Валюта, единицы измерения, данные между базами: что и как конвертировать в 1С 8.3

Под «конвертацией в 1С» понимают три разные задачи. Обмен одной валюты на другую отражают через банковские документы и счёт 57 «Переводы в пути». Пересчёт рублёвой оценки валютных остатков делает регламентная операция в закрытии месяца. Перенос данных из одной базы 1С в другую идёт через синхронизацию, правила «Конвертации данных» или универсальную обработку XML.

Перед тем как правильно отразить операцию в базе, определите, какой из трёх случаев ваш. Ошибка на этом шаге — главная причина, почему в 1С появляются «лишние» курсовые разницы, задвоенные товары и разъехавшиеся остатки. Примеры ниже — для 1С:Бухгалтерии 3.0, отличия в УТ 11 оговорены отдельно.

Какая конвертация вам нужна: три случая и инструменты 1С

Настройка валют и курсов перед конвертацией

Без настройки валютного учёта документы в валюте не появятся в списках, а переоценка не выполнится.

1. Откройте Главное → Функциональность, вкладка Банк и касса, и включите флаг валютных операций.
2. Перейдите в Справочники → Банк и касса → Валюты. Добавьте нужную валюту из общероссийского классификатора: код 840 — доллар США, 978 — евро, 156 — юань.
3. Нажмите Загрузить курсы валют, отметьте валюты и задайте период. Курсы придут с сайта ЦБ РФ через интернет -поддержку.
4. Заведите банковский счёт в валюте в карточке организации, вкладка банковских счетов. Укажите валюту счёта — от неё зависит, что документы будут проводиться по счёту 52.
5. В договорах с иностранными контрагентами укажите валюту взаиморасчётов. Если платите в рублях по курсу у.е., отметьте расчёты в условных единицах.

Курс на конкретную дату можно поправить вручную: откройте валюту, перейдите по ссылке курсов и отредактируйте запись. Делайте это только если ЦБ действительно изменил курс или он загрузился с ошибкой.

Покупка, продажа и обмен: как отразить конвертацию валюты в 1С

Любая конвертация валюты в 1С идёт в два шага: деньги уходят с одного счёта, «висят» на счёте 57 и приходят на другой. Банк проводит сделку по своему курсу, а 1С учитывает валюту по курсу ЦБ. Разница — прочий доход или расход.

Покупка валюты за рубли

1. Создайте Банк и касса → Банковские выписки → Списание. Выберите рублёвый счёт и вид операции, связанный с покупкой валюты. Сумма — сколько рублей ушло банку.
2. Когда валюта зачислена, создайте Поступление по валютному счёту с видом операции «Приобретение иностранной валюты». Укажите сумму в валюте и курс, по которому купили.
3. Комиссию банка отразите отдельной строкой списания на прочие расходы.

Пример. Купили 1 000 USD по курсу банка 93,00. Курс ЦБ на дату зачисления — 92,00.

Проверка: 1 000 × 93,00 − 1 000 × 92,00 = 1 000 ₽ расхода. Сальдо счёта 57 после трёх записей — ноль.

Продажа валюты

Обратная схема. Списание с валютного счёта на счёт 57 по курсу ЦБ, затем поступление рублей на расчётный счёт с видом операции продажи валюты. Если банк купил дороже курса ЦБ, разница идёт в 91.01, если дешевле — в 91.02.

Обмен одной валюты на другую

Евро на доллары меняют так же, через счёт 57, только оба счёта валютные. Списание евро и поступление долларов оцениваются в рублях по курсу ЦБ своей валюты на дату операции. Разница рублёвых оценок закрывает счёт 57 через 91.01 или 91.02.

В налоговом учёте разница от продажи и покупки валюты по курсу, отличному от курса ЦБ, — внереализационный доход или расход (ст. 250 и 265 НК РФ). 1С формирует суммы для НУ в тех же проводках.

Переоценка валютных остатков: автоматически и вручную

По ПБУ 3/2006 валютные остатки на счетах 52, 50.21 и расчёты в валюте пересчитывают на дату операции и на отчётную дату. Полученные и выданные авансы не переоценивают: это неденежные статьи.

Автоматическая переоценка

1. Убедитесь, что курс на последний день месяца загружен.
2. Откройте Операции → Закрытие месяца, выберите месяц и организацию.
3. Выполните закрытие. Пункт «Переоценка валютных средств» сформирует проводки на все валютные остатки.
4. Откройте справку-расчёт переоценки из меню пункта и сверьте суммы.

Пример. На 52 счёте 1 000 USD. На начало месяца курс 90,00, на 31-е — 92,50. Переоценка: 1 000 × (92,50 − 90,00) = 2 500 ₽. Проводка Дт 52 Кт 91.01 — положительная курсовая разница.

Когда переоценка нужна «вручную»

Ручная переоценка нужна в трёх ситуациях:

• 🔁 курс за дату был загружен неверно или не загружен — после исправления курса перезапустите закрытие месяца с этого пункта, а не правьте проводки руками;
• 🧾 нужен промежуточный пересчёт на дату внутри месяца — например, для расчёта перед выплатой; 1С переоценивает остаток и при каждой операции по валютному счёту;
• 🧩 остаток сидит на счёте, который типовая переоценка не обрабатывает, например его ввели вручную на нетиповой субсчёт.

В третьем случае используйте Операции → Операции, введённые вручную и проводку Дт 52 Кт 91.01 (или наоборот).

Ручную проводку закрытие месяца не пересчитает: при повторном закрытии суммы задвоятся или останутся неверными. Поэтому сначала исправьте источник: курс, счёт в документе, валюту счёта. Ручная операция — последний вариант, и в её комментарии запишите, что и почему вы правили.

Пересчёт единиц измерения товаров

Вторая частая «конвертация в 1С» — когда поставщик продаёт в одних единицах, а склад или розница учитывает в других.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии у номенклатуры одна единица хранения. Вариантов два:

1. Пересчёт в документе. В «Поступлении (акт, накладная)» укажите количество в своей единице: 10 коробок по 24 шт. → 240 шт. Сумму оставьте как в накладной, цена пересчитается: 12 000 ₽ ÷ 240 = 50 ₽ за штуку. Сумма и НДС совпадут с документом поставщика.
2. Разукомплектация. Если важно видеть приход именно в коробках, заведите две позиции: «Коробка» и «Штука». Приходуйте коробки, затем документом Склад → Комплектация номенклатуры с видом операции «Разукомплектация» превратите коробку в 24 штуки.

В УТ 11

Включите упаковки в настройках раздела «Номенклатура» и заведите для товара упаковку с коэффициентом: «Коробка (24 шт.)». В документах выбирайте упаковку, 1С сама пересчитает количество в единицы хранения. Коэффициент у использованной упаковки не меняйте: создайте новую, иначе исторические документы покажут другое количество.

Конвертация данных между базами 1С

Перенос справочников и документов из одной базы в другую — тоже конвертация. Набор инструментов зависит от того, типовая ли связка.

Типовая синхронизация

Связки УТ 11 → БП 3.0, ЗУП 3.1 → БП 3.0, Розница → УТ работают без программиста. Настройка: Администрирование → Синхронизация данных, флаг синхронизации, затем новая синхронизация с нужной программой. Обмен идёт в формате EnterpriseData. Правила конвертации уже встроены в конфигурации.

Порядок:

1. Сделайте резервную копию обеих баз.
2. Настройте синхронизацию с одной стороны, затем подтвердите с другой.
3. На этапе сопоставления свяжите уже существующие объекты: контрагентов по ИНН, номенклатуру по артикулу. Без этого получите дубли.
4. Задайте дату начала выгрузки и запустите первый обмен вручную.

Нетиповая база или старая версия

• 🛠 Конвертация данных 3.0. Отдельная конфигурация, в которой программист описывает правила преобразования для EnterpriseData. Нужна, если одна из баз доработана и типовой обмен падает на её объектах.
• 🧰 Конвертация данных 2.0. Работает с правилами в XML, подходит для старых связок и переноса между разными конфигурациями. Правила загружаются в обработку «Универсальный обмен данными в формате XML».
• 📄 Перенос из Excel. Справочники и остатки проще загрузить из табличного документа: в списке номенклатуры или контрагентов есть команда загрузки из файла.

Переход с 1С 7.7 или со старых редакций — отдельная процедура со своими обработками. Её запускают из новой базы, и она переносит остатки на дату, а не всю историю.

Как автоматизировать конвертацию и сократить ручную работу

Почти всё из описанного выше можно отдать программе:

• 📥 Курсы валют — автоматическая загрузка при подключённой интернет-поддержке, настройка в Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.
• 📆 Переоценка — регламентная операция в закрытии месяца: курсовые разницы по всем валютным счетам и расчётам считаются одним запуском, без ручных проводок.
• 🔄 Обмен данными — расписание в настройке синхронизации: например, каждые 30 минут в рабочее время. В файловой базе расписание работает, только пока кто-то из пользователей в ней.
• 🏦 Банковские выписки — обмен с банком через 1С:ДиректБанк загружает списания и поступления по валютным счетам с заполненным видом операции.
• 📦 Упаковки — в УТ 11 при загрузке электронных накладных от поставщика можно сопоставить его единицу с вашей упаковкой один раз, дальше 1С пересчитывает сама.

Ошибки конвертации, которые чаще всего встречаются

Частые вопросы