Декретный отпуск в 1С ЗУП 3.1: от больничного листа до выплаты пособия

В ЗУП 3.1 отпуск по беременности и родам оформляется на основании листка нетрудоспособности: вы вводите документ Больничный лист с причиной «Беременность и роды», проверяете даты и начисляете пособие. Отдельного «декретного» документа с нуля создавать не нужно. Приказ при этом формируется из того же больничного.

Ниже порядок, по которому это делается без пересчётов и ручных правок: что подготовить, как в 1С ЗУП оформить отпуск по беременности и родам, как сделать приказ, что проверить в расчёте и где чаще всего ошибаются.

Что подготовить до ввода документа

Откройте карточку сотрудницы и сверьте данные, иначе пособие рассчитается неверно.

• 📄 Листок нетрудоспособности (в большинстве случаев электронный): номер, даты, причина.
• 🧾 Заявление сотрудницы об отпуске по беременности и родам.
• 📚 Сведения о доходах за два предшествующих года, если она работала у других работодателей (справки о заработке).
• 🧮 Сведения о страхователях в карточке сотрудника, если часть базы — доход с прошлых мест работы.

Проверьте в Кадры → Сотрудники → карточка → ссылка Трудовой договор, что сотрудница принята и работает на нужной дате. Для совместителя оформляйте отпуск по каждому месту отдельно.

1. Как в 1С оформить отпуск по беременности и родам: вводим больничный

Путь: Зарплата → Больничные листы (в некоторых сборках раздел называется Кадры → Больничные листы). Нажмите Создать.

Если нужной кнопки нет, найдите документ через поиск по форме: введите слово «больничный» и выберите раздел с листками нетрудоспособности.

Заполнение шапки

1. В поле Сотрудник выберите сотрудницу.
2. В поле Причина нетрудоспособности укажите Беременность и роды.
3. Номер листка введите точно так, как в документе. Поле Первичный заполняется, если это первый листок по случаю.
4. Даты С и По поставьте по листку. Для обычной беременности это 140 календарных дней.
5. Проверьте Дата выдачи и поле о постановке на учёт в ранние сроки, если оно есть в вашей версии.

После заполнения нажмите Провести. Начисление пособия появится в нижней части формы или в отдельной вкладке с расчётом.

Сколько дней дается в разных случаях

Продолжительность определяет врач, а не бухгалтер. Ваша задача — перенести даты из листка. Если роды случились раньше или позже срока, врач выдаёт второй листок на оставшиеся дни.

2. Как в 1С сделать приказ на отпуск по беременности и родам

Приказ в ЗУП формируется печатной формой документа. Откройте проведённый Больничный лист и нажмите кнопку Печать вверху формы.

В списке выберите форму приказа о предоставлении отпуска. Если форма не нашлась, ищите в меню Печать пункт со словом «приказ» или «распоряжение».

• 🖨️ Распечатайте приказ, дайте сотруднице подписать (ознакомить).
• 📎 Подшейте в личное дело вместе с заявлением и копией листка.
• 🗃️ Электронный кадровый документооборот: подписывайте усиленной подписью, если у вас он настроен.

Если у вас версия ЗУП, где кадровые документы отдельны

В части конфигураций есть документ Отпуск по беременности и родам в разделе кадровых документов. Как его найти: Кадры → Отпуска и смотрите в меню Создать. Если документа в списке нет, это нормально, его функции берёт на себя больничный лист.

3. Расчёт пособия: что смотреть в 1С

Пособие по беременности и родам считается из среднего дневного заработка за два календарных года перед годом ухода в отпуск. Это значит, что для декрета в 2026 году базой станут 2024 и 2025 годы.

Формула:

Средний дневной заработок = Заработок за 2 года ÷ 730
Пособие = Средний дневной заработок × число календарных дней отпуска

Пример с числами

Заработок сотрудницы за два года (в пределах предельной базы) — 1 200 000 руб.

• Средний дневной заработок: 1 200 000 ÷ 730 = 1 643,84 руб.
• Пособие за 140 дней: 1 643,84 × 140 = 230 137,60 руб.

Это упрощённый пример. На практике в расчёт идут предельные величины базы по годам, а дни, исключаемые из расчётного периода, увеличивают период. Если сотрудница была в отпуске по уходу за ребёнком, из базы вычитаются соответствующие дни, и делитель меньше 730.

Как проверить расчёт

Откройте проведённый больничный и перейдите к форме расчёта среднего заработка. Там видны:

• 📊 заработок по месяцам расчётного периода;
• 📆 количество дней, исключённых из периода;
• 🔢 итоговый средний дневной заработок.

Если не хватает данных по прошлым местам работы, добавьте их документом ввода сведений о заработке прежних страхователей. Он находится рядом с больничными листами в разделе расчёта зарплаты. Ищите по слову «сведения».

4. Выплата пособия и налоги

Пособие за счёт СФР (бывший ФСС) вы выплачиваете сотруднице вместе с зарплатой, потом получаете возмещение из фонда. С 2023 года фонд называется Социальный фонд России, но в части настроек 1С по привычке остаётся слово «ФСС».

Что происходит после проведения:

• 💰 пособие включается в ведомость или выплачивается отдельным документом Выплата с видом Пособие;
• 🧾 НДФЛ с пособия по беременности и родам не удерживается;
• 🛡️ страховые взносы на пособие не начисляются.

Проверьте, что вид дохода у начисления настроен как пособие за счёт СФР. Для этого откройте Настройка → Начисления и найдите начисление по беременности и родам.

5. Отпуск по уходу за ребёнком после декрета

Отпуск по беременности и родам закончился, сотрудница идёт в отпуск по уходу до 1,5 или 3 лет. Оформляется отдельно.

1. Получите заявление на отпуск по уходу за ребёнком.
2. В ЗУП откройте документ отпуска по уходу за ребёнком в кадровом разделе.
3. Укажите период и вид пособия.
4. Проведите и распечатайте приказ.

Если сотрудница сразу после декрета берёт ежегодный оплачиваемый отпуск, оформляйте его отдельным документом Отпуск. Отпуск по беременности и родам и ежегодный не пересекаются.

Что учесть по срокам

Особые случаи: продление, перенос и выход на работу

Не всё укладывается в стандартные 140 дней. Вот ситуации, которые чаще всего приходят в кадровую службу.

Осложнённые роды или двойня

Врач выдаёт один листок сразу на 156 или 194 дня, либо второй листок после родов. В 1С разницы нет: вводите даты как в листке. Меняется только число дней в расчёте пособия.

• Если листок один, документ один.
• Если листков два, вводите оба и следите, чтобы периоды шли подряд.
• Дату родов фиксируйте по листку, а не по заявлению.

Сотрудница вышла на работу раньше срока

Выйти из декрета досрочно можно, но пособие по беременности и родам тогда выплачивается только за дни, которые она реально находилась в отпуске. Закройте больничный на дату выхода и уберите лишние дни. Затем оформите вход на работу и режим по графику.

Работа на неполную ставку или удалённо

Дни декрета не оплачиваются как рабочее время. В табеле они закрываются кодом отпуска по беременности и родам. Проверьте, что график сотрудницы в ЗУП не начисляет за эти дни оклад. Откройте документ Начисление зарплаты и взносов и посмотрите строки по сотруднице: оклад должен считаться только за отработанные дни.

Что проверить перед закрытием месяца

Как не получить пересчёт через полгода

Большая часть возвратов и правок возникает не от сложности расчёта, а от разрозненных данных. Несколько привычек снимают проблему.

• 🧩 Заводите сведения о заработке на прежних местах сразу, как получили справку, а не перед расчётом.
• 🔁 После любой правки истории доходов перепроводите больничный: пособие не пересчитывается само.
• 🗂️ Храните копию листка в карточке сотрудницы, чтобы номер и даты можно было сверить.
• 📅 Раз в квартал сверяйте список сотрудниц в декрете с графиком отпусков: пересечения видны сразу.

Отчёты, которыми удобно проверить результат

Когда документ проведён, сверьте его с отчётами. Это занимает пару минут и ловит большинство расхождений.

• 📑 Расчётный листок по сотруднице: видно пособие отдельной строкой и отсутствие НДФЛ.
• 📊 Сводная справка по начислениям и удержаниям за месяц: пособие по беременности и родам должно сойтись с суммой в больничном.
• 🗓️ Табель учёта рабочего времени (или график): дни декрета закрыты кодом отпуска, а не явкой.
• 💳 Ведомость на выплату: сумма пособия в ней равна начисленной.

Если названия отчётов в вашей версии отличаются, найдите их в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате через поиск по форме.

Типичные ошибки при оформлении декрета

Проверьте себя

Частые вопросы