Ответственное хранение в 1С: где взять бланки МХ-1 и МХ-3 и как их заполнить по данным учёта

Форму МХ-1 в 1С 8.3 Бухгалтерия напрямую из типового документа обычно не распечатать: в БП 3.0 нет отдельного документа «приёмка на хранение», а принятые ценности учитываются ручной операцией на забалансовом счёте 002. Рабочая схема такая: проводите ценности по счёту 002, а акт МХ-1 (и при возврате — МХ-3) печатаете через внешнюю печатную форму, подключённую в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки, или заполняете бланк по оборотно-сальдовой ведомости.

Если у вас УТ 11, КА или ERP, сначала откройте документ, которым оформляете передачу, и посмотрите список под кнопкой Печать. Набор печатных форм там зависит от конфигурации и включённых функциональных опций, поэтому проверка списка занимает минуту и сразу отвечает, нужна ли доработка.

Зачем нужны акты МХ-1 и МХ-3 и обязательны ли они

Оба документа относятся к хранению по договору (глава 47 ГК РФ). Одна сторона — поклажедатель — отдаёт ценности, другая — хранитель — принимает их и обязуется вернуть в сохранности.

Формы утверждены постановлением Госкомстата № 66. С 2013 года унифицированные бланки не обязательны: по статье 9 закона № 402-ФЗ организация сама утверждает формы первички. На практике МХ-1 и МХ-3 используют до сих пор, потому что контрагенты, склады временного хранения и банки (при залоге товаров в обороте) ждут именно их.

МХ-3 часто путают с «отчётом о движении». Это не отчёт, а акт возврата. Движение по хранению — что принято, что уже вернули, что осталось — видно по журналу МХ-2 у хранителя и по счёту 002 в учёте.

Что подготовить в базе до печати

Акт МХ-1 заполняется по данным, которые должны уже быть в программе. Чем полнее справочники, тем меньше ручной правки бланка.

• 📄 Договор с контрагентом. В карточке договора выберите вид «Прочее» и в наименовании укажите, что это хранение, — так операции по 002 легко отфильтровать.
• 🏢 Контрагент — поклажедатель или хранитель, с ИНН, адресом и банковскими реквизитами.
• 📦 Номенклатура — те же наименования и единицы измерения, что в документах поставщика. Код ТМЦ в акте берётся из кода или артикула.
• 🏬 Склад — для поклажедателя удобно завести отдельный склад вида «Склад хранителя ООО …». Тогда остатки у хранителя видны отдельной строкой.
• ✍️ Ответственные лица — руководитель и кладовщик в Главное → Организации → Ответственные лица, иначе подписи в бланке останутся пустыми.

Оформление МХ-1 у хранителя: приём ценностей на счёт 002

Ценности, принятые на хранение, не принадлежат хранителю. На баланс их не ставят, а отражают на забалансовом счёте 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение ».

Шаг 1. Отразите поступление на счёт 002

1. Откройте Операции → Бухгалтерский учет → Операции, введенные вручную.
2. Нажмите Создать → Операция.
3. Укажите дату акта и организацию.
4. В табличной части добавьте строку: счёт Дт — 002, счёт Кт оставьте пустым (забалансовые счета ведутся простой записью).
5. Заполните аналитику, которую программа предложит по счёту, количество и сумму — оценочную стоимость из договора.
6. В поле Содержание напишите номер и дату договора хранения.
7. Проведите операцию.

Оценочная стоимость — это сумма, которую стороны назвали в договоре. От неё считают ответственность хранителя за утрату, поэтому сверяйте её построчно с приложением к договору.

Шаг 2. Распечатайте МХ-1

Типовой печатной формы МХ-1 у ручной операции нет. Варианты:

• подключить внешнюю печатную форму МХ-1 к документу «Операция» (порядок — в разделе о настройке печатных форм ниже);
• сформировать ОСВ по счёту 002 за дату приёма, сохранить в Excel и перенести строки в бланк;
• если ценности пришли с документами поклажедателя, подписать его экземпляр МХ-1 и приложить к операции.

Шаг 3. Учтите вознаграждение

Плата за хранение — выручка хранителя. Её оформляют обычной реализацией услуг через Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) с видом «Услуги». Счёт-фактуру по услугам хранения выставляют по общим правилам.

Передача на хранение со стороны поклажедателя

Для владельца товара ценности остаются его собственностью и не уходят с баланса. Меняется только место хранения.

1. Создайте документ Склад → Перемещение товаров.
2. Склад-отправитель — ваш основной склад, склад-получатель — «Склад хранителя ООО …».
3. Заполните номенклатуру и количество, проведите документ. Проводки внутри одного счёта (41.01 → 41.01 или 10.01 → 10.01) сменят только аналитику по складам.
4. Счёт за хранение от хранителя отразите Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом «Услуги». Расход обычно идёт на счёт 44 (торговля) или 26 (производство) — по вашей учётной политике.

Бланк МХ-1 поклажедатель печатает так же, как хранитель: через внешнюю форму, подключённую к перемещению, или вручную по данным документа. Экземпляр, подписанный хранителем, храните вместе с перемещением.

Возврат ценностей и акт МХ-3

Акт МХ-3 составляют при каждом возврате. Если ценности вернули частями, актов будет несколько — по числу возвратов.

У хранителя. Создайте ещё одну ручную операцию: счёт Кт — 002, счёт Дт пустой, та же аналитика, количество и сумма возвращаемой партии. Остаток по 002 после всех возвратов должен стать нулевым.

У поклажедателя. Оформите обратное перемещение: со «Склада хранителя» на свой склад.

Строки для МХ-3 удобно брать из ОСВ по счёту 002 с детализацией по номенклатуре:

1. Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Выберите счёт 002 и период хранения.
3. В настройках включите показатель «Количество» и отбор по контрагенту.
4. Колонка «Кредит» за дату возврата — это содержимое акта МХ-3, а «Сальдо на конец» — то, что ещё у хранителя.

Если количество в акте МХ-3 не совпадает с учётом, сначала разберитесь с недостачей и только потом подписывайте акт: после подписи спорить с контрагентом сложнее.

При недостаче или порче в акте делают отметку о расхождениях. Ущерб хранитель возмещает по условиям договора, а в учёте это уже отдельная операция по претензии (обычно через расчёты с контрагентом на счёте 76).

Настройка печатных форм: внешняя обработка и правка макета

Здесь два разных инструмента. Внешняя печатная форма добавляет новый бланк, а правка макета меняет внешний вид бланка, который уже есть.

Подключение внешней печатной формы МХ-1 или МХ-3

1. Включите флаг: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки.
2. Перейдите по ссылке Дополнительные отчеты и обработки и нажмите Добавить из файла.
3. Выберите файл .epf с печатной формой. Программа покажет предупреждение безопасности — подтвердите загрузку, только если файл получен от проверенного разработчика.
4. На закладке размещения проверьте, к каким документам привязана форма: «Операция (бухгалтерский учет)», «Перемещение товаров» или другие.
5. Нажмите Записать и закрыть.
6. Откройте нужный документ — новый пункт появится в списке Печать.

Чужая обработка, написанная под другую конфигурацию, может не открыть данные документа. Признак — пустая табличная часть в бланке. Тогда форму дорабатывает программист под ваш релиз.

Изменение готового макета

Если бланк уже печатается, но в нём не хватает строки «Особые отметки» или нужен логотип:

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм.
2. Найдите макет через поиск по названию.
3. Нажмите Изменить макет, поправьте текст или оформление, сохраните.

Изменённый макет хранится в базе и переживает обновление конфигурации . Если после обновления бланк выглядит странно, вернуть типовой вид можно командой Использовать стандартный макет в том же списке.

Какой способ выбрать

Пакетная печать и отправка контрагенту

Когда актов много (например, склад принимает партии каждый день), печатать их по одному неудобно.

• 🖨 Печать из списка. Выделите в журнале несколько документов с зажатой Ctrl или Shift и нажмите Печать. Бланки по всем выделенным документам откроются в одном окне.
• 📑 Число копий. В окне печатной формы задайте количество экземпляров: акт хранения подписывают обе стороны, значит, нужно минимум два.
• 💾 Сохранение в PDF. В окне печатной формы кнопка Сохранить выгружает бланк в PDF или Excel — удобно для архива и для отправки на согласование.
• ✉️ Отправка по почте. Кнопка Отправить в том же окне прикрепляет бланк к письму, если в программе настроена учётная запись электронной почты.

Для регулярного обмена актами по ЭДО учтите, что МХ-1 и МХ-3 не входят в число формализованных документов ФНС. Их отправляют как неформализованный файл (PDF), подписанный электронной подписью сторон по соглашению.

Ошибки при заполнении актов хранения

Частые вопросы