Как оформить и провести договор ГПХ с физическим лицом в 1С:ЗУП

Чтобы оформить договор ГПХ с физическим лицом в 1С:ЗУП, исполнителя не принимают на работу: его заводят в справочнике Кадры — Сотрудники без кадрового приёма, а сам договор проводят отдельным документом в разделе Зарплата — Договоры (в т.ч. авторские). Вознаграждение начисляется по акту или в конце срока, НДФЛ считается на дату выплаты, взносы — по единому тарифу, без взносов на травматизм.

Путаница почти всегда в первом шаге. Кадровик по привычке делает «Приём на работу», человек попадает в штатное расписание и в табель, а потом вылезает лишняя строка в ЕФС-1 и неверный средний заработок. Разберём правильный порядок: как в 1С:ЗУП принять сотрудника по договору ГПХ, как провести начисление и выплату, какие проводки уйдут в бухгалтерию и что сдавать в фонды.

Инструкция собрана на ЗУП 3.1, пути меню в ЗУП 3.2 и в 1С:ERP совпадают. Для Бухгалтерии 3.0 и УТ 11 дам отдельные оговорки — там механика проще и беднее.

Что считается договором ГПХ и почему его нельзя вести как трудовой

ГПХ — это договор на результат: подряд (гл. 37 ГК РФ), возмездное оказание услуг (гл. 39 ГК РФ), авторский заказ. Исполнитель не подчиняется режиму работы, не получает оклад и отпуск, а сдаёт работу по акту.

Что из этого следует для учёта в 1С:

• 📌 исполнителя нет в штатном расписании и в графике работы;
• 📌 табель на него не ведут, сверхурочные и ночные не считают;
• 📌 отпускные, больничные и средний заработок не начисляют;
• 📌 вознаграждение попадает в НДФЛ по коду 2010, а не 2000;
• 📌 взносы на травматизм не начисляются, если в договоре нет прямого условия об этом.

Что проверить перед тем, как оформить договор ГПХ в 1С

Включаем учёт договоров ГПХ в ЗУП 3.1

Откройте Настройка — Расчёт зарплаты и поставьте флажок «Регистрируются выплаты по договорам гражданско-правового характера» (в части релизов формулировка — «…по договорам подряда»).

После записи настроек в разделе Зарплата появится пункт Договоры (в т.ч. авторские), а в документе «Начисление зарплаты и взносов» — закладка «Договоры».

Настройка в Бухгалтерии 3.0, УТ 11 и ERP

Как в 1С:ЗУП оформить сотрудника по договору ГПХ

Исполнителя всё равно нужно создать в справочнике «Сотрудники» — иначе документ договора не на кого выписать. Но кадровых документов на него не оформляют.

1. Откройте Кадры — Сотрудники и нажмите Создать.
2. Введите ФИО. Если программа нашла похожее физлицо — выберите существующее, а не создавайте новое. Дубль физлица ломает расчёт НДФЛ: вычеты и прогрессивная шкала считаются по физлицу, а не по строке справочника.
3. Заполните дату рождения, пол, СНИЛС и ИНН, паспорт — по ссылке Личные данные.
4. В блоке Гражданство, право на работу укажите гражданство и статус налогоплательщика, если исполнитель — иностранец.
5. Нажмите Записать и закрыть. На предупреждение «Сотрудник не принят на работу» не реагируйте — для ГПХ это норма.

Отдельный вопрос — как в 1С:ЗУП принять по договору ГПХ человека, который уже работает в компании по трудовому договору. Второй элемент справочника «Сотрудники» для этого не нужен: договор оформляется на существующего сотрудника, а разделение затрат задаётся прямо в документе договора.

Как в 1С:ЗУП провести договор ГПХ с физическим лицом: пошаговая инструкция

Основной документ — «Договор (работы, услуги)». Путь: Зарплата — Договоры (в т.ч. авторские) — Создать — Договор (работы, услуги).

Шаг 1. Шапка документа

• Сотрудник — созданный исполнитель.
• Дата начала и Дата окончания — строго как в бумажном договоре. Дата окончания управляет месяцем начисления.
• Номер и дата договора — свои, из журнала договоров; с нумерацией трудовых договоров не пересекаются.

Шаг 2. Порядок выплаты

Это ключевое поле, от него зависит, когда появится начисление:

Шаг 3. Сумма и вид расчёта

В поле Сумма укажите вознаграждение по договору — сумму «грязными», до удержания НДФЛ. Если в договоре написано «70 000 на руки», сначала посчитайте начисление: 70 000 / 0,87 ≈ 80 460 ₽ при ставке 13%.

Вид расчёта по умолчанию — «Оплата по договорам подряда». Он уже настроен в типовой конфигурации: код дохода НДФЛ 2010, обложение взносами по единому тарифу, без взносов на травматизм. Менять его без необходимости не нужно.

Шаг 4. Отражение в бухучёте

Разверните блок Бухучёт и выплата и укажите:

• способ отражения в бухучёте — из справочника Настройка — Способы отражения зарплаты в бухучёте;
• подразделение и статью затрат, если расходы нужно отнести на конкретный проект или объект.

Без заполненного способа отражения суммы по договору уйдут в бухгалтерию «общим котлом» или вообще не сформируют проводку.

Шаг 5. Проведение и печать

Нажмите Провести. По кнопке Печать доступны договор подряда и акт — типовые шаблоны, которые обычно правят под свой образец.

Акт выполненных работ и начисление вознаграждения

Если в договоре выбран вариант «По актам выполненных работ», каждая сдача этапа оформляется документом Зарплата — Акты приёмки выполненных работ. В акте указывают договор, сумму этапа и дату приёмки — именно она определяет месяц начисления.

Дальше вознаграждение подхватывается расчётом:

1. Вместе с зарплатой. Документ Зарплата — Начисление зарплаты и взносов за соответствующий месяц, закладка «Договоры». Подходит, когда ГПХ платят в общий день выплаты зарплаты.
2. Отдельно от зарплаты. Документ Зарплата — Начисление по договорам (с физлицами). Нужен, когда исполнителю платят в середине месяца: НДФЛ с ГПХ исчисляется на дату выплаты, и отдельное начисление даёт корректную дату в 6-НДФЛ.

НДФЛ и страховые взносы с вознаграждения по ГПХ

Что программа считает автоматически:

• 💰 НДФЛ — по действующей прогрессивной шкале, дата получения дохода = дата выплаты, код дохода 2010.
• 💰 Единый тариф взносов — базовая ставка 30% в пределах предельной базы и 15,1% сверх неё; пониженные тарифы применяются, если они настроены для организации.
• 💰 Взносы на травматизм — не начисляются. Если в договоре такое условие всё же есть, вид расчёта придётся настраивать вручную.

Нюансы, которые часто забывают:

• 🔹 Стандартные вычеты на детей исполнителю по ГПХ положены при заявлении и подтверждающих документах — заполните Налог на доходы — Ввести данные для НДФЛ.
• 🔹 Профессиональный вычет применяется к авторским договорам и к документально подтверждённым расходам исполнителя — отдельным видом вычета в документе начисления.
• 🔹 Расходы исполнителя, которые компания возмещает (материалы, проезд), взносами не облагаются при наличии подтверждающих документов. В 1С их проводят не через вид расчёта «Оплата по договорам подряда», а отдельным начислением или напрямую в бухгалтерской базе.

Проводки по договору ГПХ: что сформируется в бухучёте

Расчёты с исполнителем, который не является работником, ведут на счёте 76.10 «Прочие расчёты с физическими лицами». Если ГПХ заключён с действующим сотрудником — допустим счёт 70, но разделять расчёты удобнее.

Пример: вознаграждение 50 000 ₽, НДФЛ 13%, единый тариф 30%, затраты на общехозяйственные нужды.

В ЗУП проводки формируются только при синхронизации с Бухгалтерией: Администрирование — Синхронизация данных. Документ-получатель — «Отражение зарплаты в бухучёте». Если в договоре не заполнен способ отражения, строка выгрузится без счёта затрат, и бухгалтерия его не примет.

ЕФС-1 на договор ГПХ: срок — следующий рабочий день

С момента объединения отчётности сведения о заключении и прекращении договора ГПХ подают в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 — так же, как кадровые мероприятия по трудовым договорам.

В ЗУП отчёт создают из документа договора по кнопке или вручную: Кадры — Электронные трудовые книжки — Сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1, подраздел 1.1). Выбирают исполнителя, мероприятие и дату, затем отправляют через 1С-Отчётность.

Помимо ЕФС-1 исполнитель попадает в:

• 📄 6-НДФЛ — по дате выплаты вознаграждения;
• 📄 РСВ — в подраздел 1 раздела 1 и в число застрахованных лиц;
• 📄 Персонифицированные сведения о физлицах — за каждый месяц, в котором были начисления.

Выплата вознаграждения исполнителю

Выплата делается как обычная зарплатная, но с правильным видом:

1. Выплаты — Все ведомости на выплату зарплаты → Создать → ведомость в банк или через кассу.
2. В поле Выплачивать выберите «Вознаграждение по договорам» или «Начисление по договорам» — зависит от того, каким документом начислили.
3. Нажмите Заполнить. Если список пуст — проверьте, что начисление проведено и дата выплаты в ведомости не раньше даты начисления.

Типичные ошибки при оформлении ГПХ в 1С

Отчёты для проверки

Прежде чем закрывать месяц, прогоните три отчёта:

• 📊 Зарплата — Отчёты по зарплате — Начисления по договорам — все действующие договоры, суммы и остаток к начислению.
• 📊 Налоги и взносы — Отчёты по налогам и взносам — Анализ НДФЛ по датам получения доходов — проверка, что код 2010 и дата выплаты встали верно.
• 📊 Налоги и взносы — Анализ взносов в фонды — видно, что единый тариф начислен, а травматизм — нет.

Дополнительно пригодится Выплаты — Задолженность по зарплате: по ГПХ там видно незакрытые суммы, если ведомость забыли провести.

Когда договор ГПХ в 1С оформлять не нужно

Не каждую выплату физлицу надо тянуть через механизм договоров ГПХ:

• ❌ Исполнитель — ИП или самозанятый. Это расчёты с контрагентом, а не с физлицом. Оформляйте в бухгалтерской базе: Покупки — Поступление (акты, УПД) и оплату на счёт 60. НДФЛ и взносы не возникают.
• ❌ Разовая аренда имущества у физлица. Код дохода другой (1400), взносов нет. Такие выплаты удобнее вести прочими доходами, не связанными с оплатой труда.
• ❌ Договор с иностранцем, работающим за пределами РФ. Правила по НДФЛ и взносам отличаются, типовой вид расчёта не подойдёт без настройки.
• ❌ Выплата по решению суда или компенсация без договора. Это не ГПХ, а прочий доход физлица.

Частые вопросы