Книга учёта доходов и расходов на УСН в 1С: настройка, формирование и проверка

Как в 1С сформировать КУДиР: откройте Отчёты → УСН → Книга учёта доходов и расходов (УСН), задайте период и нажмите «Сформировать». Книга заполнится сама, но только при условии, что в программе включена УСН, а документы за период проведены.

Типичная картина: конец квартала, до уплаты авансового платежа несколько дней, бухгалтер открывает книгу, а там пусто или цифры не бьются с банком. Почти всегда причина не в отчёте, а в настройках и в тех документах, которые не попали в налоговый учёт. Разберём всё по порядку: от настройки до проверки итогов.

Что нужно настроить до формирования книги

Книга строится по данным налогового учёта. Если программа не знает, что вы на упрощёнке, отчёт либо не откроется, либо останется пустым.

Учётная политика и система налогообложения

Проверьте три вещи:

1. Главное → Организации → ваша организация → ссылка «Учётная политика» или «Налоги и отчёты». Здесь указывают систему налогообложения.
2. В настройках налогов и отчётов должно стоять «Упрощённая». Рядом выбирается объект: «Доходы» или «Доходы минус расходы».
3. Если вы платите по ставке доходов, а программа считает по «доходы минус расходы», книга не совпадёт с вашей отчётностью.

Для ИП те же настройки лежат в карточке предпринимателя. Если в учётной политике с начала года ничего не менялось, дата начала применения должна быть на 1 января.

Что должно быть в базе

• 🏦 Проведённые банковские выписки: Банк и касса → Банковские выписки.
• 💵 Кассовые документы, если принимаете наличные.
• 📦 Реализация товаров и услуг, поступления от поставщиков (для «доходы минус расходы»).
• 🧾 Для объекта «Доходы минус расходы» — документы закрытия месяца, иначе часть расходов не признаётся.

Непроведённые документы и документы, помеченные на удаление, в книгу не попадают. Это самая частая причина «потерянных» строк.

Пошаговая инструкция: формирование книги

Шаг 1. Закройте месяц

Сначала выполните регламентные операции: Операции → Закрытие периода → Закрытие месяца. В «доходы минус расходы» именно здесь рассчитывается часть данных для книги.

Шаг 2. Откройте отчёт

Путь: Отчёты → УСН → Книга учёта доходов и расходов (УСН). Если раздела нет, откройте меню Отчёты → Стандартные отчёты и воспользуйтесь поиском по слову «книга» в списке.

Шаг 3. Задайте период и организацию

В шапке выберите организацию и период. Правило простое:

Книгу формируют нарастающим итогом с начала года, поэтому для налога берите период с 1 января, а не отдельный месяц.

Шаг 4. Сформируйте и проверьте

Нажмите «Сформировать». Проверьте, что в итоговой строке раздела I доходы сходятся с оборотами по расчётному счёту. Для начала достаточно сверить два числа: итог книги и сумму поступлений на счёт за тот же период.

Шаг 5. Выведите в нужном виде

Из отчёта можно сохранить Excel или PDF. С 2023 года налогоплательщики ведут книгу в электронном виде, а распечатывать и прошивать её при подаче не нужно: достаточно уметь вывести её по запросу налоговой.

Как устроена книга: разделы и что попадает в каждый

Книга состоит из нескольких разделов, и не все они нужны каждому.

Раздел I. Доходы и расходы

Здесь каждая операция получает номер, дату и сумму. Для «Доходов» заполняется только колонка доходов. Для «Доходов минус расходов» добавляются расходы.

Раздел IV. Вычеты из налога на объекте «Доходы»

Налог на УСН «Доходы» уменьшают на страховые взносы. Пример с условными числами:

• доходы за год: 1 200 000 руб.;
• налог по ставке 6%: 1 200 000 × 6% = 72 000 руб.;
• уплачены взносы ИП за себя без работников: 30 000 руб.;
• налог к уплате: 72 000 − 30 000 = 42 000 руб.

Если у вас есть работники, налог можно уменьшить на взносы и пособия не более чем наполовину. В нашем примере предел вычета — 72 000 × 50% = 36 000 руб. Допустим, взносы за сотрудников и за себя вместе дали 50 000 руб. Вычитать можно только 36 000, и к уплате остаётся 72 000 − 36 000 = 36 000 руб.

Разные режимы: чем отличаются «Доходы» и «Доходы минус расходы»

Порядок действий один, но содержимое книги разное. Что реально отличается:

• 💰 «Доходы»: расходы в книге не нужны, но нужен раздел IV с вычетами.
• 📉 «Доходы минус расходы»: расходы признаются только при выполнении условий, то есть после оплаты и оприходования. Поэтому здесь чаще всего возникают расхождения.
• 🏗️ Покупка основных средств в «доходы минус расходы» попадает в раздел II и списывается по частям в течение года.

Если вы работаете в «1С:УНФ», путь к отчёту другой: книга находится в разделе с отчётами по налогам. Если не нашли с первого раза, используйте поиск по заголовкам окон и слову «УСН».

Если книга пустая или цифры не сходятся

Проверка по порядку, от простого к сложному:

Типичные ошибки при ведении книги

• ❌ Формируют отчёт до закрытия месяца. На «доходы минус расходы» это даёт заниженные расходы, а налог оказывается выше реального.
• ❌ Меняют проведённые документы задним числом. Данные в книге перестраиваются, и сданная декларация перестаёт совпадать с отчётом.
• ❌ Не разносят банковские выписки по статьям. Тогда поступление зависает без вида дохода и в налоговую базу не попадает.
• ❌ Путают дату оплаты и дату реализации. На УСН доход признаётся по оплате, а не по отгрузке.
• ❌ Смотрят только итог и не открывают строки. Одна задвоенная операция бывает на сотни тысяч.

Перед массовым перепроведением документов сделайте копию информационной базы. Перепроведение пересчитывает книгу целиком и откатить его без копии нельзя.

Как проверить книгу перед сдачей декларации

Достаточно трёх сверок:

Если нужна точность до рубля, сверьте итог книги с оборотами по счетам. Для этого откройте Отчёты → Анализ счёта и сравните сумму поступлений по счёту 51 с доходами в книге. Расхождение обычно объясняют возвраты, внутренние переводы между своими счетами и зачисления займов — они не доход.

Если не помогло: как вести книгу, когда отчёт не заполняется

Бывает, что настройки в порядке, а отчёт всё равно показывает странные цифры. Тогда:

1. Выгрузите отчёт «Анализ счёта» по счёту 51 в Excel и сопоставьте со строками книги вручную.
2. Найдите операции, которых нет в книге, и откройте их документы. Чаще всего они не проведены или относятся к другой организации.
3. Проверьте, не включено ли в базе несколько организаций, а в отчёте выбрана не та.
4. Обновите конфигурацию: форма книги и порядок заполнения зависят от релиза.

Что делать с книгой при смене режима или закрытии

Три ситуации, в которых книгу приходится открывать вне плановой сверки:

• 🔀 Переход с одного объекта на другой. Менять объект налогообложения можно только с нового года. Закройте старый год, сформируйте итоговую книгу и сохраните её в PDF, потом меняйте настройку учётной политики.
• 🚪 Закрытие ИП или ликвидация организации. Сформируйте книгу за период до даты прекращения деятельности и сверьте с последней декларацией.
• 🏢 Выход из УСН или потеря права на неё. Здесь книга нужна как база для пересчёта налога по другому режиму. Сохраните её до смены настроек: после смены система налогообложения в отчёте может перестать открываться за прошлые периоды.

Если в базе ведётся учёт нескольких организаций, проверяйте поле «Организация» в шапке отчёта. Это мелочь, но из-за неё чужие цифры принимают за свои чаще, чем кажется.

Автоматизация: как не собирать книгу вручную каждый квартал

• 🔄 Включите загрузку выписок из банка (клиент-банк или прямой обмен), чтобы доходы попадали в базу без ручного ввода.
• ⏰ Заведите напоминание в разделе «Календарь бухгалтера» на дни уплаты авансов.
• 🧮 Раз в месяц сверяйте книгу за период, а не всё за год перед декларацией.

Ежемесячная сверка занимает минут двадцать. Разбирать всё в конце года с сотнями строк куда дольше.

Частые вопросы