Как настроить платёжный календарь в 1С:Бухгалтерия 8.3 и перестать ловить кассовые разрывы

Короткий ответ: чтобы настроить платёжный календарь в 1С 8.3 Бухгалтерия, нужно включить функцию в Главное → Функциональность → Расчёты, завести статьи движения денежных средств, а дальше заводить планируемые выплаты документом «Заявка на расходование денежных средств» — календарь соберёт их по датам сам. Отчёт открывается из раздела Руководителю (в части релизов — из Банк и касса).

Важная оговорка, которая экономит час поисков: заявки и платёжный календарь — это функциональность КОРП. В базовой и ПРОФ-версии Бухгалтерии 3.0 галочки вы не найдёте, и дело не в релизе. Проверить редакцию: Главное меню → Справка → О программе, строка с названием конфигурации.

Дальше — что календарь показывает, как заполнять заявку по шагам, какие у неё статусы, какие проводки получаются в итоге, чем отличается казначейство в УТ 11 и ERP и на каких шести ошибках бухгалтеры чаще всего получают «пустой» календарь.

Зачем нужен платёжный календарь: выписка показывает прошлое, календарь — будущее

Банковская выписка отвечает на вопрос «сколько денег было». Платёжный календарь отвечает на вопрос «хватит ли денег в четверг». Это таблица по дням: остаток на начало, планируемые поступления, планируемые выплаты, остаток на конец.

Если остаток на конец дня уходит в минус — программа подсвечивает кассовый разрыв. Вы видите его за две недели, а не утром в день платежа, когда поставщик уже отгрузил.

Какие конфигурации 1С поддерживают платёжный календарь и заявки

Набор инструментов сильно зависит от программы. Таблица ниже снимает большинство вопросов «почему у меня нет такого раздела».

ЗУП календаря не содержит, но влияет на него напрямую: даты выплаты зарплаты и аванса из ЗУП — это самые крупные и самые жёсткие по срокам строки плана. Их приходится заносить в календарь Бухгалтерии руками или через обмен.

Шаг 1. Включаем функциональность платёжного календаря

Порядок для Бухгалтерии 3.0 КОРП:

1. Откройте Главное → Функциональность.
2. Переключите режим на Полный — в режиме Основная часть галочек скрыта.
3. Перейдите на вкладку Расчёты.
4. Установите флажок Заявки на расходование денежных средств.
5. Нажмите кнопку закрытия формы — настройка применяется сразу, перезапуск не нужен.

После этого в разделе Банк и касса появляется журнал заявок, а в разделе Руководителю — отчёт Платёжный календарь. В отдельных релизах отчёт лежит в Банк и касса → Отчёты → Платёжный календарь: если в одном месте не нашли, ищите во втором или наберите «платёжный календарь» в поиске Ctrl+Shift+F.

В УТ 11 и ERP путь другой: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Казначейство. Там включают флажки Заявки на расходование денежных средств, Согласование заявок и Лимиты расхода денежных средств. Сам отчёт — Казначейство → Платёжный календарь.

Шаг 2. Настраиваем справочники: статьи ДДС, счета, кассы

Пустой календарь чаще всего получается не из-за галочек, а из-за незаполненных справочников.

• 💰 Статьи движения денежных средств — Справочники → Статьи движения денежных средств. Для каждой задайте вид движения: Оплата поставщикам, Оплата труда, Расчёты по налогам и взносам, Прочие платежи. Без вида движения строка не попадёт в отчёт ДДС и исказит аналитику.
• 🏦 Банковские счета организации — Главное → Организации → Банковские счета. Если счетов несколько, календарь строится по каждому: разрыв на одном счёте при избытке на другом — повод настроить внутреннее перемещение.
• 🧾 Кассы — Справочники → Кассы. Нужны, если часть платежей идёт наличными.
• 👤 Контрагенты и договоры — у договора полезно заполнить Срок оплаты (дней). Тогда срок оплаты счёта программа подставит сама.

Минимальный рабочий набор статей — 8–12. Сорок статей «на все случаи» заводят из лучших побуждений, а потом платят не по тем: кассир выбирает первую подходящую из длинного списка.

Шаг 3. Настраиваем согласование и права пользователей

Смысл заявки — развести две роли: кто просит деньги и кто разрешает их отдать.

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа.
2. Исполнителям (бухгалтер, менеджер) дайте права на создание заявок, но не на статус Согласована.
3. Руководителю или финдиректору — профиль с правом согласования.
4. Если нужны уведомления и задачи — включите Администрирование → Органайзер → Бизнес-процессы и задачи.

В ERP согласование гибче: маршрут строится по сумме, организации и статье ДДС — например, до 100 000 ₽ согласует главбух, свыше — директор. В Бухгалтерии КОРП маршрут одноуровневый, разделение идёт правами.

Шаг 4. Откуда календарь берёт планируемые платежи и поступления

Отчёт не придумывает данные — он собирает их из конкретных документов. Если строка не появилась, проверьте источник.

Планируемые выплаты:

• 📝 Заявки на расходование денежных средств в статусах «Согласована» и «К оплате».
• 📄 Платёжные поручения, не отражённые в учёте (без галочки Оплачено).
• 📑 Счета от поставщиков со сроком оплаты и без полной оплаты.

Планируемые поступления:

• 💵 Счета покупателям со сроком оплаты и остатком задолженности.
• 📦 Реализации с отсрочкой по договору.
• 🔁 Графики платежей по договорам — там, где они ведутся.

Налоги, взносы и зарплата автоматически в план не попадают. Их заносят заявками: 28-е число — ЕНП, 5-е и 20-е — зарплата и аванс. Это пять-шесть документов в месяц, зато календарь перестаёт врать на миллионы.

Заявка на расходование денежных средств в 1С 8.3 Бухгалтерия: заполняем по шагам

Журнал — Банк и касса → Заявки на расходование денежных средств. Кнопка Создать.

Шапка документа

• Организация — ваша компания, если их в базе несколько.
• Дата — дата создания заявки, а не дата платежа.
• Желаемая дата платежа — ключевое поле. Именно по нему заявка встаёт в столбец календаря. Пусто — строка в план не попадёт.
• Форма оплаты — Безналичная, Наличная или Платёжная карта. Безналичные уходят на расчётный счёт, наличные — в кассу.
• Банковский счёт или Касса — откуда платим.
• Приоритет — например, Высокий для налогов и зарплаты, Низкий для хозрасходов. Помогает решать, что урезать при нехватке денег.

Расшифровка платежа

В табличной части указывают получателя и основание:

• Получатель — контрагент, сотрудник или подотчётное лицо.
• Договор и Документ-основание — счёт, накладная, акт. Подставляет остаток долга.
• Сумма и Статья ДДС.
• Назначение платежа — текст, который потом уйдёт в платёжное поручение.

Один документ может содержать несколько строк. Удобный приём: одна заявка на весь реестр платежей дня — согласующий видит картину целиком, а не десять писем.

Статусы заявки и что делать в каждом

Какие проводки формирует заявка и оплата по ней

Частый вопрос — и частое недопонимание. Заявка на расходование денежных средств бухгалтерских проводок не делает. Она не затрагивает счета 50, 51, 60, 68. Это документ планирования и согласования: он пишет данные в служебный регистр плана платежей и хранит статус.

Проводки появляются только когда вы создаёте на основании заявки платёжный документ: Создать на основании → Списание с расчётного счёта (или Выдача наличных).

Платёжное поручение, кстати, тоже проводок не делает — оно только печатная форма и файл для клиент-банка. Движение по 51 даёт Списание с расчётного счёта после загрузки выписки.

Как читать календарь и находить кассовый разрыв

Откройте Руководителю → Платёжный календарь, задайте период (обычно 14 или 30 дней), организацию и при необходимости банковский счёт. Нажмите Сформировать.

Пример на четыре дня при остатке 420 000 ₽ на утро 10-го числа:

13-го — разрыв 105 000 ₽: совпали ЕНП 258 000 и оплата поставщику 352 000. Варианты действий, от мягкого к жёсткому:

1. 🔄 Перенести платёж низкого приоритета на 14–15-е, когда придёт следующая оплата.
2. 📞 Ускорить поступление: напомнить покупателю про счёт со сроком 12-го.
3. 🏦 Перевести деньги с другого расчётного счёта организации.
4. 💳 Воспользоваться кредитной линией или овердрафтом.
5. ✂️ Разбить платёж поставщику на две части с его согласия.

Особенности казначейства в УТ 11, ERP и КА

В торговых и комплексных конфигурациях платёжный календарь глубже:

• 📊 Лимиты расхода — лимит по статье ДДС на месяц. Сумма заявок сверх лимита не согласуется без отдельного разрешения.
• 🧭 Маршруты согласования по сумме — разные согласующие для 50 000 и 5 000 000 ₽.
• 🏢 Несколько организаций и подразделений в одном календаре, с внутренними перемещениями.
• 📈 Отчёты «Ведомость по денежным средствам» и «Анализ доступности денежных средств» — детализация до договора и документа.
• 🔗 Связка с бюджетированием в ERP: план платежей сверяется с бюджетом ДДС.

Если компания ведёт учёт в УТ или ERP, строить календарь в Бухгалтерии бессмысленно — данные о договорах и отсрочках живут в торговой базе.

Типичные ошибки при работе с платёжным календарём

Собрано по реальным разборам «почему календарь пустой или врёт».

1. Не заполнена желаемая дата платежа. Самая частая. Заявка есть, в журнале видна, в календаре отсутствует — потому что программе неизвестно, на какой день её поставить.
2. Заявка осталась в статусе «Подготовлена». В план входят только согласованные и поставленные к оплате. Висящий на согласовании платёж календарь игнорирует — и разрыв не показывает.
3. Налоги и зарплата не заводятся заявками. Календарь показывает плюс, а 28-го списывается ЕНП. План без обязательных платежей бесполезен.
4. Срок оплаты в счетах не указан. Поступления не планируются, картина перекошена в минус, разрывы «кричат» там, где их нет.
5. Оплата сделана мимо заявки. Бухгалтер создал списание с расчётного счёта напрямую. Заявка осталась «Согласована» и вторично висит в плане — сумма задвоилась. Платёжку создавайте строго через Создать на основании из заявки.
6. Статья ДДС без вида движения. Календарь считать будет, а отчёт о движении денежных средств соберётся неверно.
7. Период отчёта начинается в прошлом. Остаток на начало берётся по факту, и оплаченные дни засоряют таблицу. Начинайте с сегодняшнего дня.
8. Не закрыты старые заявки. Отменённые сделки годами тянутся в плане. Раз в месяц переводите неактуальные в Отменена.

Отчёты, которыми проверяют данные календаря

Прежде чем нести календарь директору, сверьте три цифры.

• 🧮 Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 51 и 50 — остаток на начало периода должен совпасть с первой строкой календаря.
• 📋 Банк и касса → Заявки на расходование денежных средств с отбором по статусу — сумма согласованных заявок равна выплатам в плане.
• 📑 Отчёты → Задолженность перед поставщиками и Отчёты → Задолженность покупателей — показывают долги, по которым заявок ещё нет.
• 💼 Отчёты → Движение денежных средств — факт по статьям ДДС, чтобы оценить, насколько план месяц назад сошёлся с реальностью.

Расхождение остатка на начало — почти всегда непроведённая или незагруженная выписка. Проверьте Банк и касса → Банковские выписки за последние дни.

Как выстроить платёжную дисциплину, чтобы разрывов не было

Регламент из двух правил даёт больше эффекта, чем любые настройки: без заявки платежей нет и реестр платежей формируется один раз в день. Пока оплатить можно «в обход», календарь будет показывать вымысел.

Отдельно договоритесь о сроке подачи заявок — например, за два рабочих дня до желаемой даты платежа. Это даёт согласующему время, а казначею — возможность перераспределить деньги без паники.

Частые вопросы