Записи с кодом вида операции 26: откуда они берутся в 1С:Бухгалтерии и как их проверить

Код 26 в книге продаж означает, что НДС начислен по реализации, на которую счет-фактура не составлялся. Основание записи — первичный документ или сводные данные: отчёт о розничных продажах, кассовые чеки, акт или накладная для покупателя, который не платит НДС. В 1С:Бухгалтерии 8.3 такой код ставится автоматически, когда документ реализации регистрируется в книге продаж без счета-фактуры.

Если вы видите код 26 у продажи обычной организации на ОСНО, это почти всегда ошибка настройки: программа решила, что счет-фактура не нужен. Если код 26 стоит у физлица, розницы или покупателя на УСН, который согласился обойтись без счетов-фактур, — всё в порядке.

Почему у продажи без счета-фактуры свой код

Книга продаж изначально задумана как реестр выставленных счетов-фактур. Но НДС начисляется не только там, где счет-фактура есть. Налог платится с любой облагаемой реализации, в том числе физлицу, которому документ с выделенным НДС не нужен.

Кодекс разрешает не составлять счета-фактуры в двух основных ситуациях:

• 🛒 розница и услуги населению за наличные и картой — продавец выдаёт кассовый чек, и требования о выставлении счета-фактуры считаются выполненными (п. 7 ст. 168 НК РФ);
• 📝 покупатель не платит НДС или освобождён от него — счет-фактуру можно не составлять при письменном согласии сторон (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ). Это спецрежимники, организации на освобождении по ст. 145, физлица без статуса ИП.

Налог с таких продаж всё равно нужно показать в книге продаж и в декларации. Регистрационным документом становится первичка или сводная справка. Чтобы налоговая отличала эти записи от продаж по счетам-фактурам, им присваивается отдельный код вида операции — 26.

Код 26 по перечню ФНС: что в него входит

Перечень кодов утверждён приказом ФНС № ММВ-7-3/136@ и с 2016 года несколько раз дополнялся. Смысл кода 26 в актуальной редакции: регистрация в книге продаж первичного учётного документа (а также чеков ККТ и бланков строгой отчётности) при реализации лицам, которые не являются плательщиками НДС или освобождены от его уплаты, когда счет-фактура не составляется.

На практике под код 26 попадают:

Что не относится к коду 26:

• ❌ обычная отгрузка плательщику НДС со счетом-фактурой — это код 01;
• ❌ полученный аванс — код 02, даже если аванс пришёл от физлица;
• ❌ корректировка стоимости отгрузки — для неё свои коды (см. таблицу ниже).

Когда код 26 появляется в 1С:Бухгалтерии автоматически

В БП 3.0 код вида операции не вводится руками в книге продаж. Программа подбирает его сама в момент формирования записи, глядя на документ-основание и на то, есть ли у продажи счет-фактура.

Типовые источники записей с кодом 26:

1. Отчёт о розничных продажах. Регистрируется в книге продаж напрямую, без счета-фактуры. Это самый массовый источник кода 26 у магазинов и общепита.
2. Реализация (акт, накладная, УПД) без счета-фактуры. Если по документу не введён «Счет-фактура выданный» и в настройках НДС разрешено не составлять счета-фактуры неплательщикам, запись в книге продаж создаётся по самой реализации.
3. Реализация, оформленная как УПД со статусом 2. УПД в этом статусе — только первичный документ, функции счета-фактуры у него нет. Для неплательщика это нормально, для плательщика НДС — ошибка.

Флажок, разрешающий не составлять счета-фактуры неплательщикам НДС, находится в настройках налогов: Главное → Налоги и отчеты, раздел НДС. Включать его стоит, только если с такими покупателями действительно оформлено согласие на несоставление счетов-фактур.

Как проверить, откуда взялась запись

Откройте отчёт Отчеты → Книга продаж за квартал. Колонка 2 — код вида операции. Двойной щелчок по строке открывает документ-основание. Если основание — сам документ реализации, а не «Счет-фактура выданный», значит, счет-фактура не составлялся.

Для массовой проверки удобнее отчёт «Анализ учета по НДС» (Отчеты → Анализ учета по НДС): он показывает начисленный налог в разрезе документов и помогает найти, по каким продажам нет счета-фактуры.

Коды при корректировках и исправлениях: сводная таблица

Самая частая путаница — какой код поставить, когда запись с кодом 26 приходится менять. Исходный код при корректировке не «наследуется» автоматически, всё зависит от вида исправления.

Корректировочный счет-фактура выставляется покупателю, с которым работали по счетам-фактурам. Если продажа шла без счета-фактуры, изменение стоимости обычно оформляется первичным документом об изменении цены, и разница отражается в книге продаж того периода, когда составлен этот документ.

Ошибки с кодом 26 и как их устранить

Если код надо изменить вручную

Руками код вида операции в отчёте «Книга продаж» не правится — отчёт только показывает записи регистра. Есть два корректных пути:

1. Исправить причину. Ввести или удалить счет-фактуру, поправить карточку контрагента, перепровести документ реализации. Код пересчитается сам.
2. Сформировать запись отдельным документом. Документ «Отражение начисления НДС» находится в Операции → Регламентные операции НДС, команда Создать. В нём указывается код вида операции, сумма и, при необходимости, признак записи дополнительного листа.

Не правьте записи книги продаж в закрытом квартале без уточнённой декларации. Если раздел 9 уже ушёл в инспекцию, любое изменение кода должно оформляться через дополнительный лист: старую запись аннулируют с отрицательными суммами, новую регистрируют с верным кодом.

Как записи с кодом 26 попадают в декларацию по НДС

Все записи книги продаж выгружаются в раздел 9 декларации по НДС построчно. Для кода 26 там есть свои особенности.

• 🔢 Реквизиты документа. Вместо номера и даты счета-фактуры указываются номер и дата первичного документа или сводной справки. Для розницы это обычно отчёт о розничных продажах за день или период.
• 👤 Покупатель. Для физлиц ИНН и КПП покупателя не заполняются. Это не ошибка, а норма для записей без счета-фактуры.
• 🔗 Сопоставление. Записи с кодом 26 не ищут пару в книге покупок контрагента: у физлица и неплательщика её нет. Поэтому код 01 вместо 26 у продажи физлицу вызывает расхождение, а код 26 у плательщика НДС — вопрос, почему он не заявил вычет.
• 💰 Сумма налога. НДС по записям с кодом 26 входит в общий налог к уплате так же, как по любым другим продажам.

Перед отправкой декларации полезно отфильтровать книгу продаж по коду 26 и глазами просмотреть список покупателей. Если там нашлась организация с КПП, это повод проверить, не забыт ли счет-фактура.

Что сделать, чтобы код 26 не появлялся там, где не нужен

Большинство неверных кодов 26 рождаются не в книге продаж, а раньше — в карточке контрагента и в привычках оформления.

• 🗂️ Справочник контрагентов. У организаций на ОСНО должны быть заполнены ИНН и КПП, вид — юридическое лицо. Физлиц заводите как физлиц.
• 📄 Порядок оформления реализации. Для плательщиков НДС вводите счет-фактуру сразу при записи документа реализации или используйте УПД со статусом 1. Статус 2 оставьте для неплательщиков.
• ⚙️ Настройка НДС. Флажок о несоставлении счетов-фактур включайте только при реальных согласиях с неплательщиками. Если таких покупателей нет, он не нужен.
• 🔒 Дата запрета изменения. После сдачи декларации закройте период, чтобы случайное перепроведение не переписало книгу продаж.
• 📊 Ежеквартальная сверка. Фильтр книги продаж по коду 26 занимает пару минут и ловит пропущенные счета-фактуры до того, как их заметит инспекция.

Если ваша организация работает с физлицами только через кассу, код 26 должен идти исключительно от отчётов о розничных продажах. Любая другая запись с этим кодом — сигнал проверить документ-основание.

Частые вопросы