Как отправить расчётные листки из 1С ЗУП по email: настройка автоматической рассылки

Отправить расчётные листки из 1С ЗУП можно штатной обработкой: Зарплата — Сервис — Рассылка расчётных листков. Указываете месяц и организацию, программа формирует листок на каждого сотрудника, прикладывает файл к письму и отправляет на личный адрес. Регламентное задание делает то же самое автоматически — например, каждое 10-е число после закрытия месяца.

Главное заблуждение: бухгалтеры ищут настройку рассылки в разделе Зарплата и, не найдя, начинают выгружать листки вручную по одному. Рассылка не заработает, пока не настроены две вещи за пределами зарплатного блока: учётная запись электронной почты в разделе «Органайзер» и адреса email в карточках физических лиц. Без них обработка откроется, но список получателей будет пустым.

Ниже — вся настройка по шагам: SMTP, адреса, шаблон письма, пароль на вложение, расписание, права доступа . Плюс разбор ошибок, из-за которых письма уходят не тем людям или не уходят вообще.

В каких конфигурациях есть рассылка расчётных листков

Механизм относится к зарплатному блоку, поэтому он есть не везде.

В Бухгалтерии 3.0 обходной путь такой: открываете Зарплата и кадры — Отчёты по зарплате — Расчётный листок, формируете по всем сотрудникам, затем из формы отчёта Печать — Сохранить как — PDF, и рассылаете из обычной почты. Для 10 человек это терпимо, для 100 — нет. Если листки нужно рассылать регулярно, зарплату считают в ЗУП, а в Бухгалтерию передают проводки синхронизацией.

Что сделать до первой рассылки: правовая часть и согласия

Электронная рассылка листков законна, но она не отменяет обязанность работодателя извещать работника о составных частях зарплаты (ст. 136 ТК РФ). Чтобы рассылка считалась исполнением этой обязанности, её нужно закрепить документально.

Что оформить:

• 📄 форма расчётного листка — утверждается работодателем с учётом мнения представительного органа работников (ст. 136 ТК РФ);
• 📄 порядок извещения — пункт в Положении об оплате труда или отдельный приказ: листок направляется на корпоративный или личный адрес электронной почты работника;
• 📄 согласие на обработку персональных данных с указанием способа передачи — сведения о зарплате относятся к персональным данным (152-ФЗ), и отправка их на внешний почтовый ящик без согласия рискованна;
• 📄 расписка или согласие на адрес — работник подтверждает, какой адрес считать своим.

Минтруд в письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 признал допустимым направление расчётных листков по электронной почте, если такой порядок закреплён в локальном нормативном акте.

Шаг 1. Настройка учётной записи электронной почты (SMTP)

Рассылка берёт параметры отправки из общего механизма почты, а не из своих настроек. Путь: Администрирование — Органайзер.

1. Включите флажок Почтовый клиент (в некоторых релизах группа называется Электронная почта).
2. Откройте Учётные записи электронной почты и создайте новую.
3. Укажите адрес и пароль. Многие провайдеры подхватываются автоматически; если нет — выберите Настроить параметры подключения вручную.
4. Пропишите сервер исходящей почты, порт и шифрование.
5. Поставьте флажок Использовать для отправки писем и укажите имя отправителя — его увидят сотрудники.
6. Нажмите Проверить настройки. Письмо должно уйти без ошибок.

Ориентировочные параметры популярных сервисов:

Отдельно учтите лимиты на количество писем. У массовых сервисов это ориентировочно 300–500 писем в сутки с одного ящика, у корпоративных серверов — как настроит администратор. При штате 400 человек рассылка в один день упрётся в ограничение: разбивайте по подразделениям или используйте корпоративный сервер.

Системная учётная запись и личные ящики

В типовых конфигурациях есть системная учётная запись — от неё программа отправляет служебные письма. Для рассылки листков лучше завести отдельный ящик вида payroll@домен.ru: его не удалят при увольнении бухгалтера, и в нём видно всю историю отправок.

Если учётная запись создана под личным пользователем, укажите в ней доступ для всех пользователей, иначе регламентное задание, работающее под служебным пользователем, её не увидит.

Шаг 2. Где ЗУП берёт адреса сотрудников

Частая причина пустой рассылки: email заполнили в карточке сотрудника, а программа читает его из физического лица.

Правильный путь: Кадры — Физические лица — <ФИО> — Адреса, телефоны — Email. Вид контактной информации должен быть именно Email, а не Другое.

Как заполнить адреса быстрее:

• 📋 через Кадры — Физические лица, в списке — Ещё — Изменить выделенные (если доступна групповая обработка);
• 📋 загрузкой из таблицы Excel обработкой Загрузка данных из файла — сопоставляете колонку «Email» с реквизитом контактной информации;
• 📋 силами самих сотрудников — через анкету или 1С:Кабинет сотрудника , если он подключён.

Перед рассылкой обязательно выгрузите список адресов и глазами проверьте дубли. Один и тот же адрес у двух физлиц — это гарантированная утечка: человек получит листок коллеги.

Шаг 3. Как отправить расчётные листки из 1С ЗУП вручную

Ручной прогон делают один раз, чтобы увидеть результат до включения автоматики.

1. Откройте Зарплата — Сервис — Рассылка расчётных листков.
2. Укажите Месяц — период, за который формируются листки.
3. Выберите Организацию. При нескольких организациях рассылку обычно настраивают отдельно по каждой.
4. При необходимости задайте отбор по подразделению, территории или списку сотрудников.
5. Нажмите Заполнить (или Обновить). Таблица заполнится сотрудниками с начислениями за месяц.
6. Проверьте колонку с адресом. Строки без адреса программа подсветит или отметит как непригодные к отправке.
7. Снимите флажки с тех, кому отправлять не нужно.
8. Нажмите Отправить.

Формат вложения и защита паролем

В настройках рассылки выбирается, в каком виде уйдёт листок:

Пароль задают либо общий на всю рассылку, либо индивидуальный для каждого сотрудника. Индивидуальный надёжнее: обычно его хранят в карточке физлица и сообщают работнику под подпись. Набор доступных вариантов зависит от релиза ЗУП 3.1 — посмотрите, какие поля есть в вашей форме рассылки.

Шаг 4. Шаблон письма: тема и текст

Шаблон настраивается в той же обработке — обычно по кнопке Настройки или на отдельной вкладке с текстом письма. Доступны подстановки: организация, месяц, ФИО сотрудника.

Рабочий пример темы и текста:

Тема: Расчётный листок за [Месяц] — [Организация]

Здравствуйте, [ФИО]!

Во вложении расчётный листок за [Месяц]: начисления, удержания,
НДФЛ и сумма к выплате.

Файл защищён паролем, пароль вам выдан в отделе кадров.

Если в листке есть расхождения, напишите на payroll@домен.ru
в течение 3 рабочих дней.

Письмо сформировано автоматически, отвечать на него не нужно.

Что стоит учесть в тексте:

• ✉️ не пишите суммы в теме письма — тема видна в уведомлении на заблокированном экране;
• ✉️ укажите канал для вопросов, иначе 40 ответов придут лично бухгалтеру в мессенджер;
• ✉️ добавьте срок на сверку — это дисциплинирует и упрощает перерасчёты;
• ✉️ не вставляйте в письмо ссылки на внешние файлообменники: такие письма чаще попадают в спам.

Шаг 5. Автоматическая рассылка расчётных листков по расписанию

Автоматизация — это регламентное задание, которое запускает ту же обработку без участия человека.

1. Перейдите в Администрирование — Обслуживание — Регламентные и фоновые задания.
2. Найдите задание, отвечающее за рассылку расчётных листков.
3. Откройте его, включите флажок Включено.
4. Нажмите Расписание и задайте день и время: например, каждый месяц, 10-е число, 07:00.
5. Укажите пользователя, от имени которого выполняется задание. У него должны быть права и на зарплату, и на отправку почты.
6. Сохраните и дождитесь ближайшего запуска либо нажмите Выполнить сейчас для проверки.

Файловая база или клиент-сервер — разница принципиальная

В клиент-серверном варианте расписание выполняет сервер 1С, компьютеры сотрудников можно выключать.

В файловой базе регламентные задания работают только при открытом сеансе 1С. Варианты:

• 🖥️ держать постоянно открытый сеанс под техническим пользователем на сервере терминалов;
• 🖥️ запускать отдельный сеанс-обработчик заданий ярлыком с параметром командной строки /C"ЗапуститьОбработкуЗаданий";
• 🖥️ перевести базу в клиент-серверный режим — для штата больше 50 человек это нужно и по другим причинам.

Сам порядок автоматизации ничем не отличается от ручного запуска: отличается только то, кто нажимает кнопку. Поэтому сначала добейтесь корректной ручной рассылки, и только потом включайте расписание.

Права доступа: кто может рассылать листки

Расчётный листок — это персональные данные, поэтому доступ надо ограничивать.

Включается разграничение в Администрирование — Настройки пользователей и прав — Ограничивать доступ на уровне записей. После включения проверьте рассылку под реальным пользователем: частая картина — у расчётчика филиала в таблице пусто, потому что доступ к организации не выдали.

Типичные ошибки при отправке расчётных листков

Чем проверить результат рассылки

Проверка состоит из двух частей: что отправилось и что посчиталось.

Отправка:

• 📨 журнал исходящих писем встроенного почтового клиента — видно адресата, тему и статус;
• 📨 Администрирование — Обслуживание — Журнал регистрации с отбором по регламентному заданию: записи о старте, завершении и ошибках;
• 📨 папка «Отправленные» в самом почтовом ящике — самый честный источник, если почтовый клиент в 1С не включён.

Суммы:

• 📊 Зарплата — Отчёты по зарплате — Расчётный листок — сверка того же периода глазами;
• 📊 Анализ начислений и удержаний — свод по организации, чтобы итог совпал с ведомостью;
• 📊 Задолженность по зарплате — если в листках «к выплате» расходится с фактическими перечислениями.

Простой приём: перед массовой отправкой пропустите рассылку по одному тестовому сотруднику, адрес которого — ваш рабочий ящик. Так вы увидите письмо глазами работника: тему, текст, имя отправителя, читаемость вложения на телефоне.

Когда автоматическую рассылку лучше не включать

Не всякой организации она нужна.

• 🚫 нет согласий на обработку ПДн с указанием способа передачи — сначала документы, потом техника;
• 🚫 у половины штата нет личных email (производство, стройка, розница) — рассылка покроет лишь часть людей, а остальным всё равно печатать;
• 🚫 зарплата правится после закрытия месяца — автоматика разошлёт неактуальные суммы, и объясняться придётся с каждым;
• 🚫 подключён 1С:Кабинет сотрудника — там работник сам забирает листок из личного кабинета, дублировать письмами незачем.

Частые вопросы