Учётная запись для сотрудника в 1С:Предприятии 8.3: от карточки до прав и пароля
Содержание
Нового пользователя в 1С 8.3 добавляют в самой программе: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи → Создать. Заполняете имя для входа, ставите пароль, отмечаете профиль или группу доступа и сохраняете. Конфигуратор для этого в типовых конфигурациях (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11) не нужен.
Типичная ситуация: в понедельник выходит новый бухгалтер, а базу открывают под учёткой ушедшей коллеги. Так делать не стоит: журнал регистрации пишет действия на имя, а не на человека. Пять минут на свою учётную запись — и потом понятно, кто провёл документ и кто удалил контрагента.
Что проверить перед созданием нового пользователя
Создать учётную запись может только тот, у кого есть административные права. В типовых конфигурациях это профиль «Администратор» (за ним стоит роль «Полные права»). Если раздела Настройки пользователей и прав у вас нет — вы вошли не под администратором.
Перед началом проверьте:
- 🔑 Вы под администратором. Посмотрите своё имя в правом верхнем углу окна и откройте раздел
Администрирование. Если раздела нет или он урезан — прав не хватает. - 👥 Учётные записи в базе уже есть. Если база открывается вообще без запроса логина, список пользователей пуст. Первого пользователя нужно сделать администратором, иначе можно запереть себя снаружи (подробнее ниже).
- 📋 Решено, что сотруднику можно. Заранее определите: какие разделы, какие организации, можно ли менять закрытый период. Права проще выдать сразу правильно, чем потом выяснять, кто поправил прошлый квартал.
- 🖥️ Способ входа. Пароль 1С или вход под учётной записью Windows. Для домена второй вариант удобнее: сотрудник не вводит отдельный пароль.
- 🧾 Лицензии. Создание учётной записи лицензию не занимает. Лицензию занимает сеанс, то есть одновременный вход. Если новый человек будет работать параллельно с остальными, проверьте, хватает ли лицензий.
В ЗУП 3.1 и КА пользователя удобно сразу связать с физическим лицом. Тогда сотрудник видит свои документы в самообслуживании, а кадровик — кто есть кто.
Как добавить нового пользователя в 1С: шаги в программе
Порядок одинаковый для Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА и ERP: все они построены на одной библиотеке стандартных подсистем.
Шаг 1. Откройте список пользователей
Перейдите Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Откроется справочник с текущими учётными записями. Нажмите Создать.
Если сотрудник похож по обязанностям на уже работающего, выделите того в списке и скопируйте карточку (клавиша F9). Скопируются группы доступа, а логин и пароль придётся ввести новые.
Шаг 2. Заполните карточку
| Поле | Что вписать | Пример |
|---|---|---|
| Полное имя | Как сотрудника видят в документах и отчётах | Иванова Мария Петровна |
| Имя для входа | Логин; коротко, без пробелов | ivanova или Иванова М.П. |
| Вход в программу разрешён | Галочка должна стоять | ✔ |
| Аутентификация 1С:Предприятия | Вход по логину и паролю 1С | ✔ |
| Аутентификация ОС | Вход под учётной записью Windows | \\BUH\ivanova |
| Показывать в списке выбора | Видно ли имя в окне входа | на ваше усмотрение |
Полное имя и имя для входа — разные поля. Первое попадает в реквизит «Ответственный» документов, второе — в окно входа.
Флажок «Показывать в списке выбора» удобен в маленькой бухгалтерии на 3–5 человек. В базе на 30 пользователей лучше снять его: логины не будут подсказываться любому, кто открыл окно входа.
Шаг 3. Задайте пароль
Нажмите Установить пароль, введите его дважды. Если пароль временный, включите требование сменить его при первом входе. Тогда вы не знаете постоянный пароль сотрудника, а он не может сослаться на то, что «пароль знал администратор».
Пароль не передавайте в общем чате. Продиктуйте лично или отправьте отдельным сообщением.
Шаг 4. Выдайте права
Сохраните карточку и откройте Права доступа в её командной панели. Дальше зависит от конфигурации — разбор в следующем разделе.
Шаг 5. Проверьте под новой учётной записью
Запустите 1С с того же компьютера, выберите базу и войдите под новым логином. Откройте 2–3 раздела, где сотрудник будет работать, и попробуйте создать документ . Так выясняется, хватает ли прав, до того как человек позвонит с вопросом.
Права доступа нового пользователя: профили и группы
Права в типовых конфигурациях на роли напрямую не выдают. Роли собраны в профили, а профили назначают через группы доступа.
| Понятие | Что это | Пример |
|---|---|---|
| Роль | Атомарное право в конфигурации | «Добавление и изменение банковских документов» |
| Профиль группы доступа | Набор ролей под должность | «Бухгалтер», «Кассир», «Кадровик» |
| Группа доступа | Профиль + список людей + ограничения | «Бухгалтеры ООО Ромашка» |
Простой режим: галочки профилей
В Бухгалтерии 3.0 по умолчанию окно Права доступа показывает список профилей с флажками. Отметили «Бухгалтер» — сотрудник получил всё, что нужно рядовому бухгалтеру. Отметили «Главный бухгалтер» — добавились права на закрытие периода
и даты запрета изменения.
Два флажка сразу допустимы: права складываются. Человек, у которого «Бухгалтер» и «Кассир», получит объединение обоих наборов.
Расширенный режим: группы доступа и ограничения
Если нужно ограничить доступ по организациям, включите ограничение на уровне записей: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа, флажок Ограничивать доступ на уровне записей.
После этого:
- Создайте группу доступа, например «Бухгалтеры ООО Север».
- Выберите профиль «Бухгалтер».
- На вкладке ограничений укажите вид доступа «Организации» и нужную организацию.
- Добавьте в группу участников, в том числе нового пользователя.
Включение ограничения на уровне записей заметно нагружает базу. В базе на одну организацию оно не нужно. На больших базах включайте в нерабочее время: программа пересчитывает служебные данные, и первые часы работа может замедлиться.
Не давайте новому сотруднику профиль «Администратор» «временно, пока разберётся». Временные права живут годами. Выдайте рабочий профиль, а не хватает чего-то — добавьте точечно.
Создание пользователя через Конфигуратор: когда без него не обойтись
Конфигуратор нужен в двух случаях: в базе ещё нет ни одного пользователя или вы работаете с нетиповой конфигурацией без справочника «Пользователи».
Путь: запустить базу
в режиме Конфигуратор, меню Администрирование → Пользователи, кнопка добавления. На вкладке «Основные» — имя, полное имя, пароль, способ аутентификации. На вкладке «Прочие» — флажки ролей, основной интерфейс и язык.
Первый пользователь в пустой базе
Пока список пустой, база открывается любому без пароля. Как только появляется первая учётная запись, вход только по логину.
Порядок такой:
- Создайте первым администратора и отметьте ему роль с полными правами («Полные права» или «Администратор системы» — в зависимости от конфигурации).
- Сохраните и закройте Конфигуратор.
- Войдите в пользовательский режим под этим администратором.
- Остальных пользователей заводите уже из программы, по шагам выше.
Почему не заводить всех через Конфигуратор
В конфигурациях на библиотеке стандартных подсистем у каждой учётной записи есть пара: элемент справочника «Пользователи» в самой программе. Если создать человека только в Конфигураторе, этой пары нет. Он не попадёт в группы доступа, а на входе программа сообщит, что пользователь не найден в справочнике.
Если так уже вышло, откройте справочник Пользователи под администратором, создайте элемент с тем же именем для входа и свяжите его с существующей учётной записью. Или удалите запись в Конфигураторе и заведите человека из программы заново.
Если в списке пользователей Конфигуратора нет ни одного с полными правами, войти для управления правами станет некому. Перед сохранением проверьте, что хотя бы у одной учётной записи стоит административная роль.
Новый пользователь в серверной базе 1С
Учётные записи хранятся в самой информационной базе, а не в кластере серверов. Поэтому в серверном варианте пользователя добавляют точно так же: из программы или Конфигуратора. В консоль администрирования серверов заходить не нужно.
Отличия, которые стоит знать:
- 🖧 Администраторы кластера — отдельная сущность. Их задают в консоли серверов. Это не пользователи базы, и для работы в программе они не нужны.
- 🗄️ Поля в свойствах базы («Администратор информационной базы» и его пароль) в консоли кластера — это логин пользователя базы с админправами. Он нужен консоли, чтобы менять параметры базы, удалять её и блокировать начало сеансов.
- 🪪 Вход через Windows в домене. В карточке включают аутентификацию ОС и выбирают доменную учётную запись в формате
\\ДОМЕН\логин. Если вход под Windows не срабатывает, проверьте, что компьютер сотрудника в домене и что он вошёл в Windows именно под этой учётной записью. - 🧾 Лицензии. Новый сеанс занимает лицензию — программную или с ключа, в зависимости от того, как у вас настроено. Свободные лицензии проверяет администратор сервера в консоли кластера.
- 🔄 Перезапуск не нужен. Новый пользователь может войти сразу после сохранения. Изменения прав у уже работающего сотрудника вступают в силу при следующем входе.
В файловой базе всё то же самое, только без консоли: учётные записи лежат в файле базы, лицензию занимает компьютер.
Ошибки при добавлении пользователя и что с ними делать
Ниже — проблемы, с которыми сталкиваются в первые дни после создания учётной записи.
Защита учётных записей и контроль действий в 1С
Учётная запись у каждого сотрудника имеет смысл, только если пароль никто не знает, а действия видно в журнале.
Требования к паролям
Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки входа. Там задают:
- 🔒 минимальную длину и сложность пароля;
- ⏳ срок действия, после которого программа попросит сменить пароль;
- 🚫 отключение учётных записей, под которыми давно не входили.
Последний пункт полезен в организациях с текучкой: уволенный сотрудник, которому забыли закрыть доступ, перестанет входить автоматически.
Увольнение сотрудника
Учётную запись не удаляйте: на неё ссылаются документы, где он указан ответственным. В карточке снимите флажок Вход в программу разрешён и отметьте пользователя недействительным. Имя останется в истории, а войти под ним будет нельзя.
Журнал регистрации
Кто, что и когда менял, показывает Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации. Отбор по пользователю и периоду даёт полную картину: входы, записи документов, удаления, изменения настроек.
Там же видно неудачные попытки входа. Десяток подряд с одного логина ночью — повод сменить пароль.
Частые вопросы
Можно ли перенести настройки рабочего места от другого пользователя?
Администрирование → Настройки пользователей и прав есть копирование настроек: внешний вид, отчёты, избранное. Выберите, от кого и кому копировать.Сколько пользователей можно завести в базе?
Может ли один пользователь работать с двух компьютеров?
Новый пользователь видит чужие отчёты и настройки?
Как сбросить пароль, если сотрудник его забыл?
Установить пароль. Старый пароль узнать нельзя: программа хранит не сам пароль, а его хеш.