Первые дни в 1С 8.3: от окна запуска до закрытия месяца

Чтобы начать работать в новой 1С, сделайте пять вещей по порядку: добавьте информационную базу в окно запуска, создайте пользователей с паролями, заполните карточку организации и учётную политику, перенесите остатки и только потом вводите текущие документы. Резервную копию делайте до первой серьёзной операции, а не после первой проблемы.

Частое заблуждение — считать «новую 1С» отдельной программой, которую достаточно установить. На деле это платформа 1С:Предприятие 8.3 с интерфейсом «Такси» и конфигурация поверх неё, чаще всего 1С:Бухгалтерия 3.0. Переход на новую 1С — это запуск базы, её настройка и перенос данных. Пути меню ниже даны для Бухгалтерии 3.0; окно запуска, пользователи и выгрузка базы устроены одинаково для всех типовых конфигураций на 8.3.

1. Что проверить перед запуском новой 1С

Половина вопросов в первый день — не про учёт, а про то, что не было подготовлено. Пройдитесь по списку до того, как открывать базу.

• 🖥️ Платформа установлена нужной версии. Конфигурация требует платформу с номером не ниже указанного в описании релиза. Если версия меньше, база при открытии сообщит об этом.
• 🔑 Лицензия есть и доступна. Без лицензии платформа не запустит базу (исключение — учебная версия). Программная лицензия активируется пинкодом при первом запуске, аппаратный ключ должен быть вставлен в компьютер или сервер.
• 📁 Известно, где лежит база. Файловая — папка с файлом 1Cv8.1CD. Серверная — имя сервера 1С и имя базы в кластере. Облачная или опубликованная — адрес в браузере.
• 👤 Есть список сотрудников, которые будут работать в программе, и понимание, кто что делает.
• 📋 Есть данные для старта: реквизиты организации, остатки по счетам на дату начала учёта, справочники из старой программы.

2. Где найти базу и как запустить её в новой 1С

Окно запуска показывает список информационных баз. Сам список хранится в файле ibases.v8i в профиле пользователя Windows (%APPDATA%\1C\1CEStart\). Поэтому на новом компьютере или под новой учётной записью список пуст, хотя базы никуда не делись.

Добавление существующей базы

1. Запустите 1С:Предприятие — откроется окно со списком баз.
2. Нажмите Добавить… и выберите Добавление в список существующей информационной базы.
3. Введите понятное название, например «Бухгалтерия ООО Ромашка».
4. Укажите тип расположения:
   • На данном компьютере или в локальной сети — выберите папку, где лежит 1Cv8.1CD. Сам файл указывать не нужно, только каталог.
   • На сервере 1С:Предприятия — кластер серверов (имя или адрес сервера) и имя базы в кластере.
   • На веб-сервере — адрес публикации.
5. На последнем шаге оставьте основной режим запуска «Выбирать автоматически» и нажмите Готово.

Теперь выделите базу и нажмите 1С:Предприятие. Кнопка Конфигуратор нужна администратору для обновлений и выгрузки, бухгалтеру в работе она не требуется.

Если базы нет нигде

Новая чистая база создаётся там же: Добавить… → Создание новой информационной базы → Создание информационной базы из шаблона. В списке шаблонов выберите конфигурацию и релиз. Шаблоны появляются, только если дистрибутив конфигурации был установлен на этот компьютер.

3. Первый вход: пользователи, пароли и права в новой программе

Пока в базе нет ни одного пользователя, она открывается без запроса имени и пароля. Это удобно в первый час и опасно потом: любой, кто добавит базу в свой список, получит полный доступ.

Создание администратора и сотрудников

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
2. Нажмите Создать. Первого пользователя программа предложит сделать администратором — соглашайтесь, это будете вы или ответственный за базу.
3. Заполните полное имя и имя для входа, включите флажок «Вход в программу разрешён».
4. Задайте пароль. Для доменной сети можно включить аутентификацию операционной системы — тогда сотрудник входит без ввода пароля под своей учётной записью Windows.
5. Создайте остальных сотрудников так же и включите каждого в нужные группы доступа.

Какие права давать

В Бухгалтерии 3.0 права назначают через группы доступа, а не галочками по отдельным документам. Типовые профили:

После создания пользователей перезапустите программу. Теперь при входе появится окно авторизации: выбор пользователя и поле пароля.

4. Настройка интерфейса «Такси» и начальной страницы

Интерфейс новой 1С построен на разделах. Слева — панель разделов («Главное», «Банк и касса», «Продажи», «Покупки» и другие), при клике открывается меню раздела со списками и отчётами. Сверху — главное меню (кнопка с тремя полосками) и поиск.

Что настроить в первый день

• 🧭 Состав и положение панелей: главное меню → Вид → Настройка панелей. Перетаскивайте панели мышью: разделы можно поставить сверху, панель открытых окон — снизу.
• 🏠 Начальная страница: Вид → Настройка начальной страницы. Сюда выносят формы, которые нужны каждый день, — например, список банковских выписок или «Монитор руководителя».
• ⭐ Избранное: звёздочка в заголовке любой формы добавляет её в избранное. Так документ или отчёт, которым пользуетесь постоянно, будет в два клика.
• 📅 Рабочая дата: главное меню → Сервис → Параметры. Если оформляете документы задним числом, установите здесь нужную дату — новые документы будут создаваться ею.
• 🗂️ Режим открытия форм: там же, в Параметрах. Вариант «В закладках» показывает открытые окна вкладками, как в браузере.

Меню раздела и списки

У каждого раздела есть кнопка настройки навигации (шестерёнка в меню раздела). Через неё можно убрать редко нужные пункты и добавить скрытые команды.

Колонки любого списка меняются через Ещё → Изменить форму. Добавьте, например, колонку «Комментарий» в журнал документов — так проще искать свои записи.

5. Справочники и документы: с чего начинать работу в новой 1С

Порядок здесь важнее скорости. Документы опираются на справочники, а справочники — на настройки программы.

Шаг 1. Организация и учётная политика

1. Главное → Организации — заполните карточку: ИНН, КПП, ОГРН, адрес, коды статистики, банковский счёт. При подключённой интернет-поддержке реквизиты подтягиваются по ИНН.
2. Главное → Учётная политика — выберите систему налогообложения, способы оценки запасов, распределения общехозяйственных расходов и другие параметры. Учётная политика задаётся на год: в новом году её нужно проверить и записать заново.
3. Главное → Функциональность — включите разделы, которые реально используете: склад, производство, зарплату, валютные операции. Выключенные функции скрывают лишние поля из документов.

Шаг 2. Справочники

Заведите или загрузите справочники до ввода документов:

• 🏢 Контрагенты и договоры с ними;
• 📦 Номенклатура — товары, материалы, услуги с единицами измерения и ставками НДС;
• 👥 Сотрудники — если зарплата ведётся в этой же базе;
• 🏦 Банковские счета и кассы.

Шаг 3. Документы

Документ в 1С — это запись о хозяйственной операции. Пока он только записан, в учёте ничего не меняется. Изменения в регистрах и проводки появляются после проведения — кнопка Провести или Провести и закрыть.

Проверить, что сделал документ, можно кнопкой с символами «Дт/Кт» в его форме: откроются проводки и движения по регистрам. Начинайте с этой привычки с первого документа — она снимает вопросы ещё до закрытия месяца.

6. Перенос данных и массовая загрузка в новую программу

Вводить всё руками нужно только в небольшой фирме с коротким списком контрагентов. В остальных случаях данные загружают.

Загрузка справочников из Excel

1. Подготовьте таблицу: одна строка — один элемент, колонки с наименованием, артикулом, единицей измерения, ставкой НДС.
2. Откройте список, например Справочники → Номенклатура.
3. В меню Ещё выберите команду загрузки из файла.
4. Укажите файл, сопоставьте колонки таблицы с реквизитами справочника.
5. Проверьте предпросмотр и подтвердите загрузку.

Табличные части многих документов — поступления, реализации — тоже заполняются из файла: над табличной частью есть кнопка загрузки. Это быстрее, чем набирать накладную на 200 строк.

Остатки и банк

• Начальные остатки: Главное → Помощник ввода остатков. Остатки вводятся по счетам на дату, предшествующую началу учёта. В конце сверьте ОСВ новой базы с балансом из старой программы.
• Банковские выписки: Банк и касса → Банковские выписки → Загрузить. Выгрузите из клиент-банка файл обмена в формате 1С и загрузите его — платёжки разнесутся по контрагентам автоматически.

7. Закрытие месяца и регламентные операции

Месяц в 1С закрывают обработкой Операции → Закрытие месяца. Она выполняет регламентные операции по порядку: начисление амортизации, списание расходов будущих периодов, закрытие затратных счетов, определение финансового результата. В декабре добавляется реформация баланса.

Порядок закрытия

1. Убедитесь, что все документы месяца введены и проведены: банк, касса, поступления, реализации, зарплата.
2. Запустите Отчёты → Экспресс-проверка ведения учёта — она покажет типовые ошибки ввода: отрицательные остатки, незакрытые авансы, пропуски в счетах-фактурах.
3. Откройте Операции → Закрытие месяца, выберите месяц и организацию, нажмите Выполнить закрытие месяца.
4. Если операция выделена красным — откройте её и посмотрите причину. Исправьте исходный документ и запустите закрытие заново.
5. Проверьте результат по Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость: затратные счета 20, 25, 26, 44 на конец месяца должны быть закрыты, если по учётной политике у вас нет незавершённого производства.

Как защитить закрытый период

После сдачи отчётности установите дату запрета изменения данных в разделе Администрирование. Тогда документ закрытого месяца нельзя будет случайно перепровести, а значит, не изменятся уже сданные цифры. Пользователю, которому правка нужна, администратор временно сдвигает дату.

8. Резервные копии и безопасность данных в 1С

Для файловой базы есть два надёжных способа сделать копию.

Перед выгрузкой в .dt все пользователи должны выйти из базы. Предупредите их заранее: открытые сеансы помешают выгрузке.

Для клиент-серверной базы копии делают средствами СУБД — MS SQL Server или PostgreSQL. Это задача администратора сервера, и бухгалтеру стоит один раз уточнить у него, как часто делаются копии и где хранятся.

Минимальный набор правил

• 💾 Копию храните не на том же диске, где лежит база. Лучше — ещё и вне офиса.
• 🔁 Раз в квартал проверяйте, что копия разворачивается: загрузите .dt в пустую тестовую базу.
• 🔒 У каждого сотрудника — свой пользователь и пароль. Общий логин «Бухгалтер» не даёт понять, кто изменил документ.
• 🧾 Уволившемуся сотруднику снимите флажок «Вход в программу разрешён» в день увольнения. Удалять пользователя не нужно — история его документов сохранится.

9. Частые вопросы о работе в новой 1С