Как заказ клиента проходит путь от согласования до закрытия в 1С:Управление торговлей 11

Обработка заказов в 1С — это цепочка действий вокруг документа «Заказ клиента »: менеджер его создаёт и согласует, склад обеспечивает товаром, бухгалтерия контролирует оплату, а затем по заказу оформляют отгрузку и закрывают его. В 1С:Управление торговлей 11 список заказов находится в разделе Продажи → Заказы клиентов, а сам механизм включают в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи.

Когда заказы ведут «для галочки», склад отгружает не то, резерв висит месяцами, а клиент без предоплаты получает товар в кредит. Каждый этап заказа в 1С программа контролирует сама, если её правильно настроить и читать её подсказки. Основа — УТ 11.4 и 11.5, в КА 2 и ERP 2 механизм тот же.

Где в 1С живёт обработка заказов: конфигурации и документы

Сначала уточните, в какой программе вы работаете. От этого зависит, есть ли полноценный заказ с резервом или только его упрощённая замена.

В Бухгалтерии счёт покупателю лишь фиксирует договорённость и сумму к оплате. Остатки он не блокирует, статусов исполнения у него нет. Если нужен полный цикл с резервами, обеспечением и графиком оплат — это задача УТ или УНФ.

Дальше разбор идёт по УТ 11: там цепочка самая развёрнутая, и её логику повторяют КА и ERP.

Что включить перед началом работы

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи.
2. Включите использование заказов клиентов.
3. Решите, нужно ли согласование. Если флажок согласования включён, заказ без подтверждения ответственным не уйдёт в работу.
4. Если склад работает по ордерной схеме или с доставкой, проверьте настройки в разделе Склад и доставка той же панели.

Жизненный цикл заказа клиента в 1С

У заказа два слоя состояния. Статус выставляет человек. Состояние программа вычисляет сама по факту: оплачено ли, обеспечено ли, отгружено ли.

Статусы, которые ставит пользователь

• 📝 Не согласован — черновик. Цены и количество можно менять, движений по резерву нет.
• ✅ К выполнению — заказ подтверждён. Программа начинает учитывать его в обеспечении, расчётах и отгрузке.
• 🔒 Закрыт — работа завершена. Невыполненные строки больше не держат резерв и не висят в «долгах» по заказам.

Состояния, которые считает программа

В списке заказов есть колонка состояния. По ней видно, чего ждёт конкретный заказ: согласования, предоплаты, обеспечения товаром, отгрузки или оплаты после отгрузки. Это главный инструмент менеджера: не нужно открывать каждый документ, чтобы понять, где он застрял.

Отмена строк вместо удаления

Если клиент отказался от части товара, строку не удаляют. В табличной части её помечают как отменённую и указывают причину. Справочник причин отмены заполняют один раз и потом выбирают из списка.

Так в аналитике сохраняется картина: сколько заказали, сколько отгрузили, сколько потеряли и почему.

Как работает резервирование и обеспечение заказов

Резерв в УТ 11 ставится не на весь документ, а на каждую строку. За это отвечает колонка «Вариант обеспечения» в табличной части товаров.

Варианты обеспечения строки

Вариант можно проставить вручную или командой заполнения обеспечения в табличной части. Команда посмотрит свободные остатки и предложит вариант для каждой строки.

Обычный резерв и обособленный

Обычный резерв «Со склада» мягкий. Если позже пришёл заказ с более ранней датой отгрузки, программа может перераспределить свободный товар, и ваш заказ снова окажется в состоянии ожидания обеспечения.

Обособленное обеспечение жёсткое. Товар закреплён за заказом и уходит только по нему. Минус — такой остаток не видят другие менеджеры, и при отказе клиента его нужно освобождать вручную, сменив вариант или закрыв заказ.

Если товара нет

Строки в варианте «К обеспечению» попадают в потребности. Закупщик видит их в рабочих местах по обеспечению и формирует заказ поставщику. После поступления товара строки можно перевести на склад повторным заполнением обеспечения.

Контроль оплат по заказам: варианты расчётов и лимиты

Порядок оплаты задаётся в заказе на вкладке с условиями расчётов. Чаще всего он подтягивается из соглашения с клиентом, а менеджер его только проверяет.

Три логики оплаты

• 💰 Аванс до обеспечения — без денег программа не поставит резерв. Подходит для товаров под заказ и новых клиентов.
• 💳 Предоплата до отгрузки — резерв ставится сразу, но отгрузить без оплаты нельзя.
• 🧾 Кредит после отгрузки — товар уходит сразу, оплата ждёт по графику (например, 14 или 30 дней).

Варианты можно комбинировать в графике оплаты. Пример: заказ на 200 000 ₽, 30% аванс до обеспечения — 60 000 ₽, остальные 140 000 ₽ — в течение 15 дней после отгрузки. Пока не поступят 60 000 ₽, заказ стоит в состоянии ожидания предоплаты.

Привязка оплаты к заказу

Чтобы программа засчитала деньги, поступление должно быть разнесено по заказу. При загрузке выписки банк обычно указывает в назначении платежа номер счёта, а не заказа. Если документ поступления оформлен с разнесением по договору без заказа, заказ продолжит «ждать предоплату».

Проверка: откройте поступление и посмотрите табличную часть расшифровки платежа — там должен стоять нужный заказ.

Лимиты задолженности

В соглашении или договоре с клиентом можно ограничить допустимую сумму долга и число дней просрочки. Тогда при превышении программа не даст провести отгрузку, пока долг не погасят или ответственный не разрешит её.

Отгрузка и доставка товаров по заказу клиента

Когда заказ готов к отгрузке, путь зависит от того, как устроен склад.

Склад без ордерной схемы

1. Откройте заказ или выделите его в списке.
2. Командой «Создать на основании» оформите «Реализацию товаров и услуг».
3. Табличная часть заполнится строками, готовыми к отгрузке.
4. Проведите документ и распечатайте первичку.

Реализация списывает товар, снимает резерв и формирует долг клиента.

Склад с ордерной схемой

Здесь менеджер и кладовщик разделены. Менеджер оформляет реализацию или распоряжение, а склад подтверждает фактическую отгрузку документом «Расходный ордер на товары». Пока ордер не проведён, товар физически числится на складе.

Порядок может быть обратным: сначала кладовщик собрал и отгрузил по ордеру, потом менеджер оформил реализацию. Какой вариант выбран, задают в настройках склада.

Доставка

Если включено управление доставкой, в заказе указывают способ доставки: самовывоз, силами компании или перевозчиком, плюс адрес и время. Логист собирает несколько распоряжений в «Задание на перевозку», назначает машину и водителя. По заданию печатают маршрутный лист.

Частичная отгрузка

Отгружать можно частями. Каждая реализация по заказу уменьшает остаток к отгрузке. Заказ остаётся «К выполнению», пока не отгружены все строки или пока оставшиеся не отменены.

Аналитика и мониторинг исполнения заказов

Контроль начинается со списка заказов. Это быстрее любого отчёта, если настроить отборы.

Рабочие отборы в списке

• 🔎 по менеджеру — свой портфель;
• 📅 по желаемой дате отгрузки — что горит сегодня и что уже просрочено;
• ⏳ по состоянию — всё, что ждёт предоплаты или обеспечения;
• 👤 по клиенту — история и текущие обязательства.

Сохраните отборы как вариант настройки списка, чтобы не собирать их каждое утро.

Отчёты

Отчёты по продажам собраны в разделе Продажи → Отчеты по продажам. Для контроля заказов полезны три группы:

• 📊 по исполнению — сколько заказано, отгружено и осталось по каждому заказу и строке;
• 💸 по расчётам — ведомость расчётов с клиентами, долги и просрочки, в том числе по заказам;
• 📈 по результату — выручка, себестоимость и валовая прибыль по заказам и менеджерам.

Набор и названия отчётов меняются от релиза к релизу. Удобнее всего открыть раздел и ввести в поиске слово «заказ» — увидите все отчёты, где заказ есть в группировках.

Какие метрики смотреть раз в неделю

1. Доля заказов, отгруженных в срок.
2. Сумма в резерве по заказам с просроченной датой отгрузки.
3. Отменённые строки по причинам отмены.
4. Долг по заказам, отгруженным в кредит, с разбивкой по срокам.

Четвёртый пункт обычно даёт больше всего денег: просрочка по кредитным заказам видна только здесь.

Автоматизация обработки заказов и частые ошибки

Что можно автоматизировать без программиста

• 🤖 Закрытие заказов. Используйте групповую обработку или команду смены статуса в списке, чтобы закрыть заказы, по которым всё выполнено. Это снимает висящие резервы.
• 🛒 Заказы из интернет-магазина. Обмен с сайтом создаёт заказы клиента автоматически, менеджеру остаётся согласование.
• 📦 Заказы поставщику по потребностям. Строки «К обеспечению» превращаются в заказы поставщику пакетно, а не по одному.
• 📧 Уведомления. Печатную форму заказа и счёт можно отправить клиенту по почте прямо из документа.

Ошибки, которые встречаются чаще всего

Частые вопросы