Как оформить и рассчитать доплату за совмещение в 1С ЗУП 8.3

Совмещение должностей в 1С ЗУП 8.3 оформляют отдельным кадровым документом: сотрудник остаётся на основной должности, а за дополнительную работу ему назначается доплата. Искать документ нужно в разделе Кадры, а сумму доплаты задавать там же — через начисление, которое действует на период совмещения. Внутреннее совместительство — другой механизм: это вторая должность по отдельному трудовому договору, и оформляется она приёмом на работу.

Путаница между ними — главный источник ошибок. Если человек работает в свободное от основной работы время на второй ставке, это совместительство. Если он в рабочее время тянет ещё и чужую должность, например замещает коллегу в отпуске, это совмещение. Разберёмся, как провести каждый вариант и не потерять доплату в расчёте.

Совмещение или совместительство: что выбрать

Выбор определяет документ, табель и налоговые последствия. Сверьтесь с таблицей до того, как открывать 1С.

Где найти совмещение должностей в 1С ЗУП 8.3

Путь отличается в зависимости от интерфейса и редакции программы, поэтому ориентируйтесь на раздел и поиск по названию. Порядок такой.

1. Откройте раздел Кадры на панели разделов.
2. Перейдите в Все кадровые документы (в некоторых редакциях — через пункт См. также в разделе).
3. В строке поиска списка введите слово «совмещение» — найдёте и сами документы, и пункт создания нового.
4. Нажмите Создать и выберите в списке вид документа, в названии которого есть слово «совмещение».

Если пункта в меню не видно, он может быть скрыт настройкой. Проверьте Администрирование → Настройки программы → Расчёт зарплаты. Блок про дополнительные начисления и условия оплаты труда включает возможность вводить доплаты. Точное название флажка зависит от версии, поэтому ищите его по слову «совмещение» или «доплат» в поиске по настройкам.

Что нужно подготовить до оформления

Документ не проведётся, если в базе не хватает данных. Проверьте заранее:

• 📌 сотрудник уже принят и работает на основной должности;
• 📌 должность, которую он будет совмещать, есть в Штатном расписании (раздел Кадры → Штатное расписание) и вакантна или временно свободна;
• 📌 есть вид начисления «Доплата за совмещение» в справочнике Начисления (раздел Настройка → Начисления);
• 📌 подписано допсоглашение с датами, размером доплаты и объёмом работы. Это нужно по трудовому законодательству, 1С его не заменяет.

Пошаговое оформление совмещения в ЗУП

Вот последовательность, которая работает в обычной конфигурации «Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1.

Шаг 1. Создайте документ и укажите сотрудника

1. В документе выберите организацию и сотрудника.
2. Укажите дату начала совмещения. Это день, с которого человек реально начинает выполнять чужую работу, а не день подписания.
3. Заполните дату окончания, если совмещение временное. Для бессрочного поле можно оставить пустым, но на практике срок почти всегда есть: пока длится отпуск или болезнь коллеги.

Шаг 2. Выберите совмещаемую должность

Выберите должность из штатного расписания. Подразделение подтянется автоматически. Если должности в списке нет, её сначала нужно ввести в штатное расписание.

Шаг 3. Задайте размер доплаты

Размер доплаты стороны согласуют письменно (ст. 151 ТК РФ). Есть два способа задать её в 1С:

• 💰 Фиксированная сумма. Например, 8 000 ₽ в месяц. Подходит для большинства случаев.
• 💰 Процент от оклада замещаемой должности. Например, 40% от 30 000 ₽ даёт 12 000 ₽. Удобно, когда оклад меняется.

Проведите документ. После этого начисление появится в плановых начислениях сотрудника.

Шаг 4. Проверьте плановые начисления

Откройте карточку сотрудника: Кадры → Сотрудники → нужный человек → ссылка Начисления и удержания. В списке должна быть строка с доплатой за совмещение, датой начала и суммой. Нет строки, значит документ не проведён или начисление не привязано к виду расчёта.

Шаг 5. Начислите зарплату и сверьте результат

Создайте документ Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата). После заполнения откройте вкладку Начисления и найдите строку с доплатой. Сравните сумму со своим расчётом.

Пример. Оклад основной должности 50 000 ₽, доплата 10 000 ₽, сотрудник отработал месяц полностью. Начислено будет 60 000 ₽. НДФЛ 13% составит 7 800 ₽ (до 5 млн ₽ дохода за год). Если сотрудник отработал неполный месяц, доплата пересчитывается пропорционально отработанному времени, как и оклад.

Как оформить внутреннее совместительство в 1С

Для совместительства алгоритм другой. Здесь вы не создаёте документ о совмещении, а принимаете сотрудника второй раз.

1. Откройте Кадры → Приём, перевод, увольнение → Приём на работу.
2. Выберите того же физического лица, а не создавайте нового. Если сотрудник найдётся по ФИО, программа предложит использовать существующую карточку.
3. Укажите вид занятости Внутреннее совместительство.
4. Выберите должность, подразделение, оклад и график. График для второй ставки обычно сокращённый: например, 4 часа в день.
5. Проведите документ.

Теперь у человека два «сотрудника» на одном физлице, и в табеле появятся две строки.

Как посчитать и проверить доплату за совмещение

После начисления зарплаты сверьте цифры, прежде чем ведомость уйдёт в банк. Проверка занимает три минуты.

1. Откройте отчёт Расчётный листок (раздел Зарплата → Отчёты по зарплате) по сотруднику.
2. Убедитесь, что доплата стоит отдельной строкой с понятным названием.
3. Сравните сумму со значением в допсоглашении.
4. Проверьте, что доплата вошла в базу для отпускных. Для этого откройте документ Отпуск и посмотрите расчёт среднего заработка: доплата за совмещение учитывается, как и любая другая стимулирующая и компенсационная выплата, входящая в систему оплаты труда.

Страховые взносы и НДФЛ

Доплата за совмещение входит в облагаемую базу так же, как зарплата: НДФЛ и страховые взносы начисляются без отдельных настроек. Если вы создали собственный вид начисления, проверьте, что у него выбраны правильные категории: доход по НДФЛ «Оплата труда» и вид дохода для взносов «Оплата труда».

Типичные ошибки при учёте совмещения

Как не забыть про окончание совмещения

Совмещение часто «залипает»: человек вернулся, а доплата капает дальше. Две привычки решают проблему:

• ✅ всегда заполняйте дату окончания, если известен срок замещения;
• ✅ раз в квартал открывайте отчёт по плановым начислениям и фильтруйте по виду «доплата за совмещение». Всё, что висит дольше ожидаемого, проверьте.

Какие бумаги нужны кроме записи в 1С

Программа считает доплату, но юридически совмещение держится на документах. Соберите комплект до первого начисления.

• 📄 Письменное согласие работника на выполнение дополнительной работы.
• 📄 Допсоглашение к трудовому договору. В нём: какую должность совмещает человек, срок, объём работы и размер доплаты.
• 📄 Приказ о поручении дополнительной работы. Печатную форму приказа можно сформировать из документа в 1С, если она есть в вашей редакции, или использовать собственный бланк.
• 📄 Должностная инструкция совмещаемой должности: работник должен с ней ознакомиться под подпись.

Срок и размер доплаты меняются только по соглашению сторон. Если руководитель хочет увеличить нагрузку или досрочно отменить совмещение, 1С сама этого не сделает: сначала оформляется письменное уведомление (по ТК РФ отказаться от совмещения досрочно можно, предупредив другую сторону письменно за три рабочих дня), затем изменения вносятся в программу.

Что показывает кадровый учёт после оформления

После проведения документа в программе меняется несколько мест. Знайте, где смотреть:

• 👤 в карточке сотрудника в разделе Кадры отображается история кадровых событий с периодом совмещения;
• 👤 в плановых начислениях видна отдельная строка доплаты;
• 👤 в штатном расписании по совмещаемой должности виден замещающий сотрудник (если вы ведёте штатку с позициями);
• 👤 в расчётном листке доплата выводится отдельной строкой.

Если одного из пунктов нет, возвращайтесь к шагам оформления и проверьте, какой именно этап пропущен.

Если документа о совмещении нет или он не подходит

Бывает, что в вашей редакции нужного пункта нет, либо ситуация нестандартная. Тогда есть запасные варианты:

• 🔧 Через изменение оплаты труда. Введите отдельное плановое начисление «Доплата за совмещение» документом об изменении условий оплаты с датой начала.
• 🔧 Разовой выплатой. Если совмещение разовое и недлинное, начислите премию или доплату разовым документом. Но так хуже учитывается средний заработок, поэтому используйте как крайнюю меру.
• 🔧 Обновление. Старые релизы могут не содержать нужного документа. Сверьтесь с текущим релизом вашей конфигурации и при необходимости обновитесь.

Частые вопросы