этого сотрудника.

Если сотрудник стал гражданином РФ

Схема та же: новая запись статуса «Гражданин РФ» с даты получения паспорта, новое гражданство «Россия» в личных данных, паспорт РФ — новым документом. По взносам для бывшего обладателя ВНЖ почти ничего не изменится: тарифы одинаковые, код категории тоже.

Ошибки при учёте иностранцев с ВНЖ и как их найти

Статус остался «временный»

Признак — в РСВ у сотрудника код ВЖНР или ВПНР, хотя ВНЖ у него давно есть. Решение: новая запись статуса с даты выдачи ВНЖ и проверка начислений за прошлые месяцы.

Статус переписали вместо добавления записи

Если бухгалтер открыл старую запись и поменял в ней значение, история пропадает. Программа считает, что человек всегда был постоянно проживающим. Для РСВ прошлых периодов это может дать расхождение с уже сданными отчётами. Восстановите прежнюю запись с исходной датой и добавьте новую.

Перепутаны налоговый и страховой статус

Типичная картина: бухгалтер узнал, что у сотрудника ВНЖ, и заодно поставил ему «Резидент» по НДФЛ. Если человек провёл в России меньше 183 дней за последние 12 месяцев, это ошибка — придётся доудерживать налог по ставке для нерезидентов.

Не совпадают данные в СФР

ЕФС-1 возвращается с ошибкой проверки, если ФИО, дата рождения или СНИЛС не совпадают с базой фонда. У иностранцев это случается чаще: транслитерация, двойные фамилии, отчество есть или нет. Сверьте написание по документу, на основании которого выдан СНИЛС.