Оприходование лицензии на ПО в 1С: от поступления до закрытия месяца

Купленную лицензию на программу (неисключительное право) в 1С:Бухгалтерии проводят через счёт 97.21 «Прочие расходы будущих периодов», а не как основное средство или НМА. Оформляют документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги», затем ежемесячно списывают стоимость на затраты регламентной операцией при закрытии месяца.

Ниже — какие счета использовать, как задать срок списания, что делать с НДС и чем проверить проводки. Разбираем на примере БП 3.0 и интерфейса «Такси».

Куда отнести лицензию: счёт 97 и забалансовый 012

Лицензия на 1С, антивирус, офисный пакет или любое неисключительное право пользования программой — это не актив на балансе. Исключительных прав вы не получаете, значит НМА (счёт 04) здесь не возникает. На баланс ставить нечего.

Расход распределяют во времени:

• 📅 Срок действия задан (например, лицензия на 12 месяцев) — стоимость относят на счёт 97.21 и списывают равными долями весь срок.
• ⏳ Срок не ограничен — организация сама определяет период списания в учётной политике (разумный срок, часто 3–5 лет) и также списывает через 97.21.
• 🔁 Короткая подписка до года в рамках одного отчётного периода — можно сразу в расходы текущего месяца, минуя счёт 97.

Параллельно полученное в пользование ПО рекомендуется учесть за балансом — на счёте 012 «Нематериальные активы, полученные в пользование». Это не обязанность, а контроль: вы видите, какими правами пользуетесь и до какой даты. Проводку Дт 012 делают вручную через «Операции → Операции, введённые вручную», указав стоимость по договору.

НМА или расходы будущих периодов: как не ошибиться с выбором

Выбор счёта зависит от того, какие права вы купили. Ориентир — договор.

С 2024 года учёт НМА ведут по ФСБУ 14/2022, а капитальные вложения в них — по ФСБУ 26/2020. На порядок учёта лицензий это принципиально не повлияло: неисключительные права как были расходами, так и остались. Стандарт прямо разрешает затраты на такие права признавать расходами периода, а на практике удобнее растянуть их через 97.21 — так расход ложится равномерно и совпадает с налоговым учётом.

В налоговом учёте расходы на приобретение права использования программ для ЭВМ по лицензионным договорам — это прочие расходы (пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если в договоре указан срок, расходы распределяют на этот срок равномерно. Когда срок не задан, налогоплательщик определяет период признания сам; чтобы бухгалтерский и налоговый учёт не разошлись, в 1С удобно задать один и тот же срок списания для обоих.

На УСН «доходы минус расходы» всё проще: затраты на программу по лицензионному договору — отдельный вид расхода (пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), и признаются они по факту оплаты, а не по сроку действия лицензии. Распределение через 97.21 упрощенцу для налога не нужно, хотя в бухучёте равномерное списание сохраняется.

Оформление поступления лицензии в 1С: пошагово

Весь учёт начинается с одного документа поступления. Перед оформлением держите под рукой договор и акт: из них нужны точная сумма, срок действия права и признак наличия НДС. От того, кто пользуется программой, зависит счёт затрат при списании: бухгалтерия и администрация — 26, торговое подразделение — 44, основное производство — 20.

1. Откройте «Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом «Услуги (акт, УПД)».
2. Укажите поставщика, договор, номер и дату первичного документа.
3. В табличной части добавьте строку с названием лицензии и суммой из акта или накладной.
4. В колонке «Счета учёта» вместо затратного счёта поставьте 97.21.
5. В открывшейся форме выбора заполните поле «Расходы будущих периодов» — создайте или выберите элемент одноимённого справочника (настройка списания — в следующем разделе).
6. Проверьте счёт и ставку НДС в строке, проведите документ.

После проведения смотрите проводки по кнопке «Дт/Кт». Должна появиться строка Дт 97.21 Кт 60.01 на стоимость лицензии. Забалансовую Дт 012 при необходимости добавляете отдельной ручной операцией.

Как настроить списание лицензии по сроку

Срок и способ списания задаются не в документе поступления, а в карточке элемента справочника «Расходы будущих периодов». Заполните поля:

• Вид для НУ — «Прочие».
• Вид актива в балансе — «Прочие оборотные активы» (лицензия не отражается в составе НМА).
• Сумма — полная стоимость по договору (без НДС, если НДС принимается к вычету).
• Признание расходов — «По месяцам» или «По календарным дням». По дням списание точнее, но помесячно нагляднее.
• Период списания — дата начала и дата окончания. Для годовой лицензии это ровно 12 месяцев с даты поступления.
• Счёт затрат — 26, 44 или 20 в зависимости от того, кто пользуется программой.
• Статья затрат — подберите подходящую (например, «Прочие расходы»).

Пример расчёта. Лицензию за 18 000 ₽ без НДС купили 15 марта на 12 месяцев. При списании «по месяцам» программа спишет 18 000 / 12 = 1 500 ₽ в месяц, начиная с марта. За первый неполный месяц при способе «по дням» сумма будет меньше — пропорционально числу дней с 15-го числа.

Как это ложится по месяцам при способе «по месяцам»:

К концу 12-го месяца остаток обнуляется — лицензия списана полностью. Если потом её продлите, заводите новый элемент РБП: смешивать два срока в одной карточке нельзя.

НДС при покупке лицензии: вычет или покупка без НДС

Здесь всё зависит от того, что за программа.

• 🇷🇺 ПО из единого реестра российского ПО (в том числе продукты 1С) — передача прав по лицензионному договору освобождена от НДС (пп. 26 п. 2 ст. 149 НК РФ). В акте и счёте НДС нет, вычитать нечего, вся сумма идёт на 97.21.
• 🌐 Софт не из реестра — поставщик выставляет НДС. Тогда в поступлении появляется проводка Дт 19.04 Кт 60.01, а к вычету НДС принимается записью Дт 68.02 Кт 19.04 при наличии правильного счёта-фактуры.

Если программу купили у иностранного поставщика, учитывайте правила по «налогу на Google» и месту реализации — это отдельная история, в типовой покупке российской лицензии она не возникает.

ИТС, обновления и продление лицензии

Сопровождение (ИТС) и доступ к обновлениям — это услуги, а не право пользования. Их учитывают иначе, чем саму лицензию.

• Оплату ИТС за месяц или квартал относят на текущие расходы периода: Дт 26 (44) Кт 60.01, НДС (если он есть) — Дт 19.04 Кт 60.01.
• Если сопровождение оплачено вперёд за год, расход тоже можно равномерно распределить через 97.21 — по аналогии с лицензией, задав период списания по сроку договора.
• Продление лицензии на новый срок — это новое неисключительное право. Заводите новый элемент РБП и новый документ поступления, старый к этому моменту уже должен быть списан.

Не смешивайте в одном элементе РБП стоимость самой программы и сопровождения с разными сроками — для корректного списания это отдельные активы будущих периодов.

Закрытие месяца: списание РБП и закрытие 26 счёта

Стоимость с 97.21 на затраты переносит не вы вручную, а программа при закрытии месяца.

1. Откройте «Операции → Закрытие месяца», выберите период и организацию.
2. Выполните обработку. Стоимость лицензии спишет регламентная операция «Списание расходов будущих периодов»: Дт 26 (44, 20) Кт 97.21.
3. Затем сработает операция «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26». Куда уйдёт счёт 26, зависит от учётной политики:
   • метод «директ-костинг» — общехозяйственные расходы закрываются на 90.08 (Дт 90.08.1 Кт 26);
   • без директ-костинга — расходы 26 распределяются в себестоимость на счёт 20.

Проверить результат можно отчётами:

• ОСВ по счёту 97.21 — показывает остаток несписанной стоимости лицензий.
• Карточка счёта 97.21 — видно, сколько списали каждый месяц.
• Анализ субконто по элементу РБП — вся история по конкретной лицензии.

Частые ошибки учёта лицензий

• ❌ Лицензию сразу отнесли на 26 без счёта 97.21 — вся стоимость упала в расходы одним месяцем, искажена прибыль по периодам.
• ❌ Учли как НМА на счёте 04 — неисключительное право активом не является, баланс завышен.
• ❌ Не заполнен срок в элементе РБП — регламентная операция не находит, что списывать, расход «зависает» на 97.
• ❌ Приняли к вычету НДС по лицензии 1С — по операции из реестра НДС не предъявляется, вычитать нечего.
• ❌ Смешали лицензию и ИТС в одной сумме РБП с общим сроком — списание идёт неравномерно относительно реальных услуг.