Как ввести договор ГПХ в 1С 8.3 ЗУП: приём физлица, акты, НДФЛ, взносы и отчётность

Чтобы ввести договор ГПХ в 1С 8.3 ЗУП, нужен документ Договор (работы, услуги): Зарплата → Договоры (в т.ч. авторские) → Создать. Документ появляется в меню только после того, как в Настройка → Расчёт зарплаты включён учёт договоров гражданско-правового характера. Документа «Приём на работу» здесь не будет — исполнитель по ГПХ в штат не принимается.

Дальше развилка, из-за которой чаще всего всё и ломается: порядок выплаты. Один раз в конце срока — простая разовая услуга. По актам выполненных работ — работа сдаётся частями, и тогда суммы в начисление попадают из актов. Ежемесячно равными суммами — длинный договор на поддержку или сопровождение. Выберете не тот вариант — вознаграждение либо не начислится вообще, либо удвоится.

Ниже — как завести договор ГПХ в 1С 8.3 ЗУП пошагово: что включить в настройках, как оформить физлицо, чем приём по ГПХ отличается от обычного приёма, какие проводки и налоги получатся, что и когда сдавать в отчётности и какими отчётами всё проверить.

Чем договор ГПХ отличается от трудового в учёте

Разница не только юридическая — она определяет, какими документами работать в программе.

Подготовка: включаем договоры ГПХ в настройках 1С ЗУП 8.3

Пока функционал выключен, журнала договоров в интерфейсе нет — отсюда половина вопросов «куда исчез документ».

1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты.
2. Найдите флажок про договоры гражданско-правового характера. В ЗУП 3.1 он звучит как «Регистрируются выплаты по договорам гражданско-правового характера» (в части релизов формулировка немного иная, смысл тот же).
3. Запишите настройку и закройте форму.
4. Проверьте раздел Зарплата — там появится пункт Договоры (в т.ч. авторские).

Вместе с настройкой программа создаёт вид расчёта Оплата по договорам (контрактам) ГПХ — с кодом дохода НДФЛ 2010 и полным обложением взносами. Руками его создавать не нужно.

Как принять сотрудника по ГПХ в 1С ЗУП 8.3: приём по ГПХ без приказа

Приём по ГПХ в 1С 8.3 ЗУП — это не кадровый приём. Приказа по форме Т-1 нет, позиция штатного расписания не занимается, в графике работы исполнитель не числится. Единственное, что нужно до договора, — карточка физлица.

1. Кадры → Сотрудники → Создать.
2. Укажите ФИО. Если человек у вас раньше не работал, оставьте вариант создания нового физлица; если работал — программа предложит выбрать существующее, и это предложение нужно принять.
3. Заполните по ссылкам в карточке: Личные данные (дата рождения, паспорт, адрес), ИНН и СНИЛС, Гражданство, право на работу, Налог на доходы (статус налогоплательщика, вычеты при наличии заявления).
4. Банковский счёт для перечисления — по ссылке Выплаты, учёт затрат.

СНИЛС и ИНН заполняйте сразу — без них персонифицированные сведения и ЕФС-1 не пройдут проверку, а исправлять придётся уже после отправки.

Как внести договор ГПХ в 1С 8.3 ЗУП: пошаговая инструкция

Акт приёмки выполненных работ

При порядке выплаты «По актам выполненных работ» сумма начисляется только актом. Создать его можно двумя способами:

• из открытого договора — кнопка создания акта на основании;
• из журнала Зарплата → Акты приёмки выполненных работ → Создать.

В акте укажите месяц начисления, сумму по этому этапу и содержание работ. Сумма акта не должна превышать остаток по договору — программа предупредит.

Аванс по ГПХ отдельным документом не вводится. Нужен частичный расчёт — оформите акт на выполненный этап: с 2023 года НДФЛ всё равно удерживается на дату любой выплаты.

Начисление и выплата вознаграждения

1. Начисление: Зарплата → Начисление зарплаты и взносов за соответствующий месяц. Вознаграждение по ГПХ попадает на вкладку Договоры (или Договоры (подряда)), взносы считаются автоматически на вкладке Взносы.
2. Выплата: Выплаты → Ведомость в банк (либо Ведомость в кассу). В поле Выплачивать выберите вариант, относящийся к договорам ГПХ, — тогда в ведомость подтянется только это вознаграждение, без зарплаты за месяц.
3. Дата в ведомости = фактическая дата перечисления. Именно она определяет период для уведомления по ЕНП и строку в 6-НДФЛ.

НДФЛ и страховые взносы по договору ГПХ

Пример на числах. Вознаграждение по акту — 50 000 ₽, исполнитель — резидент без вычетов:

• НДФЛ 13 % — 6 500 ₽;
• на руки — 43 500 ₽;
• взносы по единому тарифу 30 % — 15 000 ₽;
• расход организации — 65 000 ₽.

Проводки по договору ГПХ: что уйдёт в бухгалтерский учёт

Расчёты с исполнителями по ГПХ в типовой методике ведутся на счёте 76.10 «Прочие расчёты с физическими лицами», а не на 70. Счёт подставляется при синхронизации из способа отражения, указанного в договоре.

Субсчёт для взносов по единому тарифу в разных базах может отличаться — ориентируйтесь на свой план счетов. Проверить результат удобнее всего в бухгалтерской программе оборотами по 76.10: сальдо после выплаты должно обнулиться.

Отчётность по договорам ГПХ: сроки и формы

ЕФС-1 в ЗУП 3.1 заполняется из документа договора: Отчётность, справки → 1С-Отчётность → создать ЕФС-1, подраздел 1.1 подтянет мероприятие автоматически. Если документ договора ввели позже, чем срок сдачи, — мероприятие всё равно появится, но отчёт уйдёт с опозданием.

Штраф за просрочку ЕФС-1 — 500 ₽ за каждое застрахованное лицо. По десятку разовых подрядчиков набегает ощутимо, поэтому договор лучше заводить в базу в день подписания, а не в конце месяца «вместе с зарплатой».

В раздел 2 ЕФС-1 (взносы на травматизм) исполнители по ГПХ не включаются, пока в договоре не прописана обязанность платить эти взносы.

Как завести ГПХ в других конфигурациях

1С:ERP и ЗУП КОРП. Подсистема зарплаты та же, документы называются идентично. Путь — Зарплата и кадры → Договоры (в т.ч. авторские), настройка — там же, в настройках расчёта зарплаты.

1С:Бухгалтерия 3.0. Кадровый блок упрощён: полноценного журнала договоров ГПХ с актами приёмки здесь нет. Проверьте раздел Зарплата и кадры; если журнала договоров нет, вознаграждение вводят через Начисление зарплаты отдельным видом начисления — создайте его в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Начисления с кодом дохода НДФЛ 2010, полным обложением взносами и отражением на счёте 76.10.

1С:УТ 11. Расчёта зарплаты и НДФЛ в конфигурации нет. Договор ГПХ ведут в ЗУП, а в УТ отражают только оплату — списанием с расчётного счёта или расходным кассовым ордером по нужному счёту расчётов.

Типичные ошибки при вводе договоров ГПХ

• 🚫 Приняли исполнителя документом Приём на работу. Человек занял позицию штатного расписания, попал в табель, в среднесписочную численность и в ЕФС-1 как работник по трудовому договору. Лечение: отменить проведение приёма (а при сданной отчётности — отменяющее мероприятие в ЕФС-1) и ввести договор ГПХ.
• 🚫 Не заполнен способ отражения в бухучёте. Затраты улетели на счёт из настроек организации, себестоимость перекосило. Проверяется отчётом по проводкам после синхронизации.
• 🚫 Порядок выплаты не совпадает с фактом. Выбрали «Однократно в конце срока», а платили по этапам — начисление появится только в последнем месяце. Или ввели акты при порядке «Ежемесячно» — сумма удвоится.
• 🚫 Дата выплаты раньше даты акта. НДФЛ встанет не в тот период, уведомление по ЕНП и 6-НДФЛ не сойдутся с платежами.
• 🚫 Создали второе физлицо на штатного сотрудника. Двойные вычеты, разъехавшийся НДФЛ, два лица в РСВ вместо одного.
• 🚫 Исключили взносы ВНиМ по старой памяти. С 2023 года выплаты по ГПХ облагаются по единому тарифу полностью. Если вид расчёта скопирован из старой базы, проверьте обложение.
• 🚫 Самозанятого завели как исполнителя по ГПХ. Начислились взносы и НДФЛ, которых быть не должно. Такие расчёты — только через контрагентов в бухгалтерской программе, с чеком из приложения.
• 🚫 Договор внесли в базу в конце месяца. Срок ЕФС-1 — следующий рабочий день после подписания, и он уже прошёл.
• 🚫 Пустое содержание работ. В печатной форме «оказание услуг» без конкретики — риск переквалификации договора в трудовой.

Отчёты для проверки договоров ГПХ

Пройдите по четырём точкам — этого достаточно, чтобы поймать расхождение до сдачи отчётности:

1. Журнал Договоры (в т.ч. авторские) — есть ли договор, верны ли даты и сумма, какой порядок выплаты.
2. Зарплата → отчёты по зарплате, анализ начислений и удержаний — попало ли вознаграждение в нужный месяц и в нужной сумме.
3. Налоги и взносы → регистр налогового учёта по НДФЛ и анализ взносов в фонды — код дохода 2010, база по взносам, отсутствие травматизма (если он не предусмотрен).
4. Задолженность по зарплате / расчёты с сотрудниками — после ведомости долг перед исполнителем должен закрыться в ноль.

Если не получилось: альтернативные варианты

Журнала договоров нет, хотя настройка включена. Зайдите в программу заново: часть элементов интерфейса подхватывается только при старте. Если не помогло — проверьте роли пользователя и то, что ведение расчёта зарплаты не переключено на внешнюю программу.

Период закрыт, а договор нужно внести прошлым месяцем. Снимите дату запрета изменения в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Даты запрета изменения, введите документы, затем верните запрет. Начисление сделайте отдельным документом за закрытый месяц, не правя уже сданный расчёт.

Сумма в начислении не появляется. Три причины по частоте: порядок выплаты «По актам», а акт не введён; дата окончания договора позже месяца начисления при порядке «Однократно»; договор не проведён, а только записан.

Отчётность уже сдана с ошибкой. По ЕФС-1 подаётся отменяющее мероприятие, затем корректное. По РСВ и персонифицированным сведениям — корректировка с правильными суммами. По 6-НДФЛ — уточнённый расчёт за квартал выплаты.

Частые вопросы