Служебная поездка сотрудника в 1С: от приказа до закрытия подотчёта

Командировку в 1С оформляют в два захода. Кадровую часть — приказ и средний заработок — делают документом Командировка в ЗУП 3.1 (раздел Зарплата → Командировки). Денежную часть — аванс, авансовый отчёт и проводки по счёту 71.01 — ведут в Бухгалтерии 3.0 через Банк и касса.

Чаще всего путаница возникает на стыке: средний посчитан в ЗУП, а суточные сверх нормы забыли обложить НДФЛ, или подотчёт висит на 71-м счёте месяцами. Ниже — порядок, при котором каждая сумма попадает на свой счёт и в нужный месяц.

Нормы для командировки и настройка 1С перед оформлением

Перед первым документом сверьте три вещи: локальный акт, лимиты по налогам и настройки программы.

Что требует закон

• 📄 Решение работодателя о поездке — обычно приказ. Унифицированная форма Т-9 не обязательна, но в 1С печатается именно она, и это удобно.
• 📅 Средний заработок сохраняется за все рабочие дни по графику сотрудника, включая дни в пути (ст. 167 ТК РФ).
• 💰 Суточные платят за каждый календарный день поездки: выходные, праздники и дни в дороге тоже считаются.
• 🧾 Отчёт подотчётное лицо сдаёт в течение 3 рабочих дней после возвращения (Положение № 749).
• 📌 Командировочное удостоверение и служебное задание с 2015 года не обязательны. Даты поездки подтверждают билеты, а при поездке на личном автомобиле — служебная записка с документами о расходах на топливо.

Лимиты суточных

Размер суточных организация задаёт сама — в положении о командировках или коллективном договоре. Для налога на прибыль суточные в размере по локальному акту принимаются в расходы целиком.

Настройки в ЗУП и Бухгалтерии

1. В ЗУП откройте Настройка → Расчет зарплаты и по ссылке настройки состава начислений проверьте, что командировки включены.
2. Если норма организации выше 700 ₽, там же включите учёт сверхнормативных суточных — без этого их не с чего будет облагать.
3. Откройте начисление Командировка (Настройка → Начисления) и проверьте способ отражения: счёт затрат должен совпадать с подразделением сотрудника — 20, 26 или 44.
4. В Бухгалтерии убедитесь, что сотрудник есть в справочнике Физические лица — без этого его не выбрать подотчётным лицом.

Как оформить приказ на командировку в 1С ЗУП

Приказ создаётся до отъезда — сотрудник должен уехать с деньгами, а средний выплачивается вместе с зарплатой или раньше.

Создание документа

1. Перейдите в Зарплата → Командировки и нажмите Создать.
2. Выберите сотрудника. Для внутреннего совместителя — ту должность, по которой его отправляют.
3. Укажите даты начала и окончания с учётом дней в пути. Если поезд уходит в воскресенье вечером, дата начала — воскресенье.
4. Проверьте Месяц начисления. Он подставляется по дате начала.
5. Заполните место назначения, организацию-приёмщика, цель и основание — эти поля попадут в печатную форму.
6. Нажмите Провести, затем через Печать выведите приказ по форме Т-9.

На подпись можно отдать и групповой приказ Т-9а, если едут несколько человек. Для этого в ЗУП есть отдельный документ на нескольких сотрудников — найдите его в списке документов раздела Кадры по слову «командировка».

Как командировка влияет на табель

Проведённый документ ставит в табель код «К» на все дни поездки. Отдельно ничего отмечать не нужно.

Если сотрудник работал в командировке в выходной, это не покрывается средним заработком. Такой день оформляют отдельно документом Работа в выходные и праздничные дни — оплата в двойном размере или одинарном с днём отдыха (ст. 153 ТК РФ).

Аванс сотруднику: выдача денег под отчёт

Деньги на суточные, проезд и жильё выдаются до поездки. Основание — заявление сотрудника или распорядительный документ руководителя (Указание Банка России № 3210-У). Сам приказ о командировке тоже может быть таким документом, если в нём указаны сумма и срок.

Из кассы

1. Банк и касса → Кассовые документы → Выдача.
2. Вид операции — Выдача подотчетному лицу.
3. Получатель — сотрудник, сумма, основание «аванс на командировку».
4. Проведите и распечатайте РКО.

Проводка: Дт 71.01 Кт 50.01.

На банковскую карту

1. Создайте Банк и касса → Платежные поручения с видом операции Перечисление подотчетному лицу.
2. После выгрузки выписки появится Списание с расчетного счета с тем же видом операции.

Проводка: Дт 71.01 Кт 51.

Расчёт среднего заработка и суточных

Как ЗУП считает средний

Программа берёт 12 календарных месяцев перед месяцем начала командировки. В расчёт попадают выплаты из системы оплаты труда; больничные, отпускные и прежние командировки исключаются вместе с днями, за которые они начислены.

Формула: заработок за период ÷ отработанные дни × рабочие дни командировки по графику.

Пример. Заработок за 12 месяцев — 600 000 ₽, отработано 247 дней.

• Средний дневной: 600 000 ÷ 247 = 2 429,15 ₽.
• Командировка — 7 календарных дней, из них 5 рабочих по графику.
• Средний за командировку: 2 429,15 × 5 = 12 145,75 ₽.

Расшифровку расчёта ЗУП показывает прямо в документе — откройте её по ссылке рядом с суммой. Если в базе нет данных за прошлые периоды (сотрудник перенесён из другой программы), внесите их документом Данные для расчета среднего заработка.

Суточные и сверхнорма

Суточные не считаются в ЗУП как начисление — это подотчётная сумма. Работают с ними так:

Пример. Норма организации — 1 000 ₽ в день, поездка по России на 7 дней.

• Суточные: 1 000 × 7 = 7 000 ₽.
• Не облагается: 700 × 7 = 4 900 ₽.
• Сверхнорма: 7 000 − 4 900 = 2 100 ₽.
• НДФЛ: 2 100 × 13% = 273 ₽, удержится из ближайшей зарплаты.
• Страховые взносы начислятся на 2 100 ₽ по тарифу организации.

Сверхнорма отражается в месяце утверждения авансового отчёта. Если отчёт утверждён в октябре, документ Сверхнормативные суточные в ЗУП тоже датируйте октябрём.

Авансовый отчёт по командировке в 1С:Бухгалтерии

После возвращения сотрудник приносит отчёт с билетами, чеками и счетом гостиницы. В 1С его вводят документом Банк и касса → Авансовые отчеты.

Заполнение по вкладкам

1. Шапка. Подотчётное лицо, дата — дата утверждения отчёта руководителем, а не дата сдачи.
2. Авансы. Выберите РКО или списание с расчётного счёта, по которому выдавались деньги. Программа покажет остаток аванса.
3. Прочее. Сюда идут все командировочные расходы. Каждый документ — отдельной строкой:
   • суточные — одна строка на всю сумму, счёт затрат 26 (20, 44);
   • проезд — сумма билета, с НДС, если он выделен в билете;
   • проживание — сумма из счёта гостиницы, НДС отдельно при наличии счёта-фактуры или выделенного в документе налога;
   • такси, багаж, сборы — по чекам.
4. Оплата. Если сотрудник по пути оплачивал поставщику, например гостинице по договору организации, такие суммы вносят сюда: они закроют расчёты с поставщиком на 60-м счёте.

Остаток и перерасход

• Сотрудник вернул остаток — Банк и касса → Кассовые документы → Поступление, вид операции Возврат от подотчетного лица. Проводка Дт 50.01 Кт 71.01.
• Перерасход — выдайте недостающую сумму РКО Выдача подотчетному лицу. Проводка Дт 71.01 Кт 50.01.

Печатная форма — Печать → Авансовый отчет (АО-1). Её подписывает сотрудник, бухгалтер и руководитель.

Проводки по командировке и закрытие месяца

Полная картина по одной поездке выглядит так.

Счёт затрат в примерах — 26. В торговле будет 44, в производстве — 20 или 25 в зависимости от подразделения.

Порядок закрытия периода

1. В ЗУП проведите Начисление зарплаты и взносов за месяц — средний по командировке войдёт в него автоматически, сверхнорма — тоже.
2. Синхронизируйте ЗУП с Бухгалтерией и загрузите Отражение зарплаты в учете.
3. Сформируйте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счёту 71.01 с разбивкой по сотрудникам. Открытые остатки — это несданные отчёты или невозвращённые деньги.
4. Запустите Операции → Закрытие месяца.

Если сотрудник уехал в конце месяца и вернулся в следующем, средний всё равно начисляется в месяце, указанном в документе. Расходы по авансовому отчёту попадут в месяц его утверждения.

Ошибки при оформлении командировки и как их исправить

Частые вопросы