Книга КО-4 в Бухгалтерии 3.0: от кассовых ордеров до сшитого годового тома

В 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) кассовая книга находится в разделе Банк и касса → Касса → Кассовая книга. Это не отдельный журнал, который нужно заполнять руками, а отчёт: программа сама собирает листы КО-4 из проведённых приходных и расходных кассовых ордеров по счёту 50.01.

Частое заблуждение — искать в 1С кассовую книгу 8.3 как документ и «заводить» в неё записи. Вести ничего не нужно: правильно оформляйте ПКО и РКО, а книгу формируйте за день, месяц или год. Если в отчёте пусто или цифры не сходятся с остатком кассы, проблема почти всегда в ордерах, а не в самом отчёте.

Что проверить в базе до первого формирования книги

Кассовая книга подтягивает из базы не только суммы, но и реквизиты для титульного листа и подписей. Если их не заполнить, листы получатся с пустыми строками «Кассир» и «Бухгалтер», и придётся перепечатывать.

Что проверить один раз:

• 🏢 Карточка организации (Главное → Организации): полное наименование и ОКПО. Они выводятся в шапку каждого листа.
• ✍️ Подписи. В карточке организации есть раздел с ответственными лицами: руководитель, главный бухгалтер, кассир. Укажите сотрудников и дату, с которой они действуют. Сменился кассир — добавьте новую запись с датой, а не исправляйте старую: тогда листы прошлых периодов напечатаются с прежней фамилией.
• 📅 Начальный остаток. Если база новая, остаток кассы на дату начала учёта вводится через помощник ввода начальных остатков по счёту 50.01. Без него книга покажет ноль на начало, а первый же расход уведёт кассу в минус.
• 💰 Лимит остатка кассы. Хранится по организации с датой начала действия, ввести его можно из карточки организации. На саму книгу он не влияет, но позволяет программе предупреждать о превышении. Субъекты малого предпринимательства по Указанию 3210-У вправе лимит не устанавливать.

Приходные и расходные ордера: правила, от которых зависит книга

Каждая строка кассовой книги — это один проведённый ПКО или РКО. Оба вида документов живут в одном журнале: Банк и касса → Кассовые документы. Кнопки «Поступление» и «Выдача» создают ПКО и РКО соответственно.

При создании ордера программа спрашивает вид операции. От него зависят счёт корреспонденции и то, что будет в графе «От кого получено или кому выдано»:

Чтобы книга собиралась без «дыр», держите четыре правила:

1. Ордер должен быть проведён. Записанный, но не проведённый документ в книгу не попадает. В журнале такие строки видно по иконке без зелёной галочки.
2. Дата ордера — это дата кассовой операции. Деньги выдали 14-го, а ордер оформили 16-го задним числом? Ставьте 14-е. Иначе остаток на конец 14-го в книге не совпадёт с фактическим пересчётом.
3. Номера ордеров — сквозные с начала года. 1С нумерует сама и использует префикс организации или информационной базы. Не правьте номера вручную: пропуск в нумерации ПКО и РКО — первое, что замечает проверяющий.
4. Зарплата — одним РКО на ведомость. Создавайте РКО с видом «Выплата заработной платы по ведомостям» и выбирайте в нём ведомость в кассу. Отдельный РКО на каждого сотрудника тоже возможен, но книга разрастается на десятки строк.

Как сформировать кассовую книгу в 1С 8.3 пошагово

Сам отчёт формируется за минуту. Основное время уходит на выбор периода и настроек нумерации.

Шаг 1. Откройте отчёт

Перейдите в Банк и касса → Касса → Кассовая книга. Откроется форма с полями периода и организации.

Шаг 2. Задайте период и организацию

• Для ежедневной работы кассира — период в один день.
• Для печати и сшивки — месяц, квартал или год.
• В поле «Организация» выберите юрлицо, если в базе их несколько. Для обособленного подразделения — см. раздел ниже.

Шаг 3. Проверьте настройки

Нажмите Показать настройки. Здесь два флажка, которые влияют на результат:

• «Пересчитывать номера листов с начала года» — включите, если формируете книгу за часть года, но хотите, чтобы номера листов шли так, будто книга начата 1 января. Без флажка нумерация начнётся с 1 с первого дня выбранного периода.
• «Выводить основание в кассовой книге» — добавляет текст основания из ордера в графу «От кого получено или кому выдано». Удобно для разбора, но строки становятся длиннее.

Шаг 4. Сформируйте отчёт

Нажмите Сформировать. Для каждого дня, когда были операции, программа создаёт лист: остаток на начало дня, строки ордеров, «Итого за день», остаток на конец дня и строку с количеством листов. Для каждого листа печатается и вкладной лист (отчёт кассира).

Дни без движения денег пропускаются: пустой лист за них не формируется и не нужен.

Шаг 5. Сверьте итог

Перед печатью сравните остаток на конец последнего дня с оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 50.01 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) на ту же дату. Суммы должны совпасть до копейки.

Нумерация, печать и сшивка листов за год

По Указанию 3210-У книга ведётся непрерывно в течение года, листы нумеруются по порядку. В 1С это решается настройкой из шага 3, но есть нюансы, которые программа за вас не закроет.

Бумажная книга. Печатайте листы ежедневно или за месяц. Кассир и главный бухгалтер (или руководитель, если бухгалтера нет) подписывают каждый лист в конце дня. По окончании года:

1. Сформируйте книгу за весь год с включённым пересчётом номеров с начала года.
2. Сравните номера листов с теми, что уже подшиты. Если ордер задним числом добавили в прошлый месяц, номера сдвинутся — такие листы перепечатайте и переподпишите.
3. Сшейте листы, на последнем укажите количество листов, заверьте подписями руководителя и главбуха.

Количество листов программа выводит в конце каждого дня («Количество листов за месяц» или аналогичная строка в итоговой части), поэтому сверить сшивку можно без ручного пересчёта.

Электронная книга. Указание 3210-У разрешает вести книгу в электронном виде, если листы подписаны электронными подписями кассира и главбуха (или руководителя). Распечатывать её тогда не обязательно. Главное — защитить подписанные листы от изменений: после подписания исправление ордера задним числом потребует оформить исправленный лист и подписать его заново.

Не редактируйте ордера за закрытые дни после того, как листы подписаны и подшиты. Любое изменение суммы или даты сдвигает остатки всех последующих дней, и подписанная книга перестаёт соответствовать базе.

Чтобы этого не случалось, поставьте дату запрета изменения данных. Настройка «Даты запрета изменения» находится в разделе Администрирование, быстрее всего открыть её через поиск по меню. Обычно дату двигают раз в месяц после сверки кассы, а право её менять оставляют только главному бухгалтеру.

Кассовая книга обособленного подразделения

Обособленное подразделение, которое само принимает и выдаёт наличные, ведёт собственную кассовую книгу, а копии её листов передаёт головной организации в порядке и сроки, которые определило юрлицо. Это прямое требование Указания 3210-У.

В 1С вариант зависит от того, как подразделение заведено в базе:

Во втором случае следите, чтобы в каждом кассовом документе было указано подразделение. Ордер без подразделения попадёт в книгу головной организации и исказит остатки обеих касс.

Копии листов ОП удобно выгружать из сформированного отчёта в PDF и передавать в головной офис по графику — например, раз в неделю. Сроки передачи пропишите в приказе по кассовой дисциплине, чтобы не было споров.

Почему книга не сходится с кассой: разбор расхождений

Расхождение — это когда остаток в книге отличается от пересчёта денег, от ОСВ по 50.01 или от уже подписанных листов. Ниже — типовые симптомы и что проверить.

Отдельно про ручные проводки. Если бухгалтер исправил ошибку через «Операцию» с дебетом или кредитом 50.01, в ОСВ сумма будет, а полноценной строки ордера в книге нет. Правильный путь — исправить сам ПКО или РКО либо оформить новый ордер, а ручную операцию удалить.

Порядок проверки, если расхождение уже есть:

1. Сформируйте ОСВ по счёту 50.01 по дням за спорный период.
2. Найдите первый день, где остаток в ОСВ не совпадает с книгой или с подписанным листом.
3. Откройте карточку счёта 50.01 за этот день и сравните строки с журналом кассовых документов.
4. Исправьте документ, перепроведите, сформируйте книгу за период заново и перепечатайте затронутые листы.

Частые вопросы