Номер таможенной декларации в 1С: от поступления до счёта-фактуры

Номер ГТД в 1С — это регистрационный номер таможенной декларации, под которой импортный товар ввезли в Россию. В программе он хранится в справочнике номеров деклараций, указывается в строке поступления товара и переходит в реализацию и в графу 11 счёта-фактуры. Для товаров, страна происхождения которых не Россия, без него счёт-фактура считается заполненной не полностью.

Чаще всего вопрос «что это за номер ГТД в 1С» возникает в двух случаях: колонка «Номер ГТД» появилась в документе и непонятно, что туда писать, или проверка проведения ругается на пустое поле у прослеживаемого товара. Номер берут из декларации или из счёта-фактуры поставщика, а его формат легко проверить по маске.

Номер ГТД в учёте: что это и откуда взялось название

ГТД — грузовая таможенная декларация. С 2011 года официальное название документа — декларация на товары (ДТ), но в 1С, в бухгалтерской речи и в старых справочниках по-прежнему пишут «ГТД». Это один и тот же номер.

Зачем он нужен в учёте:

• 🧾 Счёт-фактура. По статье 169 НК РФ для товаров, страной происхождения которых не является Россия, в счёте-фактуре указывают страну происхождения и регистрационный номер декларации.
• 🔁 Перепродажа. Если вы купили импортный товар у российского поставщика, номер переносится из его счёта-фактуры в ваш. Продавец отвечает только за то, чтобы номер совпадал с полученными документами, а не за саму декларацию.
• 🔍 Прослеживаемость. Для товаров из перечня прослеживаемых номер декларации становится основой РНПТ — регистрационного номера партии товара. Он попадает в декларацию по НДС и в отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами.
• 🏷️ Маркировка. Для импортных маркированных товаров декларация связывает коды маркировки с фактом ввоза.

Если товар российского производства, номер ГТД не нужен. В графе 11 счёта-фактуры ставят прочерк, а в 1С поле оставляют пустым.

Из чего состоит номер декларации и РНПТ

Номер ДТ присваивает таможенный орган при регистрации декларации. Он состоит из трёх частей, разделённых косой чертой:

10702030/150326/3012345

Пример условный, цифры выбраны для иллюстрации.

Чем отличается РНПТ

РНПТ нужен только для прослеживаемых товаров. Для ввезённого из-за пределов ЕАЭС товара он собирается из номера декларации и порядкового номера товара в этой декларации, через ещё одну косую черту:

10702030/150326/3012345/1

Последняя часть — номер товарной позиции из декларации. В одной ДТ бывает несколько товаров, и у каждого свой РНПТ.

Как проверить номер на соответствие формату

Быстрая проверка глазами:

1. Ровно две косые черты для номера ДТ, три — для РНПТ.
2. В первой части 8 цифр, во второй 6, в третьей 7.
3. Дата во второй части реальная и не позже даты поступления товара.
4. Нет пробелов, букв, точек и обратной косой черты \.

Если номеров много, проверку удобно вынести в регулярное выражение. Оно подойдёт для Excel-файлов поставщика, внешних обработок и скриптов загрузки:

^\d{8}/\d{6}/\d{7}(/\d+)?$

Без последней группы (/\d+)? выражение пропускает только номер ДТ, с ней — и РНПТ.

Проверка по маске не доказывает, что такая декларация существует. Подлинность подтверждают документы: копия ДТ у импортёра или счёт-фактура и УПД поставщика у перекупщика.

Где включить учёт и ввести номер ГТД в 1С

Пути даны для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0. В других конфигурациях логика та же: справочник номеров деклараций плюс колонка в табличной части документа.

Шаг 1. Включить импортные товары

Пока функциональность выключена, колонок «Страна происхождения» и «Номер ГТД» в документах нет.

1. Откройте Главное → Функциональность.
2. Перейдите на вкладку Запасы.
3. Установите флажок «Импортные товары».
4. Если торгуете прослеживаемыми товарами, на этой же вкладке включите и флажок прослеживаемости.

Шаг 2. Заполнить карточку номенклатуры

В карточке товара укажите страну происхождения. В БП 3.0 там же можно задать номер ГТД по умолчанию: он подставится в новые строки поступления, и его останется только сверить с документами поставщика.

Для прослеживаемых товаров в карточке отмечают, что товар прослеживаемый, и указывают код ТН ВЭД. Без этого программа не будет требовать РНПТ.

Шаг 3. Ввести номер в поступлении

1. Откройте документ поступления товаров.
2. В строке импортного товара заполните колонки «Страна происхождения» и «Номер ГТД».
3. Если номера ещё нет в справочнике, создайте его прямо из поля выбора: введите номер в формате из таблицы выше и сохраните.
4. Проведите документ и откройте полученный счёт-фактуру: номер должен стоять в графе 11 по этой строке.

Справочник номеров деклараций общий для всей базы. Один номер, созданный однажды, выбирают во всех следующих документах, повторно его не вводят.

Шаг 4. Проверить реализацию

При продаже 1С подставляет страну и номер декларации из данных о поступлении. Перед выставлением счёта-фактуры откройте строки реализации и убедитесь, что колонки заполнены. Если товар поступал партиями с разными ГТД, номер в строке должен соответствовать той партии, которую вы фактически продаёте.

В Управлении торговлей 11

В УТ 11 учёт по номерам ГТД включается в настройках раздела НСИ и администрирование, в группе параметров склада и закупок (точное название флажка зависит от релиза). После включения номер декларации ведётся по партиям на складе: при отгрузке программа берёт его из остатков, а не из карточки товара.

Загрузка номеров ГТД без ручного ввода

Ручной набор номера из 23 символов — главный источник опечаток. Его можно избежать почти во всех сценариях.

Входящий УПД через ЭДО

В электронном УПД номер декларации передаётся отдельным реквизитом по каждой строке. При загрузке документа из 1С-ЭДО в поступление программа сама создаёт элементы справочника номеров ГТД и подставляет их в строки. Остаётся проверить сопоставление номенклатуры.

Собственный импорт: документ «ГТД по импорту»

Если вы сами ввозите товар, в БП 3.0 используется документ Покупки → ГТД по импорту. В нём указывают номер декларации, таможенную стоимость, пошлину и НДС, уплаченный на таможне. Номер из этого документа затем выбирают в строках поступления от иностранного поставщика.

Саму декларацию готовят в программах декларантов. Из них, а также из личного кабинета участника ВЭД на сайте ФТС декларацию можно выгрузить в XML. Готовность 1С загрузить такой файл напрямую зависит от конфигурации и релиза. Если штатной загрузки нет, номер копируют из выгрузки, а не набирают вручную.

Загрузка из Excel

Поставщики без ЭДО часто присылают спецификацию в Excel с колонкой номеров ГТД. Перед загрузкой табличной части прогоните колонку через регулярное выражение из раздела про формат. Битые номера лучше поймать до 1С, чем потом искать по всем документам.

Как номер декларации влияет на счёт-фактуру, НДС и прослеживаемость

Номер ГТД проходит по цепочке документов. Ошибка в начале цепочки размножается во всех последующих.

Для обычного импортного товара, который не входит в перечень прослеживаемых, номер ДТ нужен только в счёте-фактуре. В книгу покупок и в декларацию по НДС он не выгружается.

Для прослеживаемого товара всё строже. Положение о национальной системе прослеживаемости требует передавать РНПТ в каждом счёте-фактуре по такой партии, а налоговая сводит данные продавца и покупателя. Отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами в 1С заполняется из регистров программы и находится в списке регламентированных отчётов.

Номер ДТ и маркировка «Честный знак»

У маркированного импорта номер декларации и коды маркировки связаны с самого начала. Коды наносят до ввоза или на таможенном складе, а в оборот товар вводится по факту выпуска по декларации.

Что это значит для учёта в 1С:

• 📦 При поступлении импортного маркированного товара номер ДТ в строке документа должен совпадать с декларацией, по которой коды вводились в оборот.
• 🔗 Если номер в 1С отличается от данных в системе маркировки, при последующей продаже возникают расхождения в сведениях о товаре.
• 🧭 Для товаров, ввезённых из стран ЕАЭС без декларации, ввод в оборот оформляется отдельным уведомлением, и номер ДТ в нём не используется.

Отдельно номер ГТД для маркировки в 1С никуда не вводят: используется тот же элемент справочника, что и в поступлении.

Ошибки с номером ГТД и как их исправить

Большинство проблем с номером ГТД видны ещё до отправки документов покупателю. Выберите симптом и посмотрите, что делать.

Ещё одна частая ошибка не видна в программе: номер набран с похожей по начертанию буквой вместо цифры, например кириллической «О» вместо нуля. Глазами такую опечатку не найти, а маска из раздела про формат её сразу ловит.

Если покупатель уже получил счёт-фактуру с неверным номером, правку в старом документе не делают. Оформляют исправленный счёт-фактуру с тем же номером и датой и порядковым номером исправления.

Частые вопросы о номере ГТД