Как открыть и распечатать форму Т-2 на сотрудника в 1С:Бухгалтерии 3.0

Личную карточку сотрудника в 1С 8.3 Бухгалтерия ищут в разделе Зарплата и кадры → Сотрудники. Откройте нужного человека или выделите его в списке и нажмите Печать → Личная карточка (Т-2). Отдельного документа «Личная карточка» в программе нет: это печатная форма, которую 1С собирает из карточки сотрудника, физического лица и кадровых документов.

Отсюда главное правило. Пустая графа в бланке Т-2 почти всегда значит, что данные не внесены в саму базу, а не что форма сломана. Поэтому ниже разобрано и где карточку найти, и откуда берутся её поля, и что делать, если Бухгалтерии не хватает для полной Т-2.

Форма Т-2 и то, что 1С подставляет в неё сама

Личная карточка работника — унифицированная форма Т-2 из альбома кадровых форм Госкомстата (постановление № 1 от 05.01.2004). С 2013 года работодатель вправе утвердить свою форму, но большинство компаний оставили Т-2: она привычна кадровикам, военкоматам и проверяющим.

Карточку заводят на каждого работника, принятого по трудовому договору. На подрядчиков по договорам ГПХ её не оформляют.

Что входит в Т-2 и откуда 1С берёт сведения:

Где найти личную карточку сотрудника в 1С 8.3 Бухгалтерия

Пути в 1С:Бухгалтерии 3.0 с интерфейсом «Такси» стабильны от релиза к релизу.

Если кнопки «Печать» нет на панели, она могла уехать в меню «Ещё». Откройте его и найдите подменю печати там. Вернуть кнопку на панель можно через Ещё → Изменить форму.

Что проверить до того, как открывать карточку

Самая частая причина пустого раздела III «Приём на работу и переводы» — режим кадрового учёта. В Бухгалтерии их два.

Упрощённый. Дату приёма, должность и подразделение вносят прямо в карточку сотрудника. Кадровых документов нет. Раздел III карточки получится скупым.

Полный. Приём, перевод и увольнение оформляют отдельными документами. Из них 1С берёт даты, основания и номера приказов для Т-2, а также печатает приказы Т-1, Т-5 и Т-8.

Как переключить:

1. Откройте Зарплата и кадры → Настройки зарплаты.
2. Найдите блок про кадровый учёт.
3. Выберите «Полный».
4. Закройте настройки. В разделе «Зарплата и кадры» появятся журнал приёмов, переводов и увольнений.

Ещё два условия для корректной карточки:

• 🏢 у организации заполнены ИНН, КПП и коды в справочнике «Организации» — они идут в шапку;
• 🧾 у сотрудника указан табельный номер; 1С присваивает его при создании, но номер можно поменять вручную.

Как открыть и заполнить данные сотрудника пошагово

Порядок ниже рассчитан на нового работника при полном кадровом учёте. Для действующего сотрудника начните с шага 2.

Шаг 1. Создать сотрудника

1. Зарплата и кадры → Сотрудники → Создать.
2. Введите ФИО. Программа сама найдёт физлицо с таким именем, если оно уже есть в базе, например как учредитель. Выберите его, чтобы не плодить дубли.
3. Заполните дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС.
4. Нажмите Записать.

Шаг 2. Внести личные данные

В карточке сотрудника откройте ссылки на личные данные и заполните:

• 🪪 удостоверение личности: вид, серия, номер, кем и когда выдан;
• 📍 адрес по прописке и фактический;
• 🌍 гражданство и место рождения;
• 📞 телефон.

Паспорт и ФИО в 1С хранятся с историей. Если работник сменил фамилию, не перебивайте старое значение. Вводите новое с датой изменения, тогда отчёты за прошлые периоды останутся правильными.

Шаг 3. Оформить приём на работу

1. В карточке сотрудника или в журнале приёмов создайте документ «Приём на работу».
2. Укажите дату, подразделение, должность, вид занятости, оклад и способ отражения зарплаты.
3. Проведите документ.
4. Распечатайте из него приказ Т-1, если он нужен.

Данные этого документа и попадут в раздел III личной карточки.

Шаг 4. Сформировать Т-2

Вернитесь в карточку сотрудника и нажмите Печать → Личная карточка (Т-2). Откроется табличный документ, готовый к печати.

Шаг 5. Дописать то, чего нет в базе

Разделы про образование, семью, воинский учёт и отпуска чаще всего придётся дополнять. Варианты:

• ✍️ распечатать бланк и дописать от руки — так и задумана бумажная Т-2;
• 🖊 исправить ячейки прямо в табличном документе перед печатью: в режиме просмотра ячейки редактируются, если включено редактирование на панели формы;
• 💾 сохранить карточку в Excel и вести недостающие разделы там.

Печать личной карточки: одна, пачка, файл

Одна карточка

Печать → Личная карточка (Т-2) в карточке сотрудника. Форма открывается на экране, на панели табличного документа есть кнопки печати и сохранения.

Карточки на всех сотрудников сразу

1. Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники.
2. Выделите нужные строки: Ctrl+клик по каждой или Ctrl+A для всего списка.
3. Нажмите Печать → Личная карточка (Т-2).

1С соберёт все карточки в один табличный документ, каждая начнётся с новой страницы. Так удобно готовить пакет к проверке или передавать дела кадровику.

Сохранение в файл

В открытой печатной форме нажмите кнопку сохранения на панели и выберите формат: PDF, Excel (xlsx), Word (docx) или табличный документ 1С (mxl). PDF удобен для отправки, Excel — для ручного дополнения.

Двусторонняя печать

Т-2 занимает четыре страницы формата А4. По форме её печатают на двух листах с оборотом. Включите двустороннюю печать в настройках принтера, а в диалоге 1С проверьте, что масштаб «по ширине страницы» не обрезает таблицы.

Бухгалтерия и ЗУП: в чём разница

Обе конфигурации печатают одну и ту же Т-2, но заполняют её по-разному.

Вывод практический. Если в штате пара человек и кадры ведёт бухгалтер, Бухгалтерии хватает: недостающее дописывают вручную. Если сотрудников десятки, есть военнообязанные и регулярные переводы, кадровый учёт лучше перенести в ЗУП, а в Бухгалтерию загружать только проводки по зарплате.

Как упростить ведение карточек

Полностью убрать ручную работу в Бухгалтерии не получится, но рутину можно сократить.

• 📑 Групповая печать. Пакет карточек на всех сотрудников за один раз, как описано выше.
• 🔁 Данные из документов. Если вести полный кадровый учёт, приёмы, переводы и увольнения попадают в Т-2 сами, без ручного переписывания.
• 🧩 Своя печатная форма. Если нужна дополненная карточка, программист делает внешнюю печатную форму. Её подключают в Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки. Типовая конфигурация при этом не меняется, обновления ставятся без проблем.
• ✏️ Правка макета. Небольшие изменения внешнего вида, например логотип или шрифт, делают через макеты печатных форм в том же разделе администрирования. После обновления конфигурации изменённый макет стоит сверить с новым типовым.
• 🔄 Переход на ЗУП. Если вручную дописываются уже несколько разделов на каждого человека, это сигнал перенести кадры в ЗУП. Из ЗУП в Бухгалтерию настраивают синхронизацию данных.

Почему карточка печатается пустой или с ошибками

Ещё одна частая ситуация — карточка нужна на уволенного. Он не пропадает из базы. Снимите отбор, скрывающий уволенных, и печатайте Т-2 как обычно: раздел XI заполнится из документа «Увольнение».

Частые вопросы