Кто и когда правил документ в 1С 8.3: журнал регистрации и история изменений

Узнать, кто изменял документ в 1С, можно через журнал регистрации: откройте Все функции → Стандартные → Журнал регистрации, поставьте отбор по событиям «Данные. Изменение» и «Данные. Проведение» и в поле «Данные» укажите нужный документ. В списке останутся дата, время, пользователь и компьютер каждой записи.

Журнал отвечает на вопрос «кто и когда», но не «что именно поменяли». Чтобы увидеть старое и новое значение суммы, контрагента или даты, нужна история изменений (версионирование объектов) в типовой конфигурации. Её включают заранее: задним числом она ничего не покажет.

Подготовка: включён ли журнал регистрации и что он пишет

Журнал регистрации ведёт сама платформа 1С:Предприятие 8.3, конфигурация на это не влияет. Но запись идёт только при подходящем уровне детализации.

События изменения данных записываются с важностью «Информация». Если уровень снижен до «Регистрировать ошибки» или «Регистрировать предупреждения», записей об изменении документов не будет.

Как проверить уровень в Конфигураторе

1. Откройте базу в режиме Конфигуратор.
2. Выберите Администрирование → Настройка журнала регистрации.
3. Установите уровень «Регистрировать информацию» или «Регистрировать все события» (с примечаниями).
4. Задайте периодичность разделения файлов журнала: по дням, месяцам или годам. Это удобно для архивации.
5. Нажмите «ОК». Перезапуск пользователей не нужен.

В типовых конфигурациях на БСП (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11) аналогичная настройка доступна и из режима Предприятие, через раздел Администрирование → Обслуживание, рядом с командой открытия журнала.

Где лежат файлы журнала

• 📁 Файловая база — подкаталог 1Cv8Log в каталоге базы.
• 🖥️ Клиент-серверная — srvinfo\reg_1541\<идентификатор базы>\1Cv8Log на сервере 1С.
• 🗃️ Формат с платформы 8.3.5 по умолчанию — один файл 1Cv8.lgd (SQLite); старый формат — набор файлов .lgf и .lgp.

Размер журнала растёт быстро. В активной базе на 30–50 пользователей за год набегают гигабайты, и открытие с отбором заметно тормозит.

Как посмотреть историю конкретного документа в журнале регистрации

Это основной способ узнать, кто изменял документ в 1С. Нужны права администратора или право на просмотр журнала регистрации.

Шаг 1. Откройте журнал

Если в меню нет пункта «Все функции», включите его: значок шестерёнки (или меню профиля) → Параметры → флажок «Отображать команду “Все функции”». Дальше Все функции → Стандартные → Журнал регистрации.

В типовых конфигурациях на БСП журнал открывается и без этого: Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации.

Шаг 2. Настройте отбор

Нажмите кнопку «Установить отбор» (в форме БСП — «Отбор») и заполните поля:

1. Дата — интервал, когда могли внести правку. Чем уже, тем быстрее откроется журнал.
2. События — отметьте группу «Данные» и в ней: «Добавление», «Изменение», «Проведение», «Отмена проведения», «Удаление».
3. Метаданные — вид документа, например «Документ.РеализацияТоваровУслуг». Удобно, если номер не известен.
4. Данные — выберите сам документ из списка. Тогда в журнале останутся записи только по нему.

Шаг 3. Прочитайте записи

Каждая строка — одно событие. Смотрите колонки:

• 👤 Пользователь — кто сделал запись;
• 💻 Компьютер — имя машины, с которой работали;
• 🧩 Приложение — тонкий клиент, веб-клиент, COM-соединение, фоновое задание;
• 🔄 Статус транзакции — «Зафиксирована» или «Отменена».

Запись со статусом «Отменена» означает, что изменение не сохранилось: например, проведение упало с ошибкой. Её не считайте фактической правкой.

Если документ уже удалён

Выбрать удалённый документ в поле «Данные» нельзя: ссылки больше нет. Действуйте иначе:

1. В отборе оставьте только поле «Метаданные» с видом документа и событие «Данные. Удаление».
2. Задайте период, когда документ ещё точно был.
3. Найдите нужную строку по колонке «Представление данных»: там сохраняется номер и дата документа.

Связать правку с сеансом

У каждой записи есть номер сеанса. Отберите журнал по этому номеру, и увидите всё, что человек делал за сеанс: вход «Сеанс. Начало», открытые объекты, выход. Это помогает, когда нужно понять, правил ли документ человек осознанно или запускал обработку, которая затронула сотни документов.

Поиск изменений через отчёты администратора

Когда документ не известен заранее, удобнее идти от пользователя или от периода. Например, «кто в марте трогал документы закрытого квартала».

Отчёт «Анализ журнала регистрации»

В конфигурациях на БСП он находится в Администрирование → Обслуживание → Отчёты администратора. У отчёта несколько вариантов:

• 📊 Активность пользователей — сколько и каких событий сделал каждый пользователь за период;
• 👤 Активность пользователя — подробно по одному сотруднику, вплоть до объектов;
• ⏱️ Продолжительность работы — когда пользователи входили и выходили.

Вариант по одному пользователю показывает, какие документы он открывал на запись и проводил. Это быстрее, чем листать журнал вручную.

Отбор по виду документа в самом журнале

Второй приём — отбор только по полю «Метаданные» без поля «Данные». Укажите вид документа и период, затем отсортируйте список по колонке «Пользователь». Так видно, кто вообще правил такие документы.

Как увидеть, какие поля изменили: история изменений

Журнал регистрации не хранит значения реквизитов. Он скажет, что Петрова в 14:32 изменила реализацию № 128, но не скажет, что сумма была 12 000, а стала 120 000.

Для этого в типовых конфигурациях есть механизм версионирования объектов. В Бухгалтерии 3.0 он включается в Администрирование → Общие настройки, флажок «Хранить историю изменений». По ссылке настроек выбирают виды документов и справочников и срок хранения версий.

Как посмотреть версии документа

1. Откройте документ.
2. В меню «Ещё» или на панели навигации формы выберите «История изменений».
3. Появится список версий: номер, дата, автор, комментарий.
4. Выделите две версии и нажмите «Сравнить». Отчёт подсветит изменённые реквизиты и строки табличных частей.
5. Любую версию можно открыть отдельно и, при наличии прав, вернуться к ней.

История изменений работает только с момента включения. Если флажок поставили сегодня, вчерашнюю правку восстановить не получится. Останется журнал регистрации и резервные копии.

Если версионирования нет

Тогда «что изменили» восстанавливают через резервную копию:

1. Разверните копию базы на дату до правки в отдельную информационную базу.
2. Откройте тот же документ в копии и в рабочей базе.
3. Сравните реквизиты и табличные части вручную или отчётом.

Копию разворачивайте только в новую базу. Загрузка .dt поверх рабочей базы затрёт всё, что ввели после даты копии.

Ограничения журнала регистрации

Журнал — надёжный, но не всемогущий инструмент. Перед выводами о виновнике проверьте ограничения.

Отдельно о проведении. Перепроведение документа (вручную или групповой обработкой) тоже пишется как «Данные. Проведение». Если бухгалтер массово перепровёл месяц, в журнале окажется его имя у каждого документа, хотя реквизиты он не трогал. Сравните с версиями, если они есть.

Ещё одна деталь — время. В клиент-серверной базе дата записи берётся с сервера 1С, а не с компьютера пользователя. Если часы сервера сбиты или сервер в другом часовом поясе, сверяйте время правки с этим сдвигом, прежде чем сопоставлять его с рабочим днём сотрудника.

Сокращение журнала выполняется в Конфигураторе той же командой настройки, кнопкой «Сократить». Перед сокращением сохраните удаляемую часть в файл: иначе следы правок пропадут навсегда.

Автоматизация контроля и уведомления о правках

Ручной поиск хорош для разовых разборов. Для регулярного контроля лучше настроить автоматическую проверку.

Рассылка отчёта администратора

В конфигурациях на БСП есть рассылки отчётов (Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки или раздел общих настроек, в зависимости от конфигурации). Настройте рассылку варианта «Активность пользователей» раз в день на почту главного бухгалтера.

Запрет правки закрытого периода

Лучшая защита — не давать менять старые документы. В Бухгалтерии 3.0 это даты запрета изменения данных: Администрирование → Проведение документов → Даты запрета изменения. После этого журнал регистрации нужен реже: правка закрытого периода просто не сохранится.

Выгрузка журнала кодом

Для своей проверки (например, в регламентном задании или внешней обработке) используют метод ВыгрузитьЖурналРегистрации. Код выполняется на сервере под пользователем с правом администрирования.

&НаСервере
Функция КтоИзменялДокумент(СсылкаНаДокумент, ДатаНачала, ДатаОкончания)

    События = Новый Массив;
    События.Добавить("_$Data$_.Update");
    События.Добавить("_$Data$_.Post");
    События.Добавить("_$Data$_.Delete");

    Отбор = Новый Структура;
    Отбор.Вставить("ДатаНачала", ДатаНачала);
    Отбор.Вставить("ДатаОкончания", ДатаОкончания);
    Отбор.Вставить("Событие", События);
    Отбор.Вставить("Данные", СсылкаНаДокумент);

    Записи = Новый ТаблицаЗначений;
    ВыгрузитьЖурналРегистрации(Записи, Отбор);

    Результат = Новый Массив;
    Для Каждого Запись Из Записи Цикл
        Результат.Добавить(СтрШаблон("%1 | %2 | %3 | %4",
            Формат(Запись.Дата, "ДФ='dd.MM.yyyy HH:mm:ss'"),
            Запись.ИмяПользователя,
            Запись.Компьютер,
            Запись.Событие));
    КонецЦикла;

    Возврат Результат;

КонецФункции

Функция вернёт строки вида «дата | пользователь | компьютер | событие». Их можно отправить письмом или записать в свой регистр. На больших журналах всегда задавайте ДатаНачала и ДатаОкончания: выгрузка без периода читает журнал целиком и может занять минуты.

Частые вопросы