Счёт на оплату вместо КП: готовим предложение клиенту в БП 3.0
Содержание
Отдельного документа «Коммерческое предложение
» в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) нет. Коммерческое предложение делают на основе счёта: Продажи → Счета покупателям → Создать, заполняют товары и цены, а затем печатают форму «Счет на оплату» или её изменённую копию с заголовком «Коммерческое предложение».
Клиент просит КП «к обеду», а в меню такого пункта не найти. Хватит одной настройки организации и шаблона: дальше предложение собирается за пару минут, печатается с логотипом и уходит клиенту в PDF или Excel прямо из программы.
Чем в Бухгалтерии заменяют коммерческое предложение
Счёт на оплату в БП 3.0 — документ без проводок. Он не меняет остатки, не формирует выручку и не влияет на отчётность. Поэтому его спокойно используют как черновик предложения: выставили, клиент подумал, не согласился — счёт просто остаётся неоплаченным.
Отдельный документ для КП есть в других конфигурациях. Если коммерческие предложения — ежедневная работа отдела продаж, имеет смысл знать, где они живут:
| Конфигурация | Чем оформляют КП | Что умеет |
|---|---|---|
| Бухгалтерия предприятия 3.0 | Документ «Счет на оплату покупателю» | Товары, цены, НДС, условия, печать с логотипом, отправка по почте |
| Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация 2, ERP | Документ «Коммерческое предложение клиенту» в разделе «Продажи» | Варианты предложения, сроки действия, ввод заказа на основании, учёт в воронке продаж |
Для небольшой компании, где продажи ведёт сам директор или один менеджер, возможностей БП хватает — дальше речь о ней.
Подготовка: что настроить один раз
Предложение выглядит солидно, только если в базе заполнены три вещи: реквизиты организации, оформление и цены.
Реквизиты и банковский счёт
Откройте Главное → Организации и карточку своей фирмы. Проверьте:
- 🏢 полное и сокращённое наименование, ИНН, КПП, адрес;
- 🏦 банковский счёт — он должен быть выбран как основной, иначе блок с реквизитами в печатной форме останется пустым;
- 👤 руководителя и главного бухгалтера в разделе подписей.
Логотип, печать и дополнительные условия
В той же карточке организации есть раздел «Логотип и печать». Туда загружают:
- Логотип — он встанет в шапку счёта.
- Изображение печати.
- Подписи руководителя и главного бухгалтера.
- Текст дополнительных условий — он печатается под таблицей товаров.
По умолчанию в условиях стоит стандартная фраза о том, что оплата счёта означает согласие с условиями поставки. Для КП её лучше заменить на свою: срок действия цен, сроки поставки, условия доставки, контакты менеджера.
Картинки печати и подписей готовьте на прозрачном фоне в формате PNG. Отсканированная печать на белом фоне ложится на текст белым прямоугольником.
Цены номенклатуры
Чтобы цены подставлялись в предложение сами, заведите тип цен и установите цены:
Склад → Типы цен номенклатуры— например, «Оптовая» и «Розничная»;Склад → Установка цен номенклатуры— документ, которым цены фиксируются на дату.
Тип цен затем выбирают в счёте (ссылка с ценами и валютой в шапке документа) или заранее указывают в договоре с покупателем. Тогда при подборе товаров цена заполнится автоматически.
Как делать коммерческое предложение в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошагово
Порядок одинаковый для товаров и услуг.
Шаг 1. Создайте счёт
Продажи → Счета покупателям → Создать. В шапке укажите организацию, контрагента и договор. Если клиента ещё нет в базе — создайте его прямо из поля «Контрагент», достаточно наименования и ИНН. По ИНН программа подтянет остальные реквизиты, если подключена интернет-поддержка.
Шаг 2. Проверьте цены и НДС
Щёлкните по ссылке с типом цен в шапке. Здесь выбирают:
- тип цен, из которого заполняются строки;
- включён ли НДС в цену.
Последний пункт важнее, чем кажется. Предложение «100 000 ₽ с НДС» и «100 000 ₽ + НДС» отличаются для клиента на 20 000 ₽ при ставке 20 %.
Шаг 3. Заполните товары и услуги
Кнопкой «Подбор» выберите позиции из справочника номенклатуры. Количество и цена правятся прямо в строках, скидку можно дать через процент или ручную корректировку цены. Итог и сумма НДС пересчитываются сразу.
Шаг 4. Срок действия и комментарий
Укажите срок оплаты — для КП это фактически срок действия предложения. В поле комментария напишите, что это предложение, а не выставленный счёт: так документ легко отфильтровать в списке.
Номер счёта программа берёт из общей нумерации. Если КП и настоящие счета идут в одном потоке, клиент увидит «Счёт № 245» на предложении. Решение — свой заголовок в макете (следующий раздел) или отдельный префикс номеров для организации.
Шаг 5. Запишите и распечатайте
Нажмите «Записать», затем Печать → Счет на оплату. В меню печати обычно два варианта: без печати и подписей и с ними. Для КП чаще берут второй — так предложение выглядит официально.
Печатная форма под КП: три способа настройки
Стандартная форма называется «Счет на оплату» и содержит платёжные реквизиты сверху. Для предложения это не всегда уместно. Есть три способа это изменить — от быстрого к основательному.
| Способ | Когда подходит | Риски |
|---|---|---|
| Правка в окне печати | Разовое предложение, нужно поменять пару слов | Изменения не сохраняются, в следующий раз всё заново |
| Свой макет в «Макетах печатных форм» | КП делают регулярно, нужен заголовок «Коммерческое предложение» | После обновления конфигурации макет нужно сверить со стандартным |
| Внешняя печатная форма (файл .epf) | Нужна своя вёрстка: фото товаров, описание, несколько вариантов цен | Пишет программист; форму надо проверять после крупных обновлений |
Правка прямо перед печатью
В окне печатной формы включите режим редактирования (кнопка с карандашом). Таблица станет обычной электронной таблицей: замените заголовок «Счет на оплату» на «Коммерческое предложение», удалите строки банковских реквизитов, допишите условия. Печатайте или сохраняйте сразу — после закрытия окна правки пропадут.
Постоянный макет без программиста
Путь: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. В списке найдите макет счёта на оплату (удобно через поиск по слову «счет»), откройте его и измените:
- Текст заголовка.
- Блок банковских реквизитов — удалить или сократить.
- Подвал — добавить строку о сроке действия цен.
Сохраните макет. Программа начнёт печатать изменённую версию, а стандартная останется в базе: вернуться к ней можно командой использования стандартного макета в том же списке.
Изменённый макет влияет на все счета организации, включая настоящие. Если нужны и счета, и КП, правильнее заказать отдельную внешнюю печатную форму, а стандартную не трогать.
Внешняя печатная форма
Подключается в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Файл загружают кнопкой «Добавить из файла», в настройках размещения указывают документ «Счет на оплату покупателю». После этого в меню «Печать» появится новая команда, например «Коммерческое предложение».
Так делают, когда в КП нужны фотографии товаров, их описание, сроки поставки по каждой строке. Конфигурацию при этом не снимают с поддержки, обновления ставятся как обычно.
Менеджер и история предложений по клиенту
В БП нет воронки продаж и CRM, но вести историю предложений можно штатными средствами.
- 👤 Поле «Ответственный» в счёте показывает, кто выставил предложение. По нему удобно отбирать документы конкретного менеджера.
- 📂 В списке
Продажи → Счета покупателямустановите отбор по контрагенту — увидите все предложения клиенту с датами и суммами. - ✅ Колонки состояния оплаты и отгрузки в списке подскажут, какие предложения превратились в сделку, а какие так и остались на бумаге.
- 📝 Комментарий в документе помогает отличить КП от настоящего счёта при поиске.
Если клиент согласился, на основании счёта вводят реализацию: Создать на основании → Реализация (акт, накладная, УПД). Товары и цены перенесутся без повторного ввода. Когда покупатель оплатит, банковская выписка свяжется со счётом, и в списке поменяется состояние оплаты.
Повторное предложение тому же клиенту быстрее сделать копированием: выделите старый счёт и нажмите F9. Новая копия получит текущую дату, останется обновить цены.
Отправка клиенту, выгрузка в PDF и Excel
Сохранение в файл
В окне печатной формы нажмите кнопку сохранения (дискета). Программа предложит форматы:
| Формат | Для чего |
|---|---|
| Отправить клиенту: вид не поедет, печать и подпись на месте | |
| Excel (.xlsx) | Клиенту нужно сравнить цены или вставить их в свою таблицу |
| Word (.docx) | Нужно дописать сопроводительный текст вручную |
| Табличный документ (.mxl) | Хранить внутри 1С или открывать в другой базе |
Можно отметить несколько форматов сразу — 1С сохранит по файлу на каждый.
Отправка по электронной почте
Чтобы письма уходили прямо из 1С, один раз настройте учётную запись почты: Администрирование → Органайзер, раздел почты и учётных записей. Нужны адрес, пароль приложения (для большинства почтовых сервисов обычный пароль не подойдёт) и проверка настроек кнопкой в карточке учётной записи.
После этого в окне печати появится команда «Отправить»:
- Выберите формат вложения — для КП обычно PDF.
- Проверьте адрес: 1С подставит e-mail из контактной информации контрагента, если он там заполнен.
- Допишите тему и текст письма, нажмите «Отправить».
Письмо уходит с той учётной записи, которая настроена в базе. Ответ клиента придёт на этот же ящик, а не в 1С.
Дополнительные возможности и интеграции
Помимо базовой схемы пригодятся несколько приёмов.
- 📥 Загрузка позиций из Excel. Если клиент прислал свой список на 200 строк, его не набирают вручную: в табличной части счёта есть загрузка из файла через меню «Ещё». Колонки сопоставляются с номенклатурой по наименованию или артикулу.
- 📱 QR-код для оплаты. В актуальных релизах на печатной форме счёта может выводиться QR-код с платёжными реквизитами. Клиент оплачивает с телефона, без ручного ввода БИК и номера счёта.
- 💼 Прайс-лист. Если клиент просит не расчёт, а общий перечень цен, удобнее отчёт
Склад → Прайс-лист: выбираете тип цен, группы номенклатуры и сохраняете в Excel. - 🔄 Переход на УТ. Когда КП становятся потоком с согласованиями, вариантами и аналитикой отказов, логичнее завести Управление торговлей и синхронизировать её с Бухгалтерией штатным обменом. Тогда КП и заказы ведут менеджеры в УТ, а в БП приходят только реализации и оплаты.
Почему предложение печатается не так, как задумано
Ещё одна частая ситуация: КП перепутали со счётом и провели по нему оплату. Ничего страшного — счёт проводок не делает, а связь с выпиской просто показывает статус. Если предложение было ошибочным, пометьте его на удаление, а оплату привяжите к правильному счёту.