Акт выполненных работ по форме КС-2 в 1С: оформление, проведение, исправление

КС-2 в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) проводят документом «Реализация (акт, накладная, УПД)» с видом операции «Услуги (акт, УПД)»: раздел Продажи → Реализация (акт, накладная, УПД), кнопка Реализация → Услуги (акт, УПД). После проведения в меню Печать выбирают форму акта о приёмке выполненных работ КС-2, там же — справку КС-3.

Самое частое заблуждение — искать в программе отдельный документ «КС-2». Его в типовой Бухгалтерии нет. КС-2 — это печатная форма, а проводки, выручку и НДС формирует обычная реализация. Поэтому акт выполненных работ проводят без ошибок не «в КС-2», а в реализации: если в ней верно указаны договор, работы и ставка НДС, КС-2 заполнится сама.

Что подготовить в справочниках до первого акта

Акт тянет данные из четырёх справочников. Если хотя бы в одном пусто, пустые строки появятся и в печатной форме.

1. Организация (Главное → Организации)

• 🏢 полное наименование, ИНН, КПП, адрес — уходят в шапку КС-2 как данные подрядчика;
• ✍️ ответственные лица (руководитель, главный бухгалтер) — попадут в подписи;
• 🧾 система налогообложения и настройки НДС — в Главное → Налоги и отчеты.

2. Контрагент — заказчик (Справочники → Контрагенты)

• юридическое наименование и реквизиты строго как в договоре;
• если заказчик и инвестор — разные лица, данные инвестора в документе реализации не хранятся, их дописывают в печатной форме (об этом ниже).

3. Договор с заказчиком

• вид договора — «С покупателем»;
• номер и дата — их КС-2 выводит в строке «Договор подряда»;
• валюта и ставка НДС по умолчанию, если договор их предусматривает.

4. Номенклатура — работы

• вид номенклатуры с типом «Услуга» (галочка «Услуга» в карточке);
• единица измерения: м², м³, шт., компл. — то, что стоит в смете;
• ставка НДС — именно её документ подставит в строку.

Сметы типовая Бухгалтерия не считает. Если стоимость работ выводится из сметного расчёта с индексами, его делают в сметной программе, а в 1С вносят готовые позиции, количество и цену.

Как провести КС-2 в 1С по шагам

Шаг 1. Создайте реализацию услуг

1. Откройте Продажи → Реализация (акт, накладная, УПД).
2. Нажмите Реализация и выберите Услуги (акт, УПД).
3. Дата документа — дата подписания акта заказчиком. От неё зависит период выручки и НДС.

Шаг 2. Заполните шапку

• Организация — подрядчик, если в базе их несколько.
• Контрагент — заказчик.
• Договор — подставится, если у заказчика один договор; если несколько, выберите нужный вручную.
• Расчёты — по ссылке проверьте счета расчётов: обычно 62.01 для расчётов и 62.02 для авансов, способ зачёта аванса — автоматически.

Шаг 3. Заполните табличную часть

Каждая строка — одна позиция работ:

Проверьте, включён ли НДС в сумму: по ссылке «Цены» в документе стоит флажок, что цена включает НДС. Для примера выше при цене с НДС налог равен 121 800 × 22 / 122 = 21 963,93 руб. Если цена без НДС — налог 26 796 руб. и итог к оплате 148 596 руб.

Шаг 4. Проведите документ

Нажмите Провести и закрыть или Провести. Проводки можно посмотреть кнопкой ДтКт:

Себестоимость работ (затраты на 20.01) списывается не этим документом, а регламентной операцией Операции → Закрытие месяца. Поэтому сразу после проведения акта прибыль по объекту в отчётах выглядит завышенной — это нормально до закрытия месяца.

Разница в заполнении на ОСН, УСН и при освобождении от НДС

Сам документ одинаков, отличается налоговая часть. Её определяют настройки организации, а не форма КС-2.

Порядок действий при смене режима:

1. Откройте Главное → Налоги и отчеты и проверьте вкладки системы налогообложения и НДС на дату акта.
2. Если ставка НДС в строках не та, что ожидали, — посмотрите ставку в карточке номенклатуры и в договоре: документ берёт её оттуда.
3. После исправления настроек перезаполните ставку в строках существующего акта вручную — старый документ сам не обновится.

На УСН «Доходы минус расходы» дополнительно следите, чтобы затраты на работы субподрядчика были оплачены и приняты: в книге учёта доходов и расходов они попадут в расходы только при выполнении обоих условий.

Печать КС-2 и что дописать в форме вручную

После проведения откройте Печать в командной панели документа и выберите акт КС-2. Форма откроется как табличный документ.

Часть граф КС-2 в реализации не хранится. Типичный список, который дописывают вручную:

• 🏗️ стройка и объект (наименование и адрес);
• 👤 инвестор, если он отличается от заказчика;
• 📅 отчётный период «с … по …»;
• 📊 номер позиции по смете и номер единичной расценки.

Чтобы дописать, включите режим редактирования в окне печатной формы и внесите текст в нужные ячейки. Изменения живут только в этой печати: при повторном выводе формы придётся вносить их снова. Поэтому удобно сохранить готовый акт в PDF или Excel кнопкой сохранения в окне печати.

Форма КС-2 с 2013 года не обязательна — закон № 402-ФЗ разрешает утвердить свою форму первичного документа. Но большинство заказчиков, особенно госзаказчики, по договору требуют именно унифицированную КС-2. Сверяйтесь с договором до того, как печатать.

КС-3 и счёт-фактура: как связать с актом

Справка КС-3

КС-3 печатается из той же реализации, через то же меню Печать. Отдельного документа не нужно.

Главная тонкость — графы «с начала проведения работ» и «с начала года». Они показывают стоимость нарастающим итогом за все предыдущие акты по объекту. Перед отправкой заказчику проверьте эти графы по своим данным: если объект ведётся несколько лет или часть актов проводилась в другой базе, нарастающий итог придётся поправить в печатной форме.

Свериться поможет Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счёту 62 с отбором по договору: в нём видны все реализации за период.

Счёт-фактура или УПД

Варианты оформления:

1. Обычный счёт-фактура. Внизу проведённой реализации нажмите Выписать счет-фактуру. Документ «Счет-фактура выданный» создастся и проведётся, в документе реализации появится ссылка на него.
2. УПД. В той же реализации можно напечатать универсальный передаточный документ со статусом 1 — он заменяет и акт, и счёт-фактуру. Но если заказчик требует именно КС-2, УПД её не заменит: печатайте КС-2 и выписывайте счёт-фактуру отдельно.

Дата счёта-фактуры — не позднее 5 календарных дней с даты акта (п. 3 ст. 168 НК РФ). Если в 1С дата счёта-фактуры по умолчанию совпадает с датой реализации, это укладывается в срок.

Если работы выполнял субподрядчик

Входящий акт КС-2 от субподрядчика оформляется зеркально: Покупки → Поступление (акт, накладная, УПД), вид операции «Услуги (акт, УПД)». Счёт затрат — 20.01 для работ, которые вы перепродаёте заказчику, или 08.03, если строите объект для себя. Полученный счёт-фактуру регистрируют ссылкой внизу документа поступления.

Ошибки в уже проведённом акте: как исправить

Способ зависит от двух вещей: закрыт ли период и подписан ли акт заказчиком.

Корректировку создают из исходного документа: откройте реализацию и выберите Создать на основании → Корректировка реализации. В табличной части укажите строки «до изменения» и «после изменения» — программа посчитает разницу и сделает сторнирующие или дополнительные проводки.

Если после закрытия месяца исправили реализацию в прошлом периоде, перезапустите Закрытие месяца за этот и все последующие месяцы, иначе себестоимость и финансовый результат разойдутся.

Как ускорить работу с актами КС-2

Подрядчик с ежемесячными актами по одному объекту тратит на них больше всего времени. Несколько приёмов:

• 📋 Копирование. В списке реализаций выделите прошлый акт по объекту и нажмите Скопировать (F9). Шапка, договор и строки работ перенесутся, останется поменять дату и объёмы.
• 🧾 Создание из счёта. Если заказчику сначала выставляли Счет на оплату, создайте реализацию через Создать на основании — строки перенесутся из счёта.
• 🔁 Ввод по договору. Укажите в карточке договора ставку НДС и счета расчётов: в новых документах они подставятся без ручного выбора.
• 📤 ЭДО. Если заказчик подключён к электронному документообороту, акт и счёт-фактуру можно отправить прямо из документа через 1С-ЭДО. Условие — согласие заказчика принимать акты в электронном виде.
• 🧮 Отчёт для контроля. ОСВ по счёту 62 с группировкой по договорам показывает, сколько принято работ по каждому объекту.

Проверить выручку по объекту быстрее всего, если на каждый объект заведён отдельный договор с заказчиком. Тогда договор служит и аналитикой «объекта» во всех отчётах.

Частые вопросы