Акт по форме КС-2 в 1С:Бухгалтерии 3.0: от договора подряда до печати и проводок

В 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельного документа «КС-2» нет. Акт делают документом Продажи → Реализация (акт, накладная, УПД) с видом операции «Услуги (акт, УПД)», а форму КС-2 печатают из него же через меню Печать → Акт о приемке выполненных работ (КС-2). Там же рядом справка КС-3.

Подрядчик проводит реализацию, программа делает проводки по выручке и НДС. Заказчик отражает тот же акт документом Покупки → Поступление (акт, накладная, УПД). Дальше разберём обе стороны, но основной акцент — на подрядчике, который акт составляет.

Подготовка: справочники и настройки до первого акта

Акт КС-2 соберётся без ошибок, только если заранее заполнены четыре вещи. Без них печатная форма выйдет с пустыми строками, а выручка уйдёт не на ту номенклатурную группу.

📌 Что проверить перед стартом:

1. Карточка организации . Полное наименование, ИНН, КПП, адрес, ОКПО. ОКПО попадает в шапку КС-2, его часто забывают.
2. Контрагент-заказчик. Справочники → Контрагенты. Те же реквизиты плюс ОКПО заказчика.
3. Договор подряда. В карточке контрагента, вкладка «Договоры», вид договора «С покупателем». Номер и дату договора 1С подставит в форму КС-2 — пишите их точно как в бумажном договоре.
4. Номенклатура-работа. Справочники → Номенклатура, вид номенклатуры «Услуги». Например: «Строительно-монтажные работы» или отдельные позиции «Устройство кровли», «Монтаж окон».

Номенклатурная группа и счета учёта

Создайте номенклатурную группу под строительство, например «СМР». Справочник открывается из раздела Справочники (группа «Товары и услуги»).

Зачем она нужна. Затраты на 20 счёте и выручка на 90 счёте связываются именно через номенклатурную группу. Если в реализации стоит группа «Основная», а затраты собраны на «СМР», при закрытии месяца себестоимость не спишется против выручки.

Счета учёта для работ:

Как сделать КС-2 в 1С: документ «Реализация (акт, накладная, УПД)»

Пошагово для подрядчика:

1. Откройте Продажи → Реализация (акт, накладная, УПД).
2. Нажмите Реализация и выберите вид «Услуги (акт, УПД)».
3. В шапке укажите дату. Дата документа — это дата подписания акта заказчиком, а не дата окончания работ и не конец месяца «по привычке». От неё зависят выручка и НДС.
4. Выберите контрагента и договор подряда.
5. В табличной части добавьте строки работ: номенклатура, количество, цена, ставка НДС.
6. Проверьте счета учёта в строках (колонки «Счета учета» или ссылка внизу формы).
7. Нажмите Провести.

Номер акта программа присвоит сама. Если номер КС-2 должен совпадать с внутренней нумерацией заказчика, его можно скорректировать в печатной форме перед печатью.

Аванс и счёт-фактура

Если заказчик перечислял аванс, при проведении 1С сама зачтёт его: сумма уйдёт с 62.02 на 62.01. Для этого платёж должен быть оформлен по тому же договору.

Счёт-фактуру выписывают кнопкой Выписать счет-фактуру внизу документа реализации. Если работаете с УПД, счёт-фактура отдельно не нужна — достаточно печатной формы УПД, но КС-2 в строительстве заказчики обычно требуют всё равно.

Заполнение табличной части: данные из КС-6а и сметы

Главный вопрос практиков: как перенести в 1С десятки строк из сметы. Есть два рабочих подхода.

Первый вариант самый распространённый. Сметчик формирует КС-2 и КС-3 в своей программе, а бухгалтер вносит в 1С итог акта одной строкой. Подписанные экземпляры прикладывают к документу через команду присоединённых файлов (значок скрепки в форме документа).

Где здесь КС-6а

Журнал учёта выполненных работ КС-6а ведут нарастающим итогом с начала строительства. В типовой 1С:Бухгалтерии 3.0 печатной формы КС-6а нет. Её ведут прораб или сметчик — в сметной программе или в таблице.

Для 1С журнал КС-6а — источник данных. Сверьте перед проведением:

• 📐 объёмы за отчётный период в КС-6а совпадают с количеством в строках реализации;
• 💰 стоимость за период по журналу равна сумме акта;
• 📅 отчётный период в журнале совпадает с периодом в акте.

Если позиций много и они повторяются от акта к акту, проще скопировать прошлый акт (Скопировать в списке документов) и поменять количество, чем набирать заново.

Проводки и налоги по акту выполненных работ

Пример. Подрядчик выполнил работы на 1 000 000 руб. без НДС. Ставка НДС — 22%. Заказчик ранее перечислил аванс 366 000 руб.

Расчёт:

• НДС: 1 000 000 × 22% = 220 000 руб.
• Итого по акту: 1 220 000 руб.
• НДС с аванса, ранее начисленный: 366 000 × 22/122 = 66 000 руб.

Проводку по НДС с аванса программа сделает при формировании записей книги покупок в обработке Операции → Закрытие месяца (регламентная операция по НДС). Себестоимость спишется там же, при закрытии месяца.

Налоговый учёт

• Налог на прибыль. Доход от реализации работ признаётся на дату подписания акта (ст. 271 НК РФ). Для договоров, которые длятся дольше одного налогового периода, действует порядок распределения дохода из ст. 316 НК РФ — его надо выбрать в учётной политике для налогового учёта.
• НДС. Налоговая база возникает на дату отгрузки, для работ — на дату подписания акта (ст. 167 НК РФ). Поэтому дата документа так важна.
• УСН (оба объекта). Доход появляется при поступлении оплаты, а не при подписании акта. Сам акт на УСН не создаёт дохода.

Сторона заказчика

Заказчик вносит тот же акт документом Покупки → Поступление (акт, накладная, УПД), вид «Услуги (акт, УПД)». Счёт затрат зависит от цели:

• 🏗 строительство объекта основных средств — 08.03;
• 🔧 ремонт собственного здания — 20, 26 или 44 в зависимости от назначения;
• 🏢 работы для перепродажи или по договору с вышестоящим заказчиком — 20.01.

Номер и дату акта заказчик берёт из бумажного КС-2 подрядчика, а не придумывает свои.

Печать КС-2 и КС-3, отправка заказчику

Печатные формы открываются из проведённого документа реализации, меню Печать:

• «Акт о приемке выполненных работ (КС-2)»;
• «Справка о стоимости выполненных работ и затрат (КС-3)».

Форма откроется как табличный документ. До печати её можно отредактировать прямо на экране: дописать название стройки и объекта, вид деятельности по ОКДП, отчётный период «с … по …», номер сметы. Эти поля в документе реализации не хранятся, поэтому правки в печатной форме не сохранятся при повторном открытии.

💡 Сохраняйте итоговый файл: кнопка сохранения в панели печатной формы выгружает его в PDF или Excel. PDF удобно отправить заказчику на согласование до подписания.

КС-3: нарастающий итог

Справка КС-3 показывает стоимость работ с начала выполнения, с начала года и за отчётный период. Если акты по договору шли в течение нескольких месяцев, проверьте, что графы с нарастающим итогом совпадают с данными сметчика. Расхождение обычно означает, что часть актов проведена по другому договору.

Электронный документооборот

Через 1С-ЭДО из реализации отправляется УПД или акт в формате ФНС. Унифицированная форма КС-2 в электронном виде поддерживается не у всех операторов и не всеми заказчиками. Перед первым актом договоритесь с заказчиком, в каком формате он принимает документы, и пропишите это в договоре подряда или соглашении об ЭДО.

Частые ошибки в КС-2 и как их исправить

Если акт подписан с изменениями

Заказчик вычеркнул часть объёмов и подписал акт на меньшую сумму. Если акт ещё не отправлен и период открыт — просто исправьте количество в реализации.

Если документ уже ушёл и по нему выставлен счёт-фактура, правьте через корректировку. В списке реализаций найдите документ, создайте на его основании Корректировку реализации с видом «Исправление в первичных документах» или «Корректировка по согласованию сторон». Первое — если ошибка была в самом акте, второе — если стороны договорились об уменьшении объёма после подписания.

Отчёты для сверки

• Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62 — долги заказчиков по договорам.
• Та же ведомость по 90 — выручка и себестоимость по номенклатурным группам.
• Отчеты → Акт сверки расчетов — его заказчик попросит при закрытии договора.

Частые вопросы