Смена фамилии сотрудника: как оформить АДВ-2 в 1С ЗУП

Образец заполнения АДВ-2 при смене фамилии в 1С 8.3 строится на одном правиле: сначала меняете ФИО в карточке физического лица с датой изменения, потом формируете заявление. Заявление берёт фамилию, имя, отчество и паспорт из справочника. Если поменять их после формирования, придётся делать форму заново.

В ЗУП 3.1 форма АДВ-2 открывается из раздела кадровых данных для СФР, а в карточке сотрудника для неё нужно три вещи: новые ФИО, реквизиты нового паспорта и СНИЛС. Ниже по порядку: что подготовить, как поменять фамилию, где собрать заявление и что делать, если отчёты потом падают на проверке.

Что понадобится до начала работы

Без документов менять данные нельзя: в истории ФИО останется дата и основание, а программа сверит их при выгрузке.

• 📄 Новый паспорт (или его копия с отметкой о смене фамилии)
• 📄 Свидетельство о браке или расторжении брака, либо иной документ-основание
• 📄 Заявление сотрудника с просьбой изменить фамилию в учёте (в свободной форме)
• 🔢 СНИЛС сотрудника, уже внесённый в карточку

Смена фамилии в карточке физического лица

Это основной шаг. АДВ-2 без него бессмысленна: форма автоматически возьмёт старые данные.

Как найти сотрудника и открыть историю ФИО

1. Откройте Кадры → Сотрудники и найдите человека по старой фамилии.
2. Перейдите в карточку сотрудника, затем в карточку физического лица.
3. Рядом с полем ФИО найдите ссылку на историю изменений (в поле с фамилией она обычно подписана «Изменить» или показана в виде даты действия).
4. Нажмите её, укажите дату, с которой действует новая фамилия, и введите новые ФИО.
5. Запишите документ-основание, если форма предлагает такое поле.

Точное расположение ссылки зависит от релиза. Если не нашли, откройте справочник Физические лица и ищите через поле поиска в форме.

Какую дату ставить

Дату берут из документа-основания, а не день, когда вы вносите данные. Если свидетельство о браке датировано 14 июля, а вы вносите изменения в сентябре, ставьте 14 июля. Так история ФИО сохранит реальную последовательность, а начисления и отчёты за период после даты уйдут уже под новой фамилией.

Паспортные данные

Новый паспорт — отдельная запись. Откройте карточку физлица и в разделе документов добавьте новый документ, удостоверяющий личность, с датой выдачи. Старый оставьте в истории, а не перезаписывайте. Тогда в АДВ-2 попадёт актуальный паспорт, а прошлые справки сохранят прежний.

Где в ЗУП формируется заявление АДВ-2

Заявление относится к документам пенсионного учёта. Точный путь меняется от релиза к релизу. Надёжный способ найти форму:

1. Откройте раздел Кадры или Отчётность, справки.
2. Ищите подраздел про страховые свидетельства или документы для СФР (до 2023 года — ПФР).
3. Если подраздела нет, нажмите Ctrl+Shift+F, введите «АДВ» и выберите нужную форму в результатах.
4. Создайте новый документ, выберите организацию и сотрудника.

Форма заполнится сама. Проверьте шесть блоков, они чаще всего расходятся с реальностью.

Если «прежние ФИО» не подтянулись

Это частая ситуация, и её причина всегда одна: фамилию в карточке перезаписали поверх старой, а не добавили запись в историю. Что делать:

• вернитесь в историю ФИО физлица;
• удалите замену и создайте изменение заново с датой;
• вернитесь к АДВ-2 и перезаполните форму кнопкой Заполнить.

Печать, подпись и подача

Печатная форма открывается по кнопке Печать. Дальше есть два пути, и выбирают их по тому, как у вас устроен обмен с фондом.

Сотрудник должен подписать заявление лично. Работодатель подписывает как страхователь. Копию с отметкой о приёме храните в личном деле.

Как проверить, что фонд принял новые данные

Заявление отправили, но это не гарантирует, что в учёте фонда фамилия поменялась. Проверка нужна, пока не пошла плановая отчётность.

Практическая проверка: сформируйте любую очередную отчётность по этому сотруднику и посмотрите, нет ли в протоколе предупреждения «ФИО не совпадает со СНИЛС». Если есть, значит фонд ещё держит старые данные.

Типичные ошибки при смене фамилии

Здесь собраны ошибки, которые встречаются после того, как форма уже заполнена.

Чем АДВ-2 отличается от соседних форм

Кадровики часто путают три заявления из одной серии. Выбирайте по ситуации.

Если сотрудница поменяла фамилию и параллельно потеряла бумажное свидетельство, это две разные формы и два документа. Не пытайтесь закрыть обе одним заявлением.

Пример: Иванова становится Петровой

Разберём живой случай, чтобы весь порядок был виден целиком. Сотрудница бухгалтерии Иванова Мария Сергеевна вышла замуж 14 июля и взяла фамилию мужа. Оформляет документы кадровик в сентябре.

1. Мария приносит новый паспорт и свидетельство о браке. Кадровик копирует оба документа в личное дело.
2. В карточке физлица создаёт изменение ФИО с датой 14.07, новая запись: Петрова Мария Сергеевна. Старая Иванова остаётся в истории.
3. Добавляет новый паспорт, старый оставляет в списке документов как недействующий.
4. Формирует АДВ-2. В блоке прежних данных видит «Иванова», в блоке новых «Петрова». Сверяет серию и номер паспорта.
5. Печатает, собирает две подписи, отправляет через 1С-Отчётность.
6. Через несколько дней сдаёт обычную отчётность и убеждается, что протокол без замечаний по ФИО.

Расчётные листки за июль и август уже были выданы на старую фамилию. Их можно не переделывать, если начисления не менялись, но справки о доходах за год выйдут уже на актуальные данные.

Что проверить в базе после оформления

Короткая проверка на 10 минут экономит часы разбирательств в конце квартала.

• ✅ В карточке видна и новая фамилия, и дата изменения
• ✅ Нет второй карточки на того же человека
• ✅ В кадровых документах после даты изменения стоит новая фамилия
• ✅ В заявлении АДВ-2 прежние и новые ФИО не перепутаны местами
• ✅ Копия документа-основания лежит в личном деле и прикреплена к карточке физлица

Нужно ли менять что-то ещё в базе

Смена фамилии затрагивает не только АДВ-2. Проверьте остальное.

• 🧾 Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности. Изменение фамилии вносят по правилам Трудового кодекса, основание — документ. Если у сотрудника бумажная книжка, запись делается в ней вручную, 1С только хранит факт.
• 📑 Трудовой договор. Достаточно допсоглашения, если у вас так принято, либо внутреннего приказа.
• 🏦 Банк. Зарплатный проект: новую фамилию передаёт сотрудник в банк сам, но реестр на выплату формируйте уже с новыми данными.
• 💼 Налоговые данные. Справка о доходах и уведомления выходят с актуальными ФИО.

Что сделать, чтобы не переделывать заявление

Три привычки, которые сокращают переделки до нуля.

1. Заводите изменение ФИО только по документу, с датой из него.
2. Делайте АДВ-2 после проверки карточки, а не сразу после смены фамилии.
3. Ведите в кадровой службе простой журнал: кто, когда, на каком основании поменял фамилию и когда подано заявление.

Если смена фамилии случается часто (большой коллектив, много сотрудниц), добавьте напоминание в кадровый календарь. Это снимает забытые заявления, о которых вспоминают только по отказу в отчёте.

Частые вопросы