Остатки отпусков сотрудников в ЗУП 3.1: отчёт, проверка и сверка

Неиспользованный отпуск в 1С ЗУП 8.3 смотрят в отчёте Кадры → Кадровые отчеты → Остатки отпусков. Задайте дату, при необходимости отбор по сотруднику или подразделению, нажмите Сформировать — программа покажет по каждому рабочему году, сколько дней положено, сколько использовано и сколько осталось.

Отчёт строится по кадровым документам: приёму, отпускам, увольнению, начальным остаткам. Если цифра кажется странной, ошибка почти всегда сидит в одном из этих документов, а не в самом отчёте. Ниже — как читать результат, как проверить одного человека и что править, когда остаток не сходится.

Откуда ЗУП берёт дни неиспользованного отпуска

В ЗУП 3.1 нет отдельного поля «остаток отпуска», которое кто-то заполняет руками. Остаток каждый раз считается заново из нескольких источников.

📌 Что увеличивает остаток (начисление права):

• приём на работу — с этой даты начинается первый рабочий год;
• виды ежегодных отпусков, назначенные сотруднику: основной 28 дней и дополнительные (за вредность, ненормированный день, районы Крайнего Севера);
• документ ввода начальных остатков — если учёт перенесли из другой программы.

📌 Что уменьшает остаток (использование):

• проведённые документы Отпуск по ежегодным видам отпуска;
• компенсация неиспользованного отпуска — при увольнении или за дни сверх 28;
• отрицательная корректировка в документе начальных остатков.

📌 Что сдвигает рабочий год:

• отпуск без сохранения зарплаты сверх 14 календарных дней в рабочем году (ст. 121 ТК РФ);
• отпуск по уходу за ребёнком;
• прогулы и отстранения, которые не идут в стаж для отпуска.

Право на отпуск копится помесячно. При 28 днях в год за месяц прибавляется 28 / 12 ≈ 2,33 дня. Поэтому на любую дату внутри рабочего года отчёт покажет дробный «заработанный» остаток.

Отчёт «Остатки отпусков»: где найти и как настроить

Где находится

Основной путь в ЗУП 3.1 — раздел Кадры, ссылка Кадровые отчеты, в открывшемся списке отчёт Остатки отпусков. Если ссылки в разделе не видно, наберите «остатки отпусков» в строке поиска по меню (значок лупы в верхней части окна) — программа сама подскажет пункт.

Как сформировать

1. Откройте отчёт.
2. В поле даты укажите день, на который нужен остаток. По умолчанию стоит текущая дата.
3. Если нужен не весь штат — задайте отбор по организации, подразделению или сотруднику.
4. Нажмите Сформировать.

Как читать результат

Для каждого сотрудника отчёт выводит строки по рабочим годам. Типичный набор колонок:

Итог по сотруднику — сумма остатков всех рабочих лет. Именно это число нужно, когда спрашивают «сколько у меня дней отпуска».

Пример расчёта

Сотрудник принят 15.03.2025, основной отпуск 28 дней. За первый рабочий год (15.03.2025–14.03.2026) он отгулял 14 дней в июле и 7 дней в декабре.

На 15.09.2026 отчёт покажет:

• первый рабочий год: положено 28, использовано 21, остаток 7;
• второй рабочий год (с 15.03.2026): отработано 6 полных месяцев, положено 28 / 12 × 6 = 14 дней, использовано 0, остаток 14;
• итого неиспользованный отпуск — 21 день.

Как проверить неиспользованный отпуск одного сотрудника

Когда вопрос касается одного человека, весь штат формировать незачем.

Через отчёт с отбором

Откройте Остатки отпусков, в отборе выберите нужного сотрудника и сформируйте. Это самый надёжный способ: вы видите все рабочие годы сразу и можете сверить их с личной карточкой Т-2.

При оформлении отпуска

Когда кадровик заполняет документ Отпуск по ежегодному отпуску, программа подставляет рабочий год, за который предоставляются дни. Сверьте его с отчётом: если документ «берёт» дни из года, где остатка уже нет, — где-то выше ошибка во вводе.

При увольнении

В документе Увольнение число дней компенсации заполняется автоматически из остатка на дату увольнения. Это удобная точка контроля: перед проведением сравните цифру с отчётом, сформированным на ту же дату.

Переносы, отзывы и компенсации: как они влияют на остаток

Здесь путаются чаще всего, потому что разные документы ведут себя по-разному.

Перенос и отзыв

Документ переноса работает только с графиком отпусков. Пока сотрудник фактически не ушёл в отпуск по документу Отпуск, его дни на остатке не меняются.

Отзыв из отпуска оформляют исправлением исходного документа или отдельным документом — в зависимости от релиза и того, как в вашей базе принято. В обоих случаях неотгулянные дни возвращаются в остаток, и их можно предоставить позже (ст. 125 ТК РФ требует согласия работника на отзыв).

Компенсация вместо отпуска

По ст. 126 ТК РФ деньгами можно заменить только часть отпуска сверх 28 календарных дней — по письменному заявлению работника. Основные 28 дней компенсируются только при увольнении (ст. 127 ТК РФ).

Если в базе компенсировали часть основных 28 дней работающему сотруднику — отчёт честно спишет эти дни, но с точки зрения закона это нарушение. Такие случаи стоит находить и разбирать с юристом.

Почему остаток в отчёте не сходится

Ниже — ситуации, которые встречаются на практике. Для каждой — где искать причину.

Настройки, от которых зависит расчёт остатков

Если отчёт считает «не так» у многих сотрудников сразу, проблема обычно не в документах, а в настройках.

Виды отпусков

Справочник видов отпусков находится в разделе Настройка. Для каждого ежегодного вида проверьте:

• 🔹 признак ежегодного отпуска — без него дни не попадут в остатки;
• 🔹 количество дней в год;
• 🔹 предоставляется ли он всем сотрудникам автоматически или только назначенным.

Основной ежегодный отпуск в типовой конфигурации уже есть. Дополнительные (за ненормированный день, вредность, северные) обычно создают сами — и именно здесь чаще всего ошибаются с признаками.

Назначение отпусков сотрудникам

Дополнительный отпуск должен быть указан либо в позиции штатного расписания, либо в кадровом документе сотрудника. Если отпуск добавили в позицию после приёма людей, уже работающим сотрудникам его нужно назначить кадровым переводом — иначе им дни не начисляются.

Дата начала учёта и начальные остатки

Если ЗУП 3.1 внедрили не с момента основания компании, остатки на дату перехода вносятся отдельным документом. По каждому сотруднику указывают рабочие годы и неиспользованные дни. Без этого отчёт начнёт считать право только с даты начала учёта.

Чек-лист настроек

Выгрузка остатков отпусков для аудита и проверок

Трудовая инспекция и аудиторы нередко просят реестр неиспользованных отпусков. Кроме того, остатки нужны бухгалтеру для расчёта резерва отпусков.

Сохранение в файл

1. Сформируйте отчёт Остатки отпусков на нужную дату — например, на 31 декабря.
2. Над табличной частью нажмите кнопку сохранения (значок дискеты) или выберите команду сохранения в меню Еще.
3. Укажите формат: Лист Excel (*.xlsx) для сверки или PDF для передачи проверяющим.

Что настроить перед выгрузкой

• 📊 Группировку по подразделениям — так проще сверять с руководителями.
• 📊 Отбор только работающих сотрудников, если уволенные не нужны.
• 📊 Вариант с итогами по сотруднику без разбивки по годам — для краткого реестра.

Настройки меняются кнопкой Настройки в форме отчёта. Удачный вариант сохраните под своим именем, чтобы не собирать его заново.

Как автоматизировать контроль неиспользованных отпусков

Большие остатки — это риск: при увольнении выплачивается крупная компенсация, а при проверке ГИТ возникают вопросы, почему сотрудник годами не отдыхал (ст. 124 ТК РФ запрещает не предоставлять ежегодный отпуск два года подряд).

Рассылка отчёта по расписанию

В ЗУП 3.1 есть механизм рассылки отчётов. Его можно открыть из формы отчёта (команды в меню Еще) или в разделе администрирования. Настройте:

• отчёт Остатки отпусков с нужным отбором;
• получателей — кадровика, руководителей подразделений;
• расписание, например раз в месяц, первого числа.

Для отправки нужна настроенная учётная запись электронной почты в программе.

Контроль через график отпусков

Раз в год, при составлении графика на следующий год, сформируйте остатки на дату начала года. Сотрудников с остатком больше 28 дней включите в график в первую очередь — так старые дни не будут копиться.

Самопроверка сотрудниками

Если в организации подключён сервис 1С:Кабинет сотрудника, работники видят свой остаток отпуска сами. Кадровикам приходит меньше однотипных вопросов «сколько у меня дней».

Частые вопросы