Как оприходовать и учесть МФУ в 1С: Бухгалтерия 8.3

Купили МФУ, а бухгалтер замер над накладной: это основное средство или сразу в расходы? Ответ зависит от двух чисел — стоимости без НДС и лимита из вашей учётной политики. Если МФУ дороже лимита (чаще всего это 100 000 руб.) и прослужит больше года — это основное средство, его принимают к учёту на счёт 01 и амортизируют. Дешевле лимита — списывают на затраты сразу, через счёт 10.09.

Ниже — как провести оба варианта в 1С:Бухгалтерии 8.3 (БП 3.0): какими документами оформить покупку, принятие к учёту, амортизацию и списание многофункционального устройства, какие проводки сформируются и где проверить результат.

Основное средство или малоценка: как определить статус МФУ

Многофункциональное устройство (принтер + сканер + копир) почти всегда служит дольше 12 месяцев, поэтому по сроку оно подходит под основное средство. Решает второй критерий — стоимость.

По ФСБУ 6/2020 организация сама устанавливает лимит стоимости ОС в учётной политике. Объекты дешевле лимита можно не признавать основными средствами, а списывать на расходы периода. Большинство компаний ставят лимит 100 000 руб. — так он совпадает с налоговым порогом амортизируемого имущества из НК РФ (ст. 256–257), и не приходится вести две параллельные оценки.

Считают всегда стоимость без НДС (если НДС принимается к вычету):

• 💻 МФУ за 54 000 руб. с НДС 20% → без НДС 45 000 руб. → ниже лимита → малоценка, в расходы.
• 🖨️ МФУ за 144 000 руб. с НДС 20% → без НДС 120 000 руб. → выше лимита → основное средство, амортизируем.

Поступление МФУ от поставщика: документ и проводки

Покупку дорогого МФУ, которое станет основным средством, оформляют документом «Поступление оборудования». Откройте раздел ОС и НМА → Поступление оборудования и создайте документ. На вкладке «Оборудование» выберите номенклатуру с видом «Оборудование (объекты основных средств)», укажите количество и сумму.

После проведения сформируются проводки:

Счёт 08.04.1 «Приобретение компонентов основных средств» — это «накопитель»: пока МФУ числится на нём, объект ещё не введён в эксплуатацию и не амортизируется. НДС попадает на 19.01 и принимается к вычету после регистрации счёта-фактуры поставщика (галочка и реквизиты внизу документа).

Для простых случаев, когда допзатрат нет, в БП 3.0 есть упрощённый документ ОС и НМА → Поступление основных средств → Поступление: он одним проведением и приходует, и принимает МФУ к учёту (через счёт 08.04.2). Удобно, когда объект один и дорабатывать его не нужно.

Принятие МФУ к учёту: ввод в эксплуатацию и срок службы

Если покупку провели через «Поступление оборудования», следующий шаг — документ «Принятие к учёту ОС» (ОС и НМА → Принятие к учёту ОС). Он переносит собранную на счёте 08 стоимость на счёт 01 и запускает амортизацию.

Заполните три вкладки:

1. Внеоборотный актив — вид операции «Оборудование», укажите объект, счёт 08.04.1 и сумму.
2. Основные средства — создайте карточку ОС, задайте наименование («МФУ HP LaserJet», инвентарный номер присвоится автоматически) и группу учёта «Машины и оборудование (кроме офисного)» или «Офисное оборудование».
3. Бухгалтерский/Налоговый учёт — счёт 01.01, способ начисления амортизации (обычно линейный), счёт затрат (26, 44 или 20 — куда пойдёт амортизация) и срок полезного использования.

Проводка принятия к учёту:

Срок полезного использования определяют по Классификации основных средств. Офисная техника вроде МФУ обычно попадает во 2-ю амортизационную группу — имущество со сроком использования свыше 2 и до 3 лет включительно, то есть 25–36 месяцев. Конкретный срок внутри диапазона организация выбирает сама; его ставят и в бухгалтерском, и в налоговом учёте, чтобы не было разниц.

Если вместе с МФУ покупали дополнительные компоненты или услуги (доставку, картриджи для первой заправки, пусконаладку), все эти затраты уже собраны на счёте 08.04.1. При принятии к учёту они распределяются на первоначальную стоимость объекта — то есть амортизироваться будет не голая цена по накладной, а полная сумма с учётом сопутствующих расходов. Отдельно их списывать на затраты не нужно: это удорожает ОС.

Учёт малоценного МФУ дешевле лимита

Если стоимость МФУ без НДС ниже лимита (в примере — 45 000 руб.), на счёт 01 его не ставят. Такое имущество проводят как материалы.

Шаг 1. Оформите покупку документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) видом «Товары», но счёт учёта вручную поменяйте на 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

Шаг 2. Когда МФУ отдают в работу, спишите его на затраты документом «Передача материалов в эксплуатацию» (Склад → Спецодежда и инвентарь → Передача материалов в эксплуатацию), вкладка «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Укажите способ отражения расходов — счёт затрат и статью.

Не пропускайте забалансовый счёт МЦ.04. Стоимость МФУ уже в расходах, но физически устройство стоит на столе и за него кто-то отвечает. Учёт на МЦ.04 ведётся в разрезе материально ответственных лиц — так вы не потеряете малоценку при инвентаризации. Когда МФУ выйдет из строя, его списывают с МЦ.04 документом «Списание материалов из эксплуатации».

Амортизация МФУ и закрытие месяца

Основное средство переносит стоимость на расходы постепенно — через амортизацию. Отдельный документ для этого создавать не нужно: износ начисляется автоматически при закрытии месяца.

Запустите обработку Операции → Закрытие месяца и выполните регламентную операцию «Амортизация и износ основных средств». 1С рассчитает сумму по каждому объекту и сделает проводку:

Счёт затрат (26, 44 или 20) берётся из карточки ОС — тот, что указали при принятии к учёту. Для офисного МФУ в бэк-офисе это обычно 26 «Общехозяйственные расходы», в торговле — 44.

При линейном способе месячная сумма считается просто: первоначальная стоимость ÷ срок в месяцах. Для нашего МФУ за 120 000 руб. со сроком 36 месяцев:

120 000 ÷ 36 = 3 333,33 руб. в месяц.

За три года износ полностью спишет стоимость, остаточная стоимость станет нулевой.

Проверить начисленный износ удобно отчётом ОС и НМА → Ведомость амортизации ОС: он покажет первоначальную стоимость, накопленную амортизацию и остаточную стоимость по каждому МФУ.

Как учитывается МФУ при УСН

На упрощёнке амортизации в привычном виде нет. Если МФУ признано основным средством, его стоимость при УСН «доходы минус расходы» списывают в расходы равными долями по кварталам в течение года, когда объект оплачен и введён в эксплуатацию. В 1С:Бухгалтерии эти суммы формирует всё та же регламентная операция закрытия месяца — «Признание расходов на приобретение ОС для УСН», при условии что в карточке ОС заполнена вкладка с порядком включения стоимости в расходы. Малоценное МФУ при УСН попадает в расходы сразу после оплаты и передачи в работу — отдельного растягивания по кварталам не требуется.

Списание и продажа МФУ

МФУ сломалось, устарело или его решили продать — объект нужно снять с учёта. Способ зависит от того, что происходит с устройством.

Списание (МФУ выбывает без дохода) — документ ОС и НМА → Списание ОС. Укажите причину (моральный или физический износ) и счёт списания остаточной стоимости — 91.02 «Прочие расходы».

Если МФУ самортизировано полностью, остаточная стоимость нулевая и второй проводки не будет — только закрытие износа.

Продажа МФУ — документ ОС и НМА → Передача ОС (или Продажи → Передача ОС). Он отражает выручку, НДС и списывает остаточную стоимость:

Типичные ошибки при учёте МФУ

Три промаха встречаются чаще всего — и все они искажают либо расходы, либо НДС.

• ❌ Сравнивают с лимитом стоимость с НДС. Порог 100 000 руб. применяют к сумме без НДС. МФУ за 114 000 руб. с НДС (95 000 без НДС) — это малоценка, а не ОС.
• ❌ Проводят МФУ как «Товары» на счёт 41. Устройство для собственных нужд — это инвентарь (10.09) или ОС (08/01), но не товар для перепродажи. Счёт 41 исказит себестоимость и запасы.
• ❌ Забывают забалансовый МЦ.04 у малоценки. Стоимость в расходах, а контроля за устройством нет. При инвентаризации МФУ «пропадает» — его не на чем отследить.

Ещё одна тонкость: если в одной накладной несколько одинаковых МФУ, в документе «Принятие к учёту» заведите их отдельными строками (или используйте признак «Партия однотипных ОС») — так каждому присвоится свой инвентарный номер.

Частые вопросы