Отчёт материально ответственного лица по материалам: собираем в 1С 8.3 без доработок

Материальный отчёт по материалам в 1С:Бухгалтерии 8.3 собирают из стандартной оборотно-сальдовой ведомости: Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, счёт 10, показатели «БУ» и «Количество», группировка по складу и номенклатуре, отбор по складу материально ответственного лица. Получается таблица «остаток на начало — приход — расход — остаток на конец» в штуках и рублях за любой период.

Отдельного отчёта с названием «Материальный отчёт» в типовой БП 3.0 нет. Поэтому бухгалтер каждый месяц ищет его в меню и не находит. Решение простое: один раз настроить ведомость под эту задачу, сохранить её как шаблон и перед подписью кладовщиком или прорабом сверить цифры.

Что такое материальный отчёт и почему в 1С он «спрятан»

Материальный отчёт — это сводка движения ценностей за период по одному материально ответственному лицу (МОЛ) или складу. По каждой позиции видно:

• 📦 сколько было на начало периода;
• ➕ сколько пришло (поступления, перемещения на склад, возвраты из производства);
• ➖ сколько ушло (требования-накладные, передача в переработку, списание, перемещения со склада);
• 📊 сколько осталось на конец.

Его используют в строительстве (отчёт прораба по объекту), на производстве (отчёт кладовщика цехового склада), в общепите и при сдаче дел при смене МОЛ.

Единой обязательной формы нет. С 2013 года унифицированные формы Госкомстата не обязательны: организация сама утверждает формы первичных и отчётных документов в учётной политике (ст. 9 закона № 402-ФЗ). Значит, «правильный» материальный отчёт — тот, чья форма закреплена у вас приказом. В 1С достаточно получить его цифры, а оформление подогнать под свой бланк.

Подготовка: проверьте настройки учёта запасов в 1С 8.3

Ведомость покажет движение по складу только если программа хранит склад в проводках. Это настраивается один раз.

Учёт по складам

Откройте Главное → Настройки → План счетов и раздел «Запасы». Нужны отметки:

1. Учёт ведётся по складам (местам хранения).
2. По складам — «По количеству и сумме». Вариант «Только по количеству» тоже даст количество по складам, но рублей в разрезе склада не будет.

Если галочку включили только сейчас, старые документы склад в проводках не получили. Перепроведите документы за нужный период — иначе остатки на начало повиснут «без склада».

Склад = МОЛ

В БП 3.0 материальную ответственность удобнее всего привязать к складу: один кладовщик или прораб — свой склад в справочнике Справочники → Товары и услуги → Склады. Для объектов строительства заводят отдельный склад на каждый объект.

Когда у одного склада несколько МОЛ, отчёт по каждому собрать нельзя: программа не знает, кто из них что принял. Это решается только структурой справочника складов.

Проведённые документы

Перед формированием убедитесь, что за период всё проведено:

• поступления материалов;
• перемещения между складами;
• требования-накладные и передача в переработку;
• инвентаризация и её итоговые документы (списание, оприходование).

Непроведённый документ в ведомость не попадёт, а отчёт не сойдётся с фактом.

Как сформировать материальный отчёт по материалам в БП 3.0: пошагово

Шаг 1. Откройте ведомость по счёту

Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету. В шапке выберите:

• период — месяц, квартал или произвольные даты;
• счёт — 10 (весь счёт) или конкретный субсчёт, например 10.01 «Сырьё и материалы»;
• организацию, если в базе их несколько.

Шаг 2. Включите количество

Нажмите Показать настройки, вкладка «Показатели». Отметьте «БУ» и «Количество». Без количества получится денежная ведомость, а МОЛ отчитывается прежде всего в натуральных единицах.

Шаг 3. Настройте группировку

На вкладке «Группировка» оставьте или добавьте в таком порядке:

1. Склады.
2. Номенклатура.

Галочка «По субсчетам» полезна, если в отчёт входит весь счёт 10: материалы, топливо, запчасти и спецодежда в запасе разойдутся по отдельным блокам.

Шаг 4. Отберите склад МОЛ

Вкладка «Отбор»: добавьте поле «Склад», вид сравнения «Равно», значение — склад кладовщика или объекта. Для нескольких объектов прораба выберите «В списке».

Если нужен только расход в производство, отбор по складу оставьте, а обороты затем расшифруйте (см. ниже).

Шаг 5. Сформируйте и выгрузите

Нажмите Сформировать. Получаете готовую таблицу по каждому материалу: начальное сальдо, дебет (приход), кредит (расход), конечное сальдо — в количестве и сумме.

Для подписи сохраните таблицу в Excel (кнопка сохранения на панели отчёта, формат .xlsx). В файле добавьте шапку вашей формы: название организации, ФИО МОЛ, период, строки для подписей бухгалтера и ответственного лица.

Шаг 6. Расшифруйте расход по документам

МОЛ часто просит показать, какими документами списан материал. Двойной щелчок по сумме или количеству в обороте открывает карточку счёта с отбором по этой позиции: в ней каждая проводка и документ-основание.

Для сводной расшифровки по всем позициям сразу подойдёт Отчеты → Стандартные отчеты → Анализ субконто с субконто «Склады» и «Номенклатура» и выводом корреспондирующих счетов. Видно, сколько ушло на 20, 23, 25, 26 или 91.

Настройка шаблона: как не собирать отчёт заново каждый месяц

Шесть шагов выше выполняются один раз. Потом настройки сохраняют.

1. Сформируйте ведомость со всеми нужными отборами и группировками.
2. В меню Ещё выберите сохранение настроек и дайте понятное имя: «Материальный отчёт — склад цеха № 2».
3. В следующем месяце откройте ту же ведомость, через Ещё выберите сохранённую настройку, поменяйте период — и Сформировать.

Для нескольких МОЛ заведите по шаблону на каждого. Это быстрее, чем каждый раз перебирать отбор.

Рассылка и печать пакетом

Если отчёт нужен регулярно нескольким людям:

• 📧 настройте рассылку отчётов в разделе Администрирование, если она включена в вашем релизе: ведомость по шаблону будет уходить на почту по расписанию;
• 🗂 для печати с подписями один раз сделайте в Excel бланк с формулами, который подтягивает данные из выгрузки, — тогда оформление занимает минуту.

Нужна печатная форма прямо из 1С с подписями и вашими реквизитами — это внешний отчёт или расширение конфигурации . Типовую ведомость при этом не правят: обновления не ломаются.

Анализ отчёта: что проверить до подписи МОЛ

Сформированная ведомость — ещё не результат. До подписи пройдитесь по таблице ниже: спорные позиции лучше найти самому, чем услышать о них от кладовщика.

Последняя строка — главная. Остаток на начало текущего отчёта обязан совпадать с остатком на конец подписанного прошлого. Если нет, ищите документы, которые провели или исправили задним числом.

Сверка с инвентаризацией

Остаток на конец сравнивают с фактическим наличием. Разница — повод для инвентаризации по этому складу. Документ «Инвентаризация товаров» в БП 3.0 заполняется учётными остатками автоматически, фактическое количество вводится вручную, а недостача и излишки затем оформляются отдельными документами списания и оприходования.

Отчёт при смене материально ответственного лица

При передаче склада от одного МОЛ другому материальный отчёт формируют на дату передачи, а не на конец месяца. Порядок такой:

1. Проводят инвентаризацию склада на дату передачи с участием обоих МОЛ.
2. Оформляют излишки и недостачи, если они выявлены.
3. Формируют ведомость с периодом от начала месяца до даты передачи — это отчёт уходящего МОЛ.
4. Со следующего дня формируют отчёт нового МОЛ: его остаток на начало равен фактическому остатку по инвентаризации.

Если склад в справочнике один, а МОЛ сменились, разделить ответственность в 1С можно только датами периода. Поэтому в отчёте указывайте точные даты, а не «за октябрь».

Материальный отчёт в других конфигурациях 1С 8.3

Принцип везде один — отчёт об остатках и оборотах в количестве с отбором по складу. Отличаются отчёт и меню.

В УТ, КА и ERP складской учёт ведётся по своим документам, и ордерная схема может сдвигать даты: отгрузка по накладной и фактический расходный ордер бывают в разные дни. Для отчёта МОЛ берите данные по складским ордерам, если ордерная схема на складе включена, — именно они отражают, когда материал физически покинул склад.

Где ошибаются при формировании отчёта по материалам

Ниже — ситуации, которые не видны из пошаговой инструкции, но регулярно портят результат.

Частые вопросы