Командировка в 1С: приказ, средний заработок, суточные и авансовый отчёт

Командировку в 1С проводят двумя документами в разных местах. Начисление за дни поездки по среднему заработку — документ «Командировка» в 1С:ЗУП, раздел Зарплата → Командировки. Выданные под отчёт деньги и расходы на проезд, жильё и суточные — авансовый отчёт в 1С:Бухгалтерии, раздел Банк и касса → Авансовые отчёты.

Приказ на поездку можно оформить тут же из документа «Командировка» — печатную форму Т-9 программа соберёт сама. Командировочное удостоверение и служебное задание с 2015 года обязательными не являются: основанием для поездки достаточно приказа.

Ниже — весь цикл: что завести в справочниках, как посчитать средний, что провести по расходам, как закрыть суточные сверх нормы и как не запутаться в загранкомандировке с валютой.

Приказ на командировку и подготовка справочников

Перед первым оформлением проверьте, что в учётной политике по зарплате включены командировки. В 1С:ЗУП это раздел Настройка → Расчёт зарплаты, флажок, разрешающий командировки среди видов отсутствий. Без него документа в списке начислений не будет.

Дальше — сам документ. В 1С:ЗУП: Зарплата → Командировки → Создать. Заполните:

• 👤 Сотрудник и его подразделение;
• 📅 период командировки — с первого по последний день, включая дни в пути;
• 🏢 освобождать ставку — флажок, если на время отсутствия место не замещается;
• 💰 порядок выплаты (с авансом, в межрасчёт или с зарплатой).

После заполнения дат программа сама определит рабочие дни по графику сотрудника, которые войдут в расчёт среднего.

Если поездка оформляется заранее, а деньги выдаются до отъезда, сначала проводят документ «Командировка» (чтобы знать сумму среднего и аванс), а выдачу подотчётных денег — отдельной операцией в бухгалтерии.

Начисление за дни командировки по среднему заработку

За рабочие дни по графику, попавшие в командировку, сотруднику платят не оклад, а средний дневной заработок (ст. 167 ТК РФ). 1С:ЗУП считает его автоматически по расчётному периоду — 12 календарных месяцев перед месяцем начала поездки.

Что важно понимать про расчёт:

• в средний входят оклад, премии и надбавки из базы среднего; материальная помощь и выплаты, не связанные с трудом, — нет;
• если сотрудник отработал меньше 12 месяцев, период берётся с даты приёма до месяца командировки;
• выходные дни в командировке средним заработком не оплачиваются, если работник в них не работал. Если его привлекали к работе в выходной или в пути — это оплата как за работу в выходной день, отдельным документом.

Посмотреть, как сложился средний, можно по кнопке Показать подробный расчёт или в отчёте Расчёт среднего заработка в разделе зарплатных отчётов. Там видно, какие месяцы и суммы попали в базу — удобно, когда сумма среднего кажется заниженной.

В 1С:Бухгалтерии полноценный расчёт среднего есть не всегда: встроенный учёт зарплаты рассчитан на небольшой штат и упрощён. Если организация ведёт зарплату в ЗУП, начисление за командировку делают там, а в бухгалтерию переносят синхронизацией. Вести командировочные начисления напрямую в БП имеет смысл только при простом учёте и малом числе сотрудников.

Расходы на проезд и проживание в авансовом отчёте

Билеты, гостиницу и прочие траты сотрудник подтверждает документами, а бухгалтер проводит авансовый отчёт в 1С:Бухгалтерии: Банк и касса → Авансовые отчёты → Создать.

Порядок заполнения:

1. На закладке «Авансы» подберите документ, которым выдавали деньги (РКО или списание с карты). Если аванс не выдавали — закладка остаётся пустой, и весь расход попадёт в долг организации перед сотрудником.
2. На закладке «Прочее» внесите расходы построчно: проезд, проживание, услуги. Для каждой строки укажите документ (номер и дату билета, счёт гостиницы), сумму, счёт затрат (26, 44 или 20 — смотря где учитываются расходы) и аналитику.
3. Если в билете или счёте гостиницы выделен НДС, занесите его в отдельные поля строки. Тогда программа примет его к вычету — но только при наличии правильно оформленного документа (счёта-фактуры или бланка с выделенной суммой налога).

Срок сдать авансовый отчёт — 3 рабочих дня после возвращения из поездки (Указание Банка России № 3210-У). Этот срок лучше закрепить в положении о командировках.

Суточные и расчёты с подотчётным лицом

Суточные платят за каждый календарный день командировки, включая выходные и дни в дороге. Размер устанавливает сам работодатель во внутреннем положении — закон его не ограничивает. Ограничен только необлагаемый лимит:

• 🇷🇺 700 ₽ в день — по России;
• 🌍 2 500 ₽ в день — за границей.

Это лимиты из п. 1 ст. 217 НК РФ. Сумму сверх лимита облагают НДФЛ и страховыми взносами.

Пример. Положение фирмы — 1 200 ₽/сутки по России, командировка 5 дней. Всего суточных 6 000 ₽. Необлагаемая часть — 700 × 5 = 3 500 ₽. Сверх нормы — 6 000 − 3 500 = 2 500 ₽: с них удержат НДФЛ (2 500 × 13 % = 325 ₽) и начислят страховые взносы.

Посчитайте свою ситуацию:

В 1С суточные и их превышение разносятся так: саму выплату суточных отражают в авансовом отчёте (или выдают авансом как подотчётные), а превышение над нормой попадает в облагаемую базу. В связке с ЗУП сумму сверх лимита вводят как доход в натуральной форме / облагаемый доход, чтобы программа удержала НДФЛ и начислила взносы в ближайшем расчёте зарплаты.

Несколько правил, о которых часто забывают:

• 🚗 однодневная командировка по России — суточные не положены (норма Положения № 749). Работодатель вправе компенсировать расходы, но это уже не суточные;
• ✈️ однодневная поездка за границу — суточные выплачивают в размере 50 % загранормы;
• 💳 остаток неизрасходованного аванса сотрудник возвращает в кассу или на счёт; перерасход организация доплачивает по утверждённому авансовому отчёту.

Загранкомандировка: суточные в валюте и курсовые разницы

Загранпоездка добавляет два нюанса: суточные в валюте и пересчёт расходов в рубли.

Суточные по дням пересечения границы. В день выезда из России суточные считают по загранорме, в день возвращения в Россию — по российской. То есть последний день заграничной командировки оплачивается уже как «по России» (700 ₽ лимит НДФЛ).

Аванс в валюте не переоценивается. Если деньги под отчёт выданы в валюте, выданная сумма в рублях фиксируется по курсу на дату выдачи и дальше не меняется. Расходы в пределах этого аванса признают по тому же курсу — на дату выдачи аванса.

Перерасход пересчитывают по курсу на дату утверждения авансового отчёта. Разница между курсом выдачи и курсом утверждения по перерасходу даёт курсовую разницу, которую программа отразит на счёте 91.

Если выданный аванс был в рублях, а сотрудник менял их на валюту сам, расходы признают по курсу обмена из справки банка (её прикладывают к отчёту), а при её отсутствии — по курсу ЦБ на дату утверждения отчёта.

Проводки и проверка в отчётности

Собранные вместе проводки по командировке выглядят так:

Счёт затрат (26, 44 или 20) зависит от того, с какой деятельностью связана поездка: общехозяйственные расходы, расходы на продажу или основное производство.

Для проверки удобны два отчёта в разделе Отчёты:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71 — покажет по каждому сотруднику остаток: дебетовый (долг работника) или кредитовый (долг фирмы перед ним). После закрытия командировки по сотруднику сальдо должно обнулиться.
• Анализ счёта 70 / расчётные листки — проверить, что средний заработок начислен и НДФЛ с превышения суточных удержан.

Страховые взносы и НДФЛ с суммы сверх нормы попадут в отчётность по сотруднику автоматически, если превышение введено как облагаемый доход в том же периоде, что и выплата.

Частые ошибки при оформлении командировки

Ошибки по командировкам почти всегда сводятся к трём ситуациям — и все три видны по сальдо 71-го счёта или по расчётному листку.

• ❌ Оплатили командировку окладом, а не средним. Если за дни поездки начислился обычный оклад, значит документ «Командировка» не проведён или проведён после расчёта зарплаты. Отмените начисление зарплаты, проведите командировку, пересчитайте.
• ❌ Суточные сверх нормы не обложили. Выплатили 1 500 ₽/сутки, а НДФЛ и взносы с превышения не начислили. Проверьте расчётный листок: превышение должно стоять отдельной строкой облагаемого дохода.
• ❌ Не свели аванс и расход. В авансовом отчёте забыли закладку «Авансы» — программа считает, что фирма должна сотруднику всю сумму. На 71-м счёте висит кредитовое сальдо, которого быть не должно.
• ❌ НДС по билету без документа. Выделили налог к вычету, хотя в билете он не указан отдельной строкой. При проверке вычет снимут.
• ❌ Переоценили валютный аванс. По загранкомандировке пересчитали весь аванс по новому курсу. Выданный аванс не переоценивается — по курсу выдачи остаётся всё, что им покрыто.