Как провести недостачу по итогам инвентаризации в 1С:Бухгалтерии 3.0 — от описи до удержания с работника

Недостачу в 1С:Бухгалтерии 3.0 оформляют в три шага: документ Склад → Инвентаризация товаров фиксирует факт, созданное на его основании Списание товаров переносит стоимость на счёт 94, а затем операцией вручную недостачу распределяют — на естественную убыль (Дт 44.01), на виновного (Дт 73.02) или на прочие расходы (Дт 91.02). Излишки по той же описи приходуют документом Оприходование товаров.

Главная путаница возникает на последнем шаге. Программа сама списывает товар только на 94-й счёт, а кто и в какой сумме за недостачу ответит, решаете вы. Ниже — порядок для БП 3.0 с интерфейсом «Такси», с проводками, примером на цифрах и налоговыми нюансами.

Подготовка к инвентаризации: что сделать в базе до пересчёта

Опись в 1С имеет смысл только тогда, когда учётные остатки достоверны. Иначе «недостача» окажется непроведённым поступлением.

Перед пересчётом проверьте:

• 📦 все приходные и расходные накладные на дату инвентаризации введены и проведены;
• 🔁 перемещения между складами проведены обеими сторонами, нет «зависших» товаров в пути;
• 🧾 возвраты от покупателей и поставщикам отражены;
• 📊 Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счёту 41 (с разбивкой по складам) совпадает с остатками в документах;
• 🔒 при необходимости установлена дата запрета изменения данных, чтобы задним числом никто не правил документы до даты описи.

Затем распорядительный документ: приказ руководителя о проведении инвентаризации с составом комиссии. Без него результаты инвентаризации трудно использовать как основание для удержания с работника — это пригодится в разделе про виновное лицо.

Создание документа «Инвентаризация товаров»

1. Откройте Склад → Инвентаризация товаров и нажмите Создать.
2. Укажите дату, организацию, склад и ответственное лицо — материально ответственного сотрудника.
3. На вкладке с составом комиссии перечислите её членов: они попадут в печатные формы.
4. На вкладке Товары нажмите Заполнить и выберите заполнение по остаткам на складе. Колонка с учётным количеством заполнится из базы.
5. Распечатайте инвентаризационную опись (форма ИНВ-3) — с ней комиссия пойдёт пересчитывать склад.

Ввод фактических остатков и что показывает результат инвентаризации

После пересчёта вернитесь в документ и внесите фактическое количество по каждой строке. Колонки отклонения программа пересчитает сама: отрицательное значение — недостача, положительное — излишек.

Запомните ключевое свойство документа: «Инвентаризация товаров» проводок не делает. Она лишь фиксирует расхождения и служит основанием для следующих документов. Поэтому смотреть ОСВ по 94-му счёту сразу после неё бесполезно.

Из проведённой инвентаризации через кнопку Создать на основании:

Оба документа заполнятся строками с расхождениями автоматически. Сличительная ведомость (форма ИНВ-19) печатается из самой инвентаризации — её подписывают комиссия и материально ответственное лицо.

Пересортица: проверьте её до списания

Если по одной позиции минус 5 штук, а по похожей плюс 5, это часто пересортица, а не кража. Методические указания разрешают зачесть недостачу излишком, если пересортица возникла за один период, у одного материально ответственного лица и по товарам одного наименования (в разумных пределах сходства).

В БП 3.0 отдельного документа для зачёта пересортицы нет. Практичный путь: оформите Списание товаров и Оприходование товаров по парным позициям, а разницу в стоимости, если излишек дешевле недостачи, отнесите на виновное лицо. Если виновных нет — на прочие расходы, с объяснением в протоколе комиссии.

Списание недостачи на счёт 94 документом «Списание товаров»

Откройте созданное на основании Списание товаров и проверьте:

• 🏷️ в табличной части только позиции с недостачей, количество совпадает с ведомостью;
• 🔗 в поле основания стоит ссылка на вашу инвентаризацию;
• 💰 сумма в проводке — по учётной стоимости (себестоимости), а не по цене продажи.

После проведения нажмите кнопку Дт/Кт и убедитесь, что сформирована проводка Дт 94 Кт 41.01. Если вы ведёте розницу по продажным ценам на счёте 41.12, при списании дополнительно сторнируется торговая наценка на счёте 42.

Дальше на счёте 94 висит сумма, которую нужно распределить. Это делается документом Операции → Операции, введенные вручную → Создать → Операция. Можно сделать одну операцию с несколькими проводками — по одной на каждое направление списания.

Естественная убыль и списание недостачи в пределах норм

Часть недостачи можно признать нормальной потерей: усушка, утруска, выветривание. Но только в пределах норм, утверждённых для конкретного вида товара, и только после зачёта пересортицы.

Проводка в пределах норм:

• для торговли — Дт 44.01 Кт 94;
• для материалов в производстве — Дт 20.01 или Дт 26 Кт 94.

Расчёт нормы приложите к протоколу комиссии. Обычно норму считают от стоимости или количества товара, реализованного за период с прошлой инвентаризации, а не от всего остатка.

В налоговом учёте естественная убыль в пределах норм — материальный расход (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). В карточке операции вручную заполните суммы налогового учёта (поля НУ), если в базе включён ПБУ 18/02 и ведутся данные по налоговому учёту, иначе получится расхождение с декларацией по прибыли.

Отнесение недостачи на виновное лицо

Всё, что сверх норм, сначала пытаются взыскать с виновного. Порядок по Трудовому кодексу:

1. Комиссия проводит проверку и устанавливает размер ущерба и причину его возникновения (ст. 247 ТК РФ).
2. У работника берут письменное объяснение. Отказ от объяснения фиксируют актом.
3. Определяют предел ответственности: без договора о полной материальной ответственности — не больше среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ); с таким договором — в полном размере ущерба (ст. 242–244 ТК РФ).
4. Руководитель издаёт распоряжение о взыскании или работник подписывает обязательство возместить ущерб добровольно.

В 1С отражают так:

В проводке по счёту 73.02 обязательно выберите субконто «Работник» — физическое лицо. Без этого не будет видно задолженности конкретного сотрудника, а удержание не на что будет закрывать.

Пример на цифрах

По сличительной ведомости недостача 10 упаковок товара по себестоимости 1 200 ₽ — всего 12 000 ₽. По расчёту комиссии в пределах норм естественной убыли — 1 500 ₽. Остаток 10 500 ₽ относится на кладовщика. Рыночная стоимость этих позиций — 14 000 ₽.

Проверка: 1 500 + 10 500 = 12 000, счёт 94 закрыт. Долг кладовщика на 73.02 — 10 500 + 3 500 = 14 000 ₽.

Если виновного найти не удалось или суд отказал во взыскании, сумма сверх норм идёт на прочие расходы: Дт 91.02 Кт 94. Для налога на прибыль такой расход признаётся только при наличии документа уполномоченного органа государственной власти об отсутствии виновных — например, постановления о приостановлении уголовного дела (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Без такого документа расход в НУ не берите.

Удержание суммы ущерба из заработной платы

Удержать по распоряжению работодателя можно, если сумма ущерба не превышает среднего месячного заработка работника, а распоряжение сделано не позднее месяца со дня окончательного установления размера ущерба (ст. 248 ТК РФ). Пропустили месяц или сумма больше — только добровольное возмещение или суд.

Второе ограничение — 20% от суммы каждой выплаты зарплаты, причитающейся работнику после удержания НДФЛ (ст. 138 ТК РФ).

Продолжим пример. Оклад кладовщика 60 000 ₽, НДФЛ 13% — 7 800 ₽, к выплате 52 200 ₽. Максимум удержания за месяц: 52 200 × 20% = 10 440 ₽. Долг 14 000 ₽ меньше среднего заработка, поэтому удерживать по распоряжению можно, но за два месяца: 10 440 ₽ в первом и 3 560 ₽ во втором.

Как отразить удержание в 1С

Если зарплата считается в самой БП 3.0, проще всего закрыть долг документом Операция после начисления зарплаты за месяц:

• Дт 70 Кт 73.02 — сумма удержания, субконто — тот же работник на обоих счетах;
• Дт 98.04 Кт 91.01 — соответствующая часть разницы до рыночной стоимости.

Для нашего примера в первом месяце доля разницы: 3 500 × 10 440 / 14 000 = 2 610 ₽, во втором — 890 ₽. Итого 2 610 + 890 = 3 500 ₽.

Если зарплата ведётся в 1С:ЗУП 3.1, удержание вводят там, чтобы оно попало в расчётный листок и ведомость: заведите вид удержания для возмещения ущерба в настройках удержаний и назначьте его сотруднику с указанием суммы долга. В бухгалтерию проводка Дт 70 Кт 73.02 придёт с синхронизацией отражения зарплаты в учёте. В БП тогда вручную делают только Дт 98.04 Кт 91.01.

Если работник гасит ущерб деньгами в кассу, оформите Приходный кассовый ордер с видом операции на прочий приход и корреспондирующим счётом 73.02.

НДС и налог на прибыль при недостаче товаров

НДС с недостачи — спорный вопрос, и к нему стоит подходить осознанно.

• 🧮 Позиция Минфина: вычет НДС по недостающему товару нужно восстановить, потому что товар не использован в облагаемых операциях.
• ⚖️ Позиция судов: п. 3 ст. 170 НК РФ содержит закрытый перечень случаев восстановления, недостачи в нём нет. Суды чаще поддерживают налогоплательщика.
• 🍞 Естественная убыль в пределах норм — потеря, связанная с производственным процессом и хранением; вычет по ней обычно не восстанавливают.
• 👤 Возмещение ущерба виновным — не реализация, НДС на сумму взыскания не начисляют.

Если ваша учётная политика предписывает восстанавливать НДС (осторожный вариант), в БП 3.0 оформите документ Восстановление НДС из списка Операции → Регламентные операции НДС, выбрав счёт-фактуру поставщика и сумму по недостающим товарам. Проводка: Дт 94 Кт 68.02 (до распределения недостачи) или Дт 91.02 Кт 68.02 (после). Сумма попадёт в книгу продаж.

Решение по НДС зафиксируйте в учётной политике и применяйте одинаково из года в год.

Сверка после всех операций

Сформируйте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по 94 за период инвентаризации. Конечное сальдо должно быть нулевым: всё, что списано по Списанию товаров, распределено операциями. Затем ОСВ по 73.02 с разбивкой по работникам — остаток равен непогашенному ущербу. По 98.04 остаток должен уменьшаться пропорционально удержаниям.

Ошибки, на которых чаще всего спотыкаются