Проведение документов в 1С 8.3 на практике: кнопки, проводки, порядок и перепроведение

Чтобы провести документ в 1С 8.3, заполните его и нажмите Провести и закрыть (или Провести, если хотите остаться в форме). После этого документ получает зелёную галочку в списке, а программа делает записи в учёте: в 1С:Бухгалтерии — проводки по счетам, в ЗУП и УТ — движения по регистрам.

Новички чаще всего спотыкаются не о кнопку, а о последствия: документ записан, но не проведён, проводки «не те», остаток ушёл в минус, отчёт не сходится. Механизм проведения одинаков в 1С:Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11. Разница — в результате, в контроле остатков и в том, как исправлять документы задним числом.

Что меняется в учёте, когда документ проведён

В 1С у документа два состояния: записан и проведён. Разница принципиальная.

• 📝 Записан — документ сохранён в базе, его можно открыть, распечатать, отредактировать. В учёте его нет: ни проводок, ни остатков, ни сумм в отчётах.
• ✅ Проведён — документ сформировал движения. Товар пришёл на склад, долг перед поставщиком вырос, зарплата начислена. Отчёты видят только проведённые документы.
• ❌ Помечен на удаление — документ ждёт удаления. Пометка снимает проведение, движения пропадают.

Движения — это записи в регистрах. У 1С:Бухгалтерии главный регистр — бухгалтерский, его записи и есть проводки Дт ... Кт .... Кроме него документ пишет в регистры НДС, взаиморасчётов, партий товаров и другие. Поэтому один документ «Поступление (акт, накладная, УПД)» даёт и проводку Дт 41.01 Кт 60.01, и запись для книги покупок.

В списке документов состояние видно по значку слева:

Как провести документ в 1С: пошаговый порядок

Проведение из формы документа

1. Откройте нужный раздел, например Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Создать и выберите вид операции, если программа его спрашивает.
3. Заполните шапку: дату, организацию, контрагента, договор, склад.
4. Заполните табличную часть: номенклатуру, количество, цену, ставку НДС.
5. Нажмите Провести. Документ проведётся, форма останется открытой — так удобно сразу посмотреть проводки.
6. Нажмите Провести и закрыть (сочетание Ctrl+Enter), если проверка не нужна.

Кнопка Записать сохраняет документ без проведения. Ею пользуются, когда данные ещё не полные: например, ждёте от поставщика номер счёта-фактуры. Только не забудьте вернуться и провести.

Проведение из списка

Не открывая документ, его можно провести прямо в журнале:

1. Выделите строку в списке.
2. Нажмите кнопку проведения в командной панели (значок с зелёной галочкой) или откройте меню Ещё и выберите Провести.

Так же проводят сразу несколько документов: выделите их мышью с зажатым Ctrl или Shift и выполните ту же команду. Для пачки в 5–20 документов это быстрее, чем открывать каждый.

Отмена проведения

Если документ проведён по ошибке, выделите его в списке и выберите в меню Ещё команду Отмена проведения. Документ останется в базе, но движения исчезнут.

Есть и обратный путь: поставить пометку удаления . Она тоже отменяет проведение. Разница в том, что помеченный документ при следующем удалении помеченных объектов пропадёт насовсем.

Где посмотреть проводки после проведения документа

Проведённый документ нужно проверять. Особенно первые месяцы работы, пока вы не привыкли к логике программы.

Кнопка «Показать проводки»

В форме документа 1С:Бухгалтерии есть кнопка со значком Дт/Кт — «Показать проводки и другие движения документа». Она открывает окно с вкладками:

• 📘 Бухгалтерский и налоговый учёт — проводки с суммами, количеством и аналитикой (субконто);
• 📗 вкладки других регистров — НДС, партии, расчёты и прочие, в зависимости от вида документа.

Проверьте три вещи: правильные ли счета, верна ли сумма, указана ли аналитика (контрагент, договор, номенклатура). Пустое субконто в проводке — признак, что в шапке не заполнено поле.

Ручная корректировка проводок

В том же окне есть флажок Ручная корректировка (разрешает редактирование движений документа). После него проводки можно править руками.

Пользуйтесь ручной корректировкой только в крайнем случае. Такой документ при перепроведении не пересчитается: если вы потом измените цену в табличной части, проводки останутся старыми. Правильнее найти и исправить причину в самом документе — договор, вид операции, счета учёта номенклатуры.

Отчёты для проверки

Чтобы увидеть картину шире одного документа, используйте стандартные отчёты из раздела Отчёты → Стандартные отчёты:

Из любой строки отчёта двойным щелчком можно провалиться в расшифровку, а оттуда — в сам документ. Это самый быстрый способ найти документ, который «испортил» остаток.

Порядок проведения документов: почему дата и время решают

Документы в 1С проводятся в хронологии: по дате, а внутри одного дня — по времени. Дата в документе хранится вместе со временем, хотя в шапке часто видно только число.

Почему это важно на примере:

• 📦 1 июля вы продаёте 10 единиц товара, а поступление этого товара ввели тоже 1 июля, но со временем позже продажи.
• На момент продажи товара на складе ещё нет. Программа либо откажется проводить реализацию, либо спишет товар без себестоимости.
• В результате на счёте 90.02 нулевая или кривая себестоимость, а в ОСВ по счёту 41 — отрицательный остаток.

Отсюда четыре правила:

1. Вводите документы в том порядке, в каком происходили операции: поступление → перемещение → реализация.
2. Если поступление и продажа в один день, проверьте время в поле даты. Время поступления должно быть раньше.
3. Изменили документ прошлого периода — перепроведите все документы после него. Иначе себестоимость и остатки останутся рассчитанными по старым данным.
4. Перед закрытием месяца убедитесь, что все документы месяца проведены.

Списание при нулевых остатках

По умолчанию 1С:Бухгалтерия не даст провести списание, если товара по учёту нет. Это контролирует настройка Администрирование → Проведение документов → Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета.

Флажок стоит включать осознанно. С ним документы проводятся в любом порядке, но ошибки хронологии не видны сразу: они всплывают как минусы в ОСВ и как нулевая себестоимость.

Дата запрета изменения

Чтобы закрытый период никто не перепровёл случайно, в 1С:Бухгалтерии ставят дату запрета: Администрирование → Пользователи и права → Даты запрета изменения. После неё документы с более ранней датой нельзя ни провести заново, ни отменить их проведение. Пользователю с полными правами программа может разрешить изменение, если так настроено.

Проведение в разных программах 1С: Бухгалтерия, ЗУП, УТ

Кнопки Провести, Записать, Провести и закрыть одинаковы во всех конфигурациях на платформе 8.3 — это механизм платформы. Различается то, что получается после проведения.

Особенность ЗУП: исправление вместо перепроведения

В ЗУП 3.1 документы прошлых месяцев принято не перепроводить, а исправлять. У проведённых документов вроде начисления отпуска или больничного есть команда Исправить. Она создаёт исправляющий документ, и перерасчёт попадает в текущий месяц, а не переписывает закрытый.

Проводки по зарплате в бухгалтерии появляются отдельно — документом «Отражение зарплаты в бухучёте», который выгружается в 1С:Бухгалтерию.

Особенность УТ 11

В УТ 11 у многих документов есть статусы, и от статуса зависит, какие движения сформируются. Документ реализации с одним статусом может уменьшать остаток, с другим — нет. Если проведённая реализация «не списала» товар, сначала посмотрите на её статус.

Массовое перепроведение и автоматизация проведения

Групповое перепроведение в 1С:Бухгалтерии

Когда изменилось что-то, что влияет на многие документы (учётная политика, счета учёта, цены поступления задним числом), документы перепроводят пачкой. В 1С:Бухгалтерии для этого есть обработка «Групповое перепроведение документов » в разделе Операции.

Порядок работы:

1. Сделайте резервную копию базы . Перепроведение необратимо: старые проводки перезапишутся новыми.
2. Откройте обработку и укажите период — с даты первого изменённого документа до конца периода.
3. При необходимости ограничьте выбор организацией.
4. Запустите перепроведение и дождитесь окончания. Для базы с десятками тысяч документов это может занять от нескольких минут до часов.
5. Посмотрите итоговое сообщение: документы, которые не провелись, будут перечислены с причинами.
6. Сверьте ОСВ до и после — разница должна объясняться только вашим изменением.

Документы с ручной корректировкой движений перепроведение не трогает, их проводки остаются прежними.

Перепроведение кодом

Если стандартной обработки не хватает (нужен отбор по виду документа, складу или автору), программист пишет внешнюю обработку . Минимальный пример проведения всех реализаций за период:

Выборка = Документы.РеализацияТоваровУслуг.Выбрать(ДатаНачала, ДатаОкончания);
Пока Выборка.Следующий() Цикл
    Если Выборка.ПометкаУдаления Тогда
        Продолжить;
    КонецЕсли;
    ДокументОбъект = Выборка.ПолучитьОбъект();
    Попытка
        ДокументОбъект.Записать(РежимЗаписиДокумента.Проведение);
    Исключение
        Сообщить(СтрШаблон("Не проведён %1: %2", Выборка.Ссылка, ОписаниеОшибки()));
    КонецПопытки;
КонецЦикла;

Выбрать у менеджера документов возвращает документы в хронологическом порядке, поэтому последовательность проведения сохраняется.

Регламентные задания

Типовые конфигурации не проводят первичные документы сами по расписанию: проведение — действие пользователя. Автоматизацию делают двумя способами:

• 🔄 При обмене — в настройках синхронизации данных можно указать, проводить ли загруженные документы. Так работают обмены между УТ и Бухгалтерией.
• ⏰ Своё регламентное задание — программист добавляет его в расширение конфигурации , например для ночного перепроведения документов прошлой недели. Задание выполняется на сервере 1С, в файловой базе — только пока открыт хотя бы один сеанс.

Почему документ не проводится

Ошибка проведения выводится в окне сообщений внизу формы. Двойной щелчок по сообщению обычно переводит курсор в поле, которое нужно исправить.

Частые вопросы