Графики работы в 1С ЗУП 8.3: создаём, настраиваем и исправляем

Самая частая ошибка с графиками: бухгалтер создал новый график в 1С 8.3 ЗУП, нажал «Заполнить», сохранил — и ждёт, что зарплата посчитается по нему. Не посчитается. График работы в 1С 8.3 ЗУП начинает действовать только тогда, когда он указан в кадровом документе сотрудника — в приёме на работу, переводе или в документе изменения графика.

Второе место по частоте — незаполненный производственный календарь на новый год. Графики в 1С ЗУП 8.3 заполняются именно из него, и если переносы выходных не внесены, норма времени поедет у всех сотрудников сразу.

Ниже — полный разбор: какие бывают графики, как собрать пятидневку, сменный цикл и суммированный учёт, что такое индивидуальный график и как его заполнять, какими отчётами всё это проверить.

Что такое график работы в 1С ЗУП 8.3 и на что он влияет

График работы — это справочник, который хранит по каждому календарному дню года количество часов и вид времени (явка, ночные, вечерние часы). Программа использует его сразу в нескольких местах:

• 📅 Норма времени — сколько сотрудник должен отработать за месяц (дни и часы).
• 💰 Расчёт оклада — при оплате «по дням» или «по часам» делитель берётся из графика.
• 🌙 Доплаты — ночные, вечерние, работа в праздник, сверхурочные считаются от данных графика.
• 🏖 Отпуска и больничные — рабочие дни по графику влияют на исключаемые периоды и на расчёт за дни отсутствия.
• 📊 Табель Т-13 — печатная форма собирается из графика плюс отклонения.

Подготовка: производственный календарь и виды времени

До создания графиков настройте два справочника. Иначе придётся переделывать.

1. Производственный календарь. Путь: Настройка — Производственные календари. Откройте календарь «Российская Федерация», проверьте нужный год и нажмите Заполнить по умолчанию. Сверьте праздники и переносы выходных с постановлением Правительства на этот год.

Если у региона есть собственные нерабочие праздничные дни, создайте отдельный календарь (например, «Республика Татарстан») и подставьте его в графики тех подразделений.

2. Виды использования рабочего времени. Путь: Настройка — Виды времени. Здесь лежат «Явка», «Ночные часы», «Вечерние часы», «Выходной», «Сверхурочные». Переименовывать и удалять предопределённые виды не нужно — они жёстко связаны с расчётом.

3. Начисления за особые часы. Чтобы 1С вообще умела считать ночные и сверхурочные, включите их в Настройка — Расчёт зарплаты — Настройка состава начислений и удержаний, вкладка Почасовая оплата: флаги доплаты за ночное время, за вечернее время, за сверхурочную работу и за работу в праздники.

Какие графики в 1С ЗУП 8.3 бывают

Перед созданием определитесь с видом режима — от него зависят флаги в карточке.

Для сменного режима с «плавающими» сменами отдельный график создавать не обязательно — такие случаи удобнее закрывать индивидуальным графиком (см. ниже).

Как создать график в 1С 8.3 ЗУП: пошаговая инструкция

Справочник открывается из Настройка — Графики работы (блок «Предприятие»); тот же список доступен из раздела Кадры по ссылке См. также — Графики работы.

Печатная форма графика — кнопка Печать в карточке. Её же удобно отдавать на ознакомление сотрудникам.

Сменные графики и ночные часы

Для смен важны три момента.

Начало цикла. Укажите дату, с которой отсчитывается первый день цикла. Если у вас четыре бригады на цикле 2/2, создаются четыре графика с одинаковым расписанием и разными датами начала — или один базовый, а остальные способом «По другому графику» со сдвигом.

Праздники. Для непрерывных производств снимите учёт праздничных дней: смена 1 января не исчезает. Доплату за работу в праздник программа возьмёт из вида времени, а не из обнуления дня.

Ночные часы. Интервал ночного времени — с 22:00 до 06:00 (ст. 96 ТК РФ). Минимальная доплата — 20 % часовой ставки за каждый час (Постановление № 554), в ЛНА можно больше. В графике ночные часы должны быть выделены отдельным видом времени, иначе доплата не рассчитается.

Пример: смена 20:00–08:00, перерыв 1 час. Всего 11 оплачиваемых часов, из них ночных — 8 (с 22:00 до 06:00). При часовой ставке 300 ₽ и доплате 20 % выйдет 8 × 300 × 20 % = 480 ₽ сверху за смену.

Суммированный учёт рабочего времени

Суммированный учёт (ст. 104 ТК РФ) нужен, когда уложить норму в неделю или месяц невозможно. Учётный период — месяц, квартал, полугодие или год; на вредных работах, как правило, не более трёх месяцев.

Как настроить в 1С ЗУП 8.3:

1. В свойствах графика включите Суммированный учёт рабочего времени.
2. Выберите учётный период — чаще всего «Год».
3. Проверьте, что в графике сумма часов за период не превышает норму календаря. Переработка внутри периода допустима, итог — нет.
4. Сверхурочные по итогам периода оформляются документом Зарплата — Работа сверхурочно в последнем месяце периода.

Индивидуальный график работы в 1С 8.3 ЗУП: что это такое и как заполнять

Индивидуальный график — это документ, который задаёт рабочее время конкретного сотрудника на конкретный месяц, по дням, в часах. Он перекрывает график работы из кадрового документа: если на месяц есть индивидуальный график, расчёт идёт по нему.

Когда он нужен:

• 🔀 смены расписываются по людям и каждый месяц разные;
• 🧑‍💼 сотрудник работает по договорённости «2 дня в офисе, 3 дома по 6 часов»;
• 🤰 сокращённый день на период по медицинскому заключению;
• 📆 подработка в выходные по заранее согласованному расписанию;
• 🏭 бригада одна, а дежурства внутри неё перераспределяются.

Чего он не делает: не заменяет приказ и не оформляет отсутствия. Прогулы, болезни и отпуска по-прежнему вводятся своими документами, а не нулями в индивидуальном графике.

Как заполняется документ: по строке на сотрудника, по колонке на день месяца. В ячейке — количество часов; при включённом учёте по видам времени часы расшифровываются буквами (Я — явка, Н — ночные, В — вечерние). Внизу формы считаются итоги: дни и часы за месяц, их и нужно сверять с нормой.

Как создать индивидуальный график в 1С 8.3 ЗУП

Документ находится в разделе Зарплата — Учёт времени — Индивидуальные графики. В части релизов он вынесен в Кадры — Индивидуальные графики; если пункта нет совсем, проверьте настройки использования индивидуальных графиков в Настройка — Расчёт зарплаты или откройте список через Все функции — Документы.

Порядок:

1. Создать. Укажите организацию и месяц — это ключевые реквизиты, по ним документ подменяет обычный график.
2. Кнопкой Подбор или Добавить внесите сотрудников. Для бригады удобнее подбор по подразделению.
3. Нажмите Заполнить по графику — программа подставит часы из графика, указанного в кадровом документе. Дальше правьте только отличающиеся дни.
4. Если нужны ночные и вечерние часы, включите Изменить виды времени и раскладывайте часы по видам.
5. Проверьте итоги по каждой строке: часов за месяц и дней. Сверьте с нормой, если режим не суммированный.
6. Запишите и проведите документ.

Для учёта по факту, когда план не совпал с отработанным временем, есть отдельный документ Зарплата — Учёт времени — Табели. Индивидуальный график — это план, табель — факт.

Графики в 1С:Бухгалтерии 3.0, УТ 11 и ERP

1С:Бухгалтерия 3.0. Графики лежат в Зарплата и кадры — Справочники и настройки — Графики работы. Возможности урезаны: сменных циклов, видов времени и полноценного суммированного учёта нет. Если у вас смены, ночные или вредные условия — считать зарплату в бухгалтерской программе не стоит, нужен ЗУП 3.1.

1С:ERP. Кадровый и зарплатный блок построен на той же подсистеме, что ЗУП 3.1, — графики настраиваются идентично, путь Зарплата и кадры — Графики работы либо Настройка — Графики работы.

1С:УТ 11. Здесь справочник «Графики работы» (НСИ и администрирование — НСИ — Графики работы) к зарплате не относится вообще: он описывает режим работы складов, доставки и служит для расчёта сроков. Путать их не надо — реквизиты похожи, назначение разное.

Отчёты для проверки графиков

• 📄 Табель учёта рабочего времени (Т-13) — Зарплата — Отчёты по зарплате — Табель учёта рабочего времени. Главная проверка: часы и дни по каждому сотруднику за месяц.
• 🖨 Печатная форма графика — кнопка Печать в карточке справочника; видно весь год и итоги по месяцам.
• 📈 Анализ начислений и удержаний — Зарплата — Отчёты по зарплате. Если доплата за ночные не появилась, причина обычно в графике или в настройке начислений.
• 🧾 Расчётный листок — быстрая точечная проверка одного сотрудника: сколько дней и часов взято в расчёт оклада.
• 🔎 Универсальный отчёт по регистру сведений с данными графиков (Все функции — Отчёты — Универсальный отчёт) — когда нужно сравнить несколько графиков или найти дни с нулевыми часами.

Типичные ошибки и как их избежать

Частые вопросы