Как оформить декретный отпуск в 1С ЗУП 8.3: документы, пособие, приказ

Отпуск по беременности и родам в 1С 8.3 ЗУП оформляют тремя документами: больничный лист, приказ на отпуск и пособие по БиР. Провести их нужно именно в таком порядке — иначе программа не рассчитает сумму пособия и не сдвинет график отпусков.

Ниже — где искать каждый документ, как заполнить поля, чтобы расчёт прошёл автоматически, и что проверить, если сумма пособия вышла не той, что ждали. Отдельно — особенности для сотрудниц на неполной ставке, по внешнему совместительству и при переходе из одного декрета в другой.

Что входит в декретный отпуск и какие документы нужны

«Декретный отпуск» — бытовое название. В Трудовом кодексе это отпуск по беременности и родам (БиР), 140 календарных дней при обычной беременности (70 до родов + 70 после), больше — при осложнённых родах или многоплодной беременности.

В 1С ЗУП 8.3 на отпуск по БиР нужны три документа:

1. 🏥 Больничный лист — вид «Отпуск по беременности и родам», вводится с номером и датами ЭЛН.
2. 📄 Приказ на отпуск — документ Отпуск по уходу за ребенком с видом «Отпуск по беременности и родам» либо отдельная форма приказа, зависит от релиза.
3. 💰 Пособие по БиР — рассчитывается автоматически на основании больничного, выплачивается единовременно за весь период.

Подготовка: что проверить перед вводом документов

Перед тем как заводить больничный, сверьте три вещи — экономит время на пересчётах.

• ✅ Трудовой договор действует — дата увольнения не проставлена, ставка актуальна.
• ✅ Расчётный период заполнен — за два календарных года до отпуска должны быть начисления, иначе пособие рассчитается неверно или потребует справок от предыдущих работодателей.
• ✅ Есть справка о заработке с прошлых мест работы (форма 182н), если сотрудница устроилась недавно.
• ✅ Актуальна база с СФР — обмен настроен в разделе Расчёт зарплаты — Электронные больничные листки.

Шаг 1. Ввод больничного листа по беременности и родам

Больничный заводится в разделе Зарплата — Больничные листы (ЗУП 3.1) либо Отбор/Зарплата — Больничные листы в Бухгалтерии 3.0.

1. Нажмите Создать.
2. В поле Сотрудник выберите нужную работницу.
3. Укажите Номер ЭЛН и дату выдачи — точно как в электронном листке, без пробелов и с заглавными буквами.
4. В поле Причина нетрудоспособности выберите код 05 — отпуск по беременности и родам.
5. Период болезни программа подставит по данным из СФР, если включён электронный обмен; при бумажном листке введите даты вручную — обычно 140 дней.
6. Нажмите Рассчитать. Программа подтянет средний заработок за два года, дневное пособие и итоговую сумму.
7. Проведите документ.

Если сотрудница работает по внешнему совместительству

По закону пособие по БиР платит основной работодатель и каждый из совместителей — если на всех местах работы сотрудница была занята не менее двух лет до отпуска. В 1С такого сотрудника заводят с видом занятости «Внешний совместитель», больничный оформляется тем же документом, но нужна справка о доходах с основного места.

Шаг 2. Приказ на отпуск по беременности и родам: где найти

Частый вопрос — куда делся приказ после ввода больничного. Приказ не формируется отдельно: в большинстве релизов ЗУП 3.1 основанием для отпуска служит сам больничный лист, а печатная форма приказа (Т-6) открывается прямо из документа.

Найти печатную форму приказа:

1. Откройте проведённый Больничный лист.
2. В верхней панели нажмите Печать.
3. В выпадающем списке выберите Приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6) либо Листок убытия в отпуск по беременности и родам — название зависит от релиза конфигурации.
4. Распечатайте или сохраните в PDF для личного дела.

Если печатной формы в списке нет — в настройках кадрового учёта не включена унифицированная форма Т-6. Включается в разделе Настройка — Кадровый учёт — Личные дела сотрудников — Унифицированные формы кадровых документов.

Шаг 3. Как провести отпуск по беременности и родам в 1С 8.3 ЗУП: расчёт пособия

Проведение больничного автоматически создаёт начисление по виду расчёта «Пособие по временной нетрудоспособности» с подвидом БиР. Дальше пособие попадает в межрасчётную выплату.

Порядок действий для выплаты:

1. Раздел Выплаты — Межрасчётные выплаты (или Ведомости в банк/Ведомости через кассу).
2. Создайте документ выплаты, выберите сотрудницу и вид выплаты Пособие по БиР.
3. Проверьте сумму — она должна совпадать с расчётом в больничном листе.
4. Проведите документ, сформируйте ведомость.

Если расчёты по пособиям БиР в вашем регионе — зачётные (прямых выплат СФР нет), а не пилотный проект прямых выплат — суммы проходят иначе: через зачёт страховых взносов. В 1С это отражается в отчёте 4-ФСС или в едином отчёте по взносам.

Какие проводки формирует документ

Проводки появляются при синхронизации ЗУП с Бухгалтерией или при ведении учёта прямо в Бухгалтерии 3.0.

Особенности по сценариям

Типичные ошибки при оформлении декрета в 1С

🚫 Больничный провели раньше, чем закрыли расчётный период. Программа взяла средний заработок не за полные два года, а за неполный — пособие вышло ниже. Нужно перепровести документ после закрытия всех начислений за расчётный период.

🚫 Не указан код причины нетрудоспособности 05. Если выбрать обычный код болезни, 1С посчитает пособие по правилам обычного больничного (с учётом стажа, за счёт работодателя первые три дня) — суммы и источник финансирования будут неверными.

🚫 Пересечение периодов с отпуском по графику. Ежегодный отпуск, запланированный на период декрета, нужно заранее перенести документом Перенос отпуска — иначе при проведении возникает конфликт дат.

🚫 Забыли завести справку 182н при совместительстве. Без неё 1С возьмёт для расчёта среднего заработка только доходы по текущему месту — пособие окажется меньше положенного.

🚫 Региональные особенности прямых выплат не настроены. Если организация физически зарегистрирована в регионе с прямыми выплатами СФР, а в учётной политике стоит старая зачётная схема, — пособие попытается начислиться через Дт 69/Кт 70, что для прямых выплат неверно.

🚫 Ввели отпуск до даты фактического декретного больничного. Кадровый документ Отпуск по уходу за ребенком не может начинаться раньше даты окончания больничного по БиР — программа выдаст ошибку при проверке пересечений.

Отчёты для проверки правильности расчёта

После проведения документов сверьте данные по нескольким отчётам — ошибку проще поймать до сдачи отчётности, чем после.

• 📊 Расчётный листок сотрудницы — покажет сумму пособия отдельной строкой, с указанием источника (СФР или работодатель).
• 📋 Свод начислений и удержаний — сверьте, что пособие попало в нужную статью и не задвоилось с обычной зарплатой за тот же период.
• 🧾 Реестр сведений для ФСС/СФР (раздел Отчётность, справки — Электронные больничные) — проверьте, что документ выгрузился и принят фондом.
• 📈 Анализ зарплаты по сотрудникам — отпуск по БиР должен обнулить обычные начисления за этот период, кроме, возможно, доплат по коллективному договору.

Как предотвратить ошибки при следующем оформлении

Три привычки, которые снимают большинство проблем:

1. Заводите больничный только после того, как сотрудница принесла ЭЛН или он пришёл по электронному обмену — не по устному сообщению о датах.
2. Проверяйте расчётный период до проведения документа, а не после — пересчёт задним числом тянет за собой пересчёт НДФЛ и взносов.
3. Сверяйте регион организации с актуальным списком участников прямых выплат СФР — список может меняться для новых субъектов.

Частые вопросы