Депозит по договору аренды и поставки: как вести его в 1С:Бухгалтерии без путаницы с авансом

Обеспечительный платеж в 1С 8.3 относят на счёт 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Тот, кто перечислил деньги, проводит Дт 76.09 Кт 51, тот, кто получил, — Дт 51 Кт 76.09. Документы — обычные банковские выписки с видом операции «Прочие расчеты с контрагентами» и отдельным договором вида «Прочее».

Счета авансов 60.02 и 62.02 для этой суммы не подходят. Через них программа сама зачтёт депозит в оплату первого же акта, а у получателя ещё и начислит НДС с аванса. Учёт на 76.09 держит деньги отдельно, пока по договору не наступит одно из трёх событий: зачёт, возврат или удержание.

Обеспечительный платеж, аванс и задаток: в чём разница для учёта

Обеспечительный платеж описан в статье 381.1 ГК РФ. Это деньги, которые лежат у второй стороны как гарантия: если обязательство исполнено, их возвращают или засчитывают в оплату, если нарушено — удерживают в пределах того, что положено по договору.

Аванс — это уже оплата будущей поставки или услуги. Задаток одновременно доказывает заключение договора и идёт в счёт платежей, а при срыве сделки работает по особым правилам: сторона, получившая задаток и виноватая в неисполнении, возвращает его в двойном размере.

От того, как сумма названа в договоре, зависит её учёт. Если в тексте написано «обеспечительный платеж засчитывается в оплату арендной платы за первый месяц» и зачёт происходит сразу, по существу это аванс. Тогда честнее и безопаснее вести его на 60.02 / 62.02.

На какой счёт отнести обеспечительный платеж в 1С 8.3

В типовом плане счетов 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельного счёта для депозитов нет. Есть два рабочих варианта.

Вариант 1. Счёт 76.09 с отдельным договором

Самый простой путь, ничего настраивать в плане счетов не нужно. На 76.09 ведётся аналитика по трём субконто: контрагент, договор, документ расчётов. Поэтому депозит отделяется от прочих расчётов договором.

Создайте у контрагента договор, но не основной арендный, а отдельный:

1. Откройте карточку контрагента: Справочники → Контрагенты.
2. Перейдите на вкладку Договоры и нажмите Создать.
3. В поле Вид договора выберите Прочее.
4. В наименование впишите суть, например: «Обеспечительный платеж по договору аренды № 15 от 01.03».
5. Сохраните договор.

Вид «Прочее» здесь принципиален. Договоры вида «С поставщиком» и «С покупателем» программа подставляет в документы закупки и продажи, и депозит рискует попасть в автоматический зачёт.

Вариант 2. Свой субсчёт к счёту 76

Если депозитов много (сеть арендованных магазинов, десятки договоров поставки), удобнее завести отдельный субсчёт. Тогда остаток виден в оборотно-сальдовой ведомости одной строкой.

План счетов открывается из раздела Главное, в группе настроек учёта. Подчинённый счёт создают кнопкой Создать на строке 76:

• 🔢 код — свободный, не занятый типовыми субсчетами; заранее проверьте список подчинённых счетов 76;
• 🏷️ наименование — «Обеспечительные платежи»;
• 📂 субконто — Контрагенты, Договоры, Документы расчетов с контрагентами;
• ⚙️ признаки валютного и количественного учёта не ставьте, если депозиты только в рублях.

Как провести обеспечительный платеж в 1С: перечисление и поступление

Оба документа находятся в одном списке: Банк и касса → Банковские выписки. Если банк подключён через клиент-банк или DirectBank, выписка загрузится сама, останется поправить вид операции и счёт.

У того, кто перечисляет (арендатор, покупатель)

1. В списке выписок нажмите Списание.
2. В поле вида операции выберите Прочие расчеты с контрагентами.
3. Укажите получателя, сумму и банковский счёт организации.
4. В поле счёта расчётов выберите 76.09.
5. В поле договора выберите договор вида «Прочее», созданный выше.
6. Ставку НДС поставьте «Без НДС» и проведите документ.

Проводка: Дт 76.09 Кт 51 на всю сумму.

У того, кто получает (арендодатель, поставщик)

1. В списке выписок нажмите Поступление.
2. Вид операции — Прочие расчеты с контрагентами.
3. Плательщик, сумма, договор вида «Прочее», счёт расчётов 76.09.
4. Проведите документ.

Проводка: Дт 51 Кт 76.09.

Обработка Регистрация счетов-фактур на аванс, которую запускают при закрытии месяца, такое поступление не увидит. Счёт-фактура на аванс не создастся, и НДС с этой суммы не начислится. Ради этого всё и делается.

Пример с цифрами

ООО «Север» арендует офис за 80 000 руб. в месяц с НДС. По договору арендатор вносит обеспечительный платеж в размере месячной арендной платы, его возвращают после сдачи помещения или засчитывают в оплату последнего месяца.

НДС посчитан по ставке 22%, которая действует с 2026 года: 80 000 × 22 / 122 = 14 426,23 руб. Сумма без налога: 80 000 − 14 426,23 = 65 573,77 руб.

Зачёт обеспечительного платежа в счёт оплаты, возврат и удержание

В конце срока договора депозит уходит со счёта 76.09 одним из трёх путей. Выбор задаёт договор, а не бухгалтер.

Как оформить зачёт в программе

Проще всего провести зачёт операцией вручную: Операции → Операции, введенные вручную → Создать → Операция. В строке проводки заполните счёт, контрагента, договор и документ расчётов с обеих сторон. В дебет арендатора — договор аренды на 60.01, в кредит — договор «Прочее» на 76.09.

Второй способ — документ Корректировка долга (он есть в разделах Покупки и Продажи) с видом операции переноса задолженности между договорами. Он нагляднее для аудитора, но требует аккуратно выбрать счета: по умолчанию документ предлагает счета расчётов с поставщиком или покупателем, а 76.09 нужно указать самостоятельно.

Почему зачёт датой последнего акта

Если зачесть депозит у арендодателя до того, как оказана услуга за последний месяц, сумма в этот момент становится предоплатой. С неё нужно начислить НДС с аванса и выставить счёт-фактуру на аванс. Зачёт в день акта снимает этот вопрос: оплата и реализация совпадают по дате, отдельного авансового НДС нет.

Налоги и отчётность по обеспечительному платежу

НДС

Пока депозит лежит у получателя как гарантия, он не связан с оплатой реализации. Минфин в разъяснениях придерживается позиции, что НДС с такой суммы не возникает до момента её зачёта в счёт оплаты.

Риск появляется, когда граница с авансом размыта. Если по договору депозит сразу засчитывается в оплату ближайшего периода, инспекция вправе считать его предоплатой. В этом случае безопаснее начислить НДС с аванса при получении.

С удержанной суммы, которая по договору является неустойкой за нарушение условий, налог обычно не начисляют, если она не связана с оплатой реализованных услуг. Если же договор называет удержание оплатой, например, за не оказанные, но оплаченные по условиям периоды, — нужна отдельная оценка, лучше с налоговым консультантом.

Налог на прибыль

Получатель не включает депозит в доходы. Подпункт 2 пункта 1 статьи 251 НК РФ прямо говорит о залоге и задатке, а Минфин распространяет это правило и на обеспечительный платеж. Плательщик, в свою очередь, не учитывает перечисленную сумму в расходах: пункт 32 статьи 270 НК РФ.

Налоговые последствия возникают только при удержании. У получателя удержанная сумма — внереализационный доход. У плательщика — внереализационный расход, если удержание по существу является санкцией за нарушение договора.

УСН

На упрощёнке действует то же правило: доходы по статье 251 НК РФ в базу не включают. Поэтому в 1С депозит, проведённый на 76.09 с видом операции «Прочие расчеты», в книгу учёта доходов и расходов не попадает. Проверьте это после проведения: откройте движения документа и убедитесь, что записи в КУДиР нет.

Удержанный депозит у получателя на УСН — доход на дату удержания. Его фиксируют в книге отдельной записью, если программа не сделала этого по проводке на 91.01.

Бухгалтерская отчётность

В балансе депозит отражают как дебиторскую задолженность у того, кто заплатил, и как кредиторскую — у того, кто получил. Если вернуть деньги должны позже чем через 12 месяцев после отчётной даты, сумму показывают в долгосрочной части. Удержание отражается в отчёте о финансовых результатах в составе прочих доходов и расходов, по правилам ПБУ 9/99 и ПБУ 10/99.

Где учёт депозита чаще всего ломается

• ❌ Депозит проведён на 62.02 у арендодателя. Через месяц регламентная обработка создаёт счёт-фактуру на аванс и начисляет НДС. Хуже того, первая реализация автоматически зачтёт аванс, и депозит исчезнет с баланса раньше срока. Исправление — перепровести выписку с видом операции «Прочие расчеты с контрагентами» и удалить лишний авансовый счёт-фактуру.
• ❌ Депозит и аренда на одном договоре. Тогда в ОСВ по 76.09 и 60.01 невозможно понять, какая сумма — гарантия, а какая — оплата. Отдельный договор вида «Прочее» решает проблему.
• ❌ Зачёт сделан раньше акта. У арендодателя возникает аванс с НДС, о котором забыли. Двигайте дату зачёта к дате акта за последний месяц.
• ❌ Удержание проведено сторно поступления. Деньги остались у получателя, а в учёте их будто бы не было. Удержание — это доход на 91.01, а не исправление выписки.
• ❌ Долгосрочный депозит висит в краткосрочной дебиторке. Для договоров аренды на несколько лет это искажает баланс. Сумму, которую вернут позже чем через 12 месяцев, переносите в долгосрочную часть.

Как упростить учёт повторяющихся депозитов

Если депозиты появляются регулярно, ручные проводки зачёта удобно превратить в шаблон. В разделе Операции есть список Типовые операции: в нём сохраняют операцию с заранее заполненными счетами 60.01 / 76.09 или 76.09 / 62.01. При вводе останется выбрать контрагента, договоры и сумму.

Для контроля остатков удобны стандартные отчёты из раздела Отчеты:

1. Оборотно-сальдовая ведомость по счету по 76.09 с детализацией по контрагентам и договорам — видно, какие депозиты ещё открыты.
2. Анализ субконто по договору — показывает всю историю: перечисление, зачёт или возврат.
3. Карточка счета 76.09 за год — проверяет, что каждый депозит закрыт ровно одной операцией.

Раз в квартал сравнивайте остаток на 76.09 с перечнем действующих договоров. Депозит по договору, который уже закончился, — сигнал, что забыли провести возврат или удержание.

Частые вопросы по обеспечительным платежам в 1С