Сохраняем ТОРГ-12, УПД и транспортную накладную из 1С в файл

Чтобы скачать накладную в 1С, откройте документ реализации, нажмите Печать и выберите нужную форму, а в окне печатной формы нажмите кнопку Сохранить (значок дискеты). Программа предложит формат: PDF, Excel, Word и другие. Файл ляжет в выбранную папку или прикрепится к документу.

Частое заблуждение — что для этого нужна отдельная обработка или помощь программиста. Не нужна: сохранение в файл встроено в любую печатную форму 1С 8.3. Инструкция ниже подходит для «Бухгалтерии предприятия» 3.0, «Управления торговлей» 11 и других конфигураций на интерфейсе «Такси»: окно печатной формы у них общее, различается только путь к самому документу.

Где найти накладную и открыть её печатную форму

Накладная в 1С — это не отдельный документ, а печатная форма документа отгрузки или поступления. Поэтому сначала находим сам документ.

Дальше порядок одинаковый:

1. Откройте документ двойным щелчком или просто выделите строку в списке.
2. Нажмите кнопку Печать в командной панели.
3. Выберите форму из выпадающего списка.

Какую форму выбрать:

• 📄 Товарная накладная (ТОРГ-12) — классическая накладная на товар по унифицированной форме.
• 📄 УПД — универсальный передаточный документ. Если у вас плательщик НДС и статус 1, он заменяет и накладную, и счёт-фактуру.
• 🚚 Транспортная накладная — когда товар везёт перевозчик.
• 📄 Расходная накладная — упрощённая внутренняя форма, для контрагента обычно не годится как первичка.

Как сохранить накладную в PDF, Excel или Word

После команды Печать открывается окно с готовой формой. В его верхней панели есть всё, что нужно для скачивания.

Кнопка «Сохранить»

1. Нажмите Сохранить (значок дискеты).
2. В окне сохранения отметьте один или несколько форматов галочками.
3. Выберите, куда положить файл: на компьютер или присоединить к документу.
4. При необходимости включите упаковку в архив ZIP — удобно, если форматов несколько.
5. Нажмите Сохранить и укажите папку.

Какой формат брать:

Через главное меню

Есть второй путь. Когда окно печатной формы активно, откройте главное меню (кнопка с тремя полосками в левом верхнем углу) и выберите Файл → Сохранить как…. В поле «Тип файла» укажите формат.

Этот способ сохраняет только ту форму, которая сейчас на экране. Он полезен, если кнопку Сохранить скрыли настройкой панели.

Отправка по почте вместо скачивания

Часто накладную качают только затем, чтобы приложить к письму. Это можно сделать в одно действие: кнопка Отправить в окне печатной формы создаёт письмо с вложением в выбранном формате. Для этого в 1С должна быть настроена учётная запись почты.

Как скачать сразу несколько накладных

Выгружать по одной неудобно, если за день прошло 30 отгрузок. 1С умеет печатать и сохранять пачкой.

1. Откройте список документов реализации.
2. Выделите нужные строки: Ctrl + щелчок — по одной, Shift + щелчок — диапазоном, Ctrl+A — все видимые.
3. Нажмите Печать и выберите форму. Все накладные откроются в одном окне, друг за другом.
4. Нажмите Сохранить и выберите формат.

Чтобы отобрать документы за период или по покупателю, сначала настройте отбор списка: поле поиска, отбор по контрагенту или период над списком. Потом Ctrl+A выделит только отфильтрованное.

Перед массовой выгрузкой проверьте результат на двух-трёх документах. В зависимости от версии программы пачка сохраняется одним общим файлом или отдельным файлом на каждый документ. Если покупателю нужен свой файл на каждую накладную, а вышел один общий, печатайте по контрагенту отдельно.

Выгрузка накладных в Excel списком

Иногда нужна не сама форма ТОРГ-12, а таблица: какие накладные выписаны, кому и на какую сумму. Для этого есть два приёма.

Вывести список документов

1. В списке реализаций настройте отбор и период.
2. Нажмите Ещё → Вывести список….
3. Отметьте колонки, которые нужны: дата, номер, контрагент, сумма.
4. Нажмите ОК — откроется табличный документ.
5. Сохраните его кнопкой Сохранить или через Файл → Сохранить как… в формате Excel.

Товарный состав накладных

Если нужны строки товаров по нескольким документам, удобнее отчёт, а не список. В «Бухгалтерии» это, например, Отчеты → Анализ субконто с разрезом по контрагентам, документам и номенклатуре. В УТ 11 — отчёты раздела Продажи, например «Валовая прибыль предприятия» с группировкой по документам.

Любой отчёт в 1С сохраняется так же, как печатная форма: кнопка Сохранить в его панели или Файл → Сохранить как….

Настройка макета, подписей и дополнительных печатных форм

Если скачанная накладная выглядит не так, как нужно, правят не файл, а источник — макет печатной формы.

Изменить стандартный макет

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки.
2. Перейдите в Макеты печатных форм.
3. Найдите макет поиском по слову «ТОРГ» или «накладная».
4. Откройте его на редактирование и внесите правки: шрифт, ширину колонок, текст.
5. Сохраните. Следующая печать пойдёт уже по новому макету.

Вернуть всё назад можно командой возврата к стандартному макету в том же списке.

Подпись и печать на накладной

Чтобы скачанный PDF уходил с факсимиле:

1. Откройте карточку организации: Главное → Организации.
2. В разделе «Логотип и печать» загрузите картинки печати и подписей.
3. В окне печатной формы включите флажок вывода подписи и печати.

Такой PDF удобен для пересылки. Юридически он остаётся копией: подлинник — либо бумага с живой подписью, либо электронный документ с электронной подписью.

Подключить дополнительную печатную форму

Если стандартных форм не хватает (своя накладная для склада, форма на английском), подключают внешнюю печатную форму — файл .epf.

1. В Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки включите флажок Дополнительные отчеты и обработки.
2. Перейдите в список дополнительных обработок и нажмите Добавить из файла….
3. Укажите размещение: к какому документу привязать форму.
4. После этого форма появится в меню Печать документа и сохраняется той же кнопкой.

Для серьёзных доработок, которые должны пережить обновление конфигурации , программисты используют расширение конфигурации , а не правку типового кода.

Электронная накладная: XML и файлы из ЭДО

PDF — это картинка документа. Для электронного документооборота нужен другой файл: XML по формату ФНС. Именно его подписывают электронной подписью и передают через оператора.

Исходящая накладная

Если ЭДО в базе подключено, из документа реализации можно сформировать электронный документ — в форме документа есть группа команд ЭДО. Среди них есть просмотр электронного документа и выгрузка его в файл.

Выгрузка в файл нужна, когда покупатель работает не через вашего оператора и просит прислать XML для загрузки к себе. Файл формируется в формате ФНС, его имя начинается с кода типа документа, например ON_NSCHFDOPPR для УПД.

Входящая накладная от поставщика

Полученный по ЭДО документ открывается из списка входящих документов ЭДО. В нём можно:

• 📎 посмотреть визуальное представление и сохранить его как PDF или табличный документ;
• 📎 сохранить исходный XML-файл вместе с файлом подписи — это и есть юридически значимый оригинал.

Что касается подписи, то счёт-фактура и УПД со статусом 1 подписываются только квалифицированной электронной подписью. Обычную первичку стороны могут договориться подписывать и неквалифицированной.

Почему накладная не скачивается или файл открывается с ошибками

Большинство проблем при сохранении связаны не с 1С, а с правами на папку, браузером или самим форматом.

Частые вопросы